6 skvelých metód, ako sa vysporiadať so stratnými, nesprávnymi alebo neúplnými faktúrami

Stratené, nesprávne a neúplné faktúry sú pohromou každého účtovníka a podnikateľa. Môžete predávať najlepšie produkty alebo poskytovať skvelé služby, ale ak vaše faktúry obsahujú chyby, nemusíte dostať svoje peniaze včas. Vydávanie chybových faktúr predlžuje a komplikuje proces platby. Nezískate žiadnu platbu, ak je vaša faktúra stratená. Ako sa vyhnúť takýmto problémom? Ako sa vysporiadať so stratou, nesprávnymi alebo neúplnými faktúrami. Prečítajte si článok a dozviete sa viac.

Stratené, nesprávne, neúplné faktúry – obsah:

1. Stratená faktúra – následky
2. Ako sa vyhnúť strate faktúr
3. Čo sa stane, keď váš klient dostane nesprávnu faktúru?
4. Ako sa vyhnúť vydávaniu nesprávnych faktúr?
5. Neúplná faktúra – aké problémy očakávať?
6. Ako sa vyhnúť vydávaniu neúplných faktúr?

Stratená faktúra – následky

Čo je stratená faktúra? Je to dokument, ktorý nikdy nedosiahol klienta. Môže byť mnoho rôznych dôvodov pre takúto situáciu. Najčastejšie dôvody sú:

• Nesprávne adresné údaje
• Odoslanie faktúry nesprávnemu klientovi
• Faktúra nebola vydaná
• List bol stratený poštovou spoločnosťou

Dôsledkom straty faktúry je nedostatok platby od klienta. Klient, ktorý od vás nedostal dokumenty, nezaplatí. Nie je jednoduché zistiť, že vaša faktúra ešte nebola zaplatená – jediný spôsob je zbierať potvrdenia od svojich klientov priebežne, inak jediným znakom nezaplatenej faktúry je nedostatok platby na vašom účte. V takej situácii budete nútení znovu poslať stratený dokument s novým termínom platby. To znamená, že budete musieť dlho čakať na svoje peniaze.

Ako sa vyhnúť strate faktúr

Ak používate tradičnú formu zasielania skúste zvoliť doporučenú poštu alebo poštu s potvrdením o doručení. To vám zabezpečí, že vaše dokumenty dosiahli svoj cieľ. Dôkladne skontrolujte adresu svojho klienta pred odoslaním pošty, aby ste sa uistili, že faktúra mu bude doručená. Elektronické faktúry sú lepšou voľbou, môžete ich poslať e-mailom a riešenie je oveľa rýchlejšie ako tradičná pošta. V e-mailovom systéme je možnosť potvrdenia, ktorá vám umožňuje získať potvrdenie o vašej zásielke. S takýmito možnosťami sa rýchlo dozviete, že vaša faktúra dosiahla správnu osobu.

Ako sa vyhnúť chybám v e-mailovej adrese? Fakturačný softvér je v takýchto situáciách veľmi užitočný. Musíte zadať správne údaje klienta len raz, aby ste sa uistili, že adresa je vždy správna. Fakturačný softvér vám pomôže s vydávaním opakovaných faktúr a vo všeobecnosti vám pomôže s lepšou organizáciou vašich dokumentov.

Čo sa stane, keď váš klient dostane nesprávnu faktúru?

Každá faktúra by mala jasne uvádzať, čo je hlavným predmetom transakcie. Kupujúci by nemal mať žiadne pochybnosti o tom, na čo je faktúra. Nepresné určenie predmetu transakcie môže predĺžiť proces platby. Môžete rozumieť všetkým termínom a frázam použitým vo vašom dokumente, ale vaši klienti ich nemusia chápať, najmä ak máte tendenciu používať žargón alebo nepresné formulácie.

Fráza “služba č. 5” je zrozumiteľná len pre vás, ale spoločnosť, ktorá objednáva desiatky alebo stovky produktov, bude mať obrovský problém s identifikáciou produktu alebo služby z faktúry. Takéto formulácie môžu spôsobiť mnoho pochybností – tu nie je ani jasné, či číslo 5 opisuje predajcu alebo kupujúceho. Nie sú tu ani informácie o predmete služby.

Podobne, fráza “tovar podľa objednávky č. 5” je nejasná. Nevieme veľa o tovare, jeho počte, type, zásielke alebo cene. Takáto faktúra bude kolovať medzi oddeleniami kupujúcej spoločnosti a nezískate platbu, kým sa nevyriešia všetky problémy.

Niektoré chyby sa môžu vyskytnúť v súvislosti s formuláciou použitou v sekcii platby. Nepoužívajte frázy: po prijatí, na konci mesiaca, posledný pracovný deň – to môže viesť k chybám. Váš klient môže takéto výrazy chápať po svojom. Nepresné informácie o termíne platby môžu spôsobiť oneskorenie platby – nedostanete svoje peniaze, keď ich očakávate.

Ako sa vyhnúť vydávaniu nesprávnych faktúr?

Jedným riešením je presné, správne formulovanie. Faktúry, ktoré sú ľahko pochopiteľné, urýchľujú procesy platieb. Na vašej faktúre používajte rovnaké formulácie, aké sú na objednávkach klienta. Podobne, ak máte dohodu s klientom, používajte formulácie z dohody. Vďaka tomu sa váš klient nebude musieť dvakrát zamýšľať nad položkami na faktúre.

Čo ak nemáte ani objednávku, ani dohodu? Skúste použiť EAN (Európske číslo článku) alebo GTIN (Globálne číslo obchodnej položky) – tieto čísla jednoznačne identifikujú predávané položky. Čo sa týka služieb – popíšte ich presne, uveďte dátum poskytnutia.

Ak vydávate čiastočné faktúry, zahrňte dodatočné informácie. Pomôže to vášmu klientovi skontrolovať správnosť faktúry. Môže to byť podrobný zoznam prezentujúci rozsah vykonaných úloh. Jednou dobrou praxou je zahrnúť niektoré ustanovenia z zmluvy. Čím transparentnejší a zrozumiteľnejší dokument je, tým rýchlejšie sa dostane do platobného oddelenia.

Stanovenie dátumu platby určuje presný deň, kedy sa vaša faktúra stane splatnou. Informujte o zľavách za skoršie platby, ak ich používate. Informujte o poplatkoch za oneskorené platby. Vaši klienti musia vedieť vopred, čo môžu očakávať – pomáha im to spravovať ich platobný rozvrh. Takéto starostlivé riadenie faktúr prinesie mnoho výhod vašim klientom a aj vám – zosúladenie faktúr bude určite oveľa jednoduchšie.

Neúplná faktúra – aké problémy očakávať?

Neúplná faktúra spomaľuje proces fakturácie, pretože doplnenie údajov vyžaduje čas. Neúplné faktúry sa zvyčajne presúvajú na koniec platobného poradia. Je veľmi nepravdepodobné, že neúplnú faktúru zaplatí klient. Chýbajúce informácie musia byť nájdené a vysvetlené. Niekto sa musí touto otázkou zaoberať. Klienti nemajú radi, keď musia strácať svoj cenný čas riešením takýchto problémov. Vo všeobecnosti, ak je vaša faktúra neúplná raz, nie je to problém, ale časté chyby môžu povzbudzovať vášho klienta, aby s vami prestal spolupracovať. Neúplné faktúry zle svedčia o stave vášho riadenia. Chyby v dokumentoch takej hodnoty a dôležitosti, ako sú faktúry, vyvolávajú pochybnosti a otázky u klientov. Nemôžete udržať poriadok vo faktúrach, a preto nie je poriadok nikde inde vo vašej spoločnosti.

Ako sa vyhnúť vydávaniu neúplných faktúr?

Pred odoslaním faktúry skontrolujte znova všetky dôležité údaje. Venovať pozornosť dátumu a spôsobu platby. Neúplné údaje povedú k nedostatku platby v stanovený deň. Je lepšie sa vyhnúť takýmto nepríjemným situáciám. Používajte hotové šablóny na vydávanie svojich faktúr. Dobrá šablóna by mala mať všetky potrebné prvky požadované zákonom. Je výhodné používať fakturačný softvér so šablónami profesionálne vyrobenými odborníkom. S takýmito šablónami by mali byť vaše faktúry čisté, upratané a kompletné. Proces fakturácie musí byť dobre organizovaný a vaše faktúry by mali byť bezchybné a bez chýb.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.