Ako zlepšiť proces fakturácie? 8 skvelých nápadov na lepšiu fakturáciu

Viete, ako zlepšiť proces fakturácie? Musí to byť tak časovo náročné a pracné? Proces fakturácie sa zdá byť zložitý, najmä ak ste nemali predchádzajúci kontakt s touto témou. Avšak sa ukazuje, že celý proces môže byť výrazne uľahčený nástrojmi, ktoré umožňujú nezávislé vystavovanie faktúr. Vďaka takýmto nástrojom získate viac času a čo je dôležitejšie, urýchlite procesy finančných tokov. Ako môžete zlepšiť proces fakturácie? Aby ste to zistili, prečítajte si článok a využite našu vypracovanú kontrolnú zoznam.

Ako zlepšiť proces fakturácie? – obsah:

1. Stanovte si vlastné podmienky
2. Zbierajte všetky informácie
3. Vystavte faktúru po dokončení práce
4. Použite hotové šablóny
5. Opraviť možné chyby
6. Automatizujte proces fakturácie
7. Dávajte pozor na lehoty na platbu
8. Použite aplikáciu na optimalizáciu procesu fakturácie

Stanovte si vlastné podmienky

Môže vás prekvapiť, ale aj malá snaha v kroku zasielania ponúk klientom môže výrazne uľahčiť proces fakturácie. Ako je to možné? Jasná a transparentná prezentácia finančných otázok od samého začiatku pomáha vyhnúť sa akýmkoľvek zbytočným nedorozumeniam neskôr. Klient by mal presne vedieť, koľko a kedy musí zaplatiť v momente prijatia vašej ponuky.

Rozhodnite sa, či budete svoje vyrovnania robiť na základe odpracovaných hodín, alebo na základe celého projektu, a určte lehotu na platbu. Ak poskytujete zľavy za skoršie platby, musíte o tom informovať svojich klientov na začiatku. Upozornite svojich klientov na úrokové sadzby za oneskorené platby. Dajte im vedieť, kedy je váš deň vystavovania faktúr. Čím viac informácií o platbách bude k dispozícii na začiatku spolupráce, tým menej pochybností bude mať váš klient počas platby.

Nezabudnite si uchovať písomnú formu všetkých dohôd. Akákoľvek písomná forma, dokonca aj e-mail alebo správa z instantného messengera, je dostatočná. Čo ak ste zabudli jasne stanoviť svoje podmienky – jednoducho to urobte pred vystavením faktúry. Týmto spôsobom sa vyhnete zbytočným otázkam po zaslaní faktúry. Vysvetľovanie všetkých nedorozumení trvá čas, čo znamená, že svoju platbu môžete získať až po tom, čo ste prediskutovali všetky súvisiace otázky.

Zbierajte všetky informácie

Pred vystavením faktúry skontrolujte, či máte všetky informácie potrebné pre tento proces. Existujú informácie, ktoré musia byť zahrnuté na každej faktúre. Žiadny údaj nesmie chýbať. Budete potrebovať:

• Meno a priezvisko klienta (názov spoločnosti je voliteľný)
• Adresa klienta (fyzická aj e-mailová)
• Telefónne číslo klienta (nie je to nevyhnutné, ale uľahčuje kontakt)
• Daňové identifikačné číslo klienta
• Vybraná metóda platby
• Dátum vystavenia faktúry
• Čiastka faktúry
• Popis položky na faktúre
• Iné dôležité informácie pre klienta

Keď máte takúto sadu informácií už zozbieranú, proces fakturácie by nemal trvať veľa času. Prečo je výhodné zbierať všetky informácie pred procesom fakturácie? Keď máte všetky informácie po ruke, nemusíte ich hľadať počas fakturácie, čo znamená, že môžete zostať v toku.

Vystavte faktúru po dokončení práce

Hneď po dokončení vašej práce si ešte pamätáte všetky detaily zákazky. Presne viete, čo bolo v objednávkach alebo v dohode. To vám umožní vytvoriť presný popis na faktúre. Aj keď máte veľmi dobrú pamäť, nie je dobrý nápad odkladať proces fakturácie na neskôr.

Fakturácia by mala byť promptná, inak si váš klient môže myslieť, že nečakáte rýchlu platbu. Okrem toho akékoľvek oneskorenie vo fakturácii môže celý proces sťažiť kvôli kumulácii dokumentov – budete musieť stráviť celý deň ich spracovaním.

Spracovanie dokumentov priebežne nielenže umožňuje rovnomerné rozdelenie pracovnej záťaže, ale znižuje riziko vynechania akejkoľvek faktúry. Elektronické faktúry sú v mnohých ohľadoch nadriadené – môžete ich vystaviť kedykoľvek, dokonca aj počas víkendu, a okamžite ich poslať na elektronickú poštu vášho dodávateľa. Papierové verzie faktúr musia byť vytlačené a zaslané ako listy tradičnou poštou počas pracovného dňa.

Použite hotové šablóny

Niekteré procesy sú opakujúce sa. Spracovanie faktúr je jedným z nich. Forma faktúr je stanovená zákonom, preto väčšina prvkov na faktúre zostáva nezmenená. Namiesto premýšľania o prvkoch vašich faktúr použite hotové šablóny.

Každá hotová šablóna faktúry by mala obsahovať priestor pre všetky potrebné detaily – nič sa nesmie stratiť. Stačí vyplniť prázdne miesta a vaša faktúra je hotová. V tejto fáze procesu bude vaša databáza s potrebnými detailmi obzvlášť užitočná. Obvykle môže byť šablóna prispôsobená charakteru vašej činnosti. Existuje mnoho typov šablón, z ktorých si môžete vybrať. Niektoré z nich sú veľmi tradičné a oficiálne, iné majú zaujímavý dizajn alebo ich forma je zameraná na transparentnosť. Aby ste prispôsobili šablónu svojim potrebám, môžete pridať logo vašej spoločnosti alebo použiť farby spojené s vašou značkou.

Opraviť možné chyby

Používanie šablón vám umožňuje vyhnúť sa väčšine možných chýb. Šablóny zvyčajne obsahujú všetky potrebné prvky faktúry. Napriek tomu sa chyby môžu vyskytnúť kedykoľvek. Pred zaslaním dokumentu klientovi ho dôkladne skontrolujte a nezabudnite porovnať svoju faktúru s objednávkou alebo dohodou. Je lepšie skontrolovať všetky detaily pred zaslaním faktúry klientovi, než robiť opravné faktúry, čo vedie k dlhšiemu čakaniu na platbu.

Automatizujte proces fakturácie

Väčšinu operácií je možné vykonať pomocou počítačového softvéru. Počítač môže pomôcť aj pri spracovaní faktúr. Môžete si vytvoriť vlastnú databázu klientov – údaje musíte do systému zadať len raz, aby ste ich mohli neskôr znova a znova používať. Dobrý softvér na fakturáciu pomáha vyhnúť sa chybám počas procesu fakturácie.

Automatizácia procesu fakturácie je obzvlášť užitočná pre opakujúce sa faktúry. Prečo? Máte rovnaké údaje klienta, sumu a popis, všetko, čo musíte urobiť, je nastaviť dátum alebo frekvenciu platieb a program urobí zvyšok. Je to ešte jednoduchšie v prípade elektronických faktúr – softvér môže vystaviť a poslať faktúru klientovi. Je to obrovské zlepšenie v spracovaní faktúr.

Dávajte pozor na lehoty na platbu

Proces fakturácie zahŕňa nielen vystavenie faktúry a jej zaslanie klientovi, ale aj zabezpečenie, že platba je vykonaná včas. Je to posledná akcia v celom procese fakturácie, ale stále nie najmenej dôležitá. Je veľmi prospešné priebežne sledovať všetky lehoty na platby.

Niekedy po dátume platby stále nemáte žiadne peniaze na svojom účte. Môžete poslať klientovi jemné pripomenutie – takt a zdvorilosť sú tu veľmi dôležité. Klient má právo zaplatiť v poslednej chvíli a dokonca aj malé oneskorenie nemôže byť dôvodom na prísne napomenutie. Je lepšie udržiavať dobré vzťahy s klientmi, aj keď musíte potvrdiť svoje záujmy.

Použite aplikáciu na optimalizáciu procesu fakturácie

Na optimalizáciu procesu fakturácie použite aplikáciu na fakturáciu – pomáha dodržiavať všetky vyššie uvedené politiky. Zvyčajne má aplikácia funkcie ako hotové šablóny, databázu klientov a adresný modul.

Aplikácia na fakturáciu pomáha vyhnúť sa číselným chybám vďaka automatizácii výpočtov. Dodatočné funkcie umožňujú opakovanú fakturáciu, zasielanie pripomienok a sledovanie stavov platieb alebo dokonca zasielanie požiadaviek na platbu dlžníkom.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.