5 bežných chýb pri fakturácii

Chyby sú nevyhnutné. Pri vystavovaní faktúr sa občas stávajú. Ktoré fakturačné chyby sú najbežnejšie? Ako sa vyhnúť fakturačným chybám? Aké následky môžu mať? Ak chcete poznať odpovede na tieto otázky, prečítajte si náš článok o 5 bežných fakturačných chybách.

5 bežných fakturačných chýb – obsah

1. Nesprávne číslo faktúry
2. Nesprávne údaje o protistrane
3. Žiadne informácie o spôsobe platby
4. Nesprávny popis tovaru alebo služieb
5. Fakturačné chyby
6. Zhrnutie
7. Pozrite sa, ako vystavovať faktúry s Firmbee

Nesprávne číslo faktúry

Každá faktúra musí mať jedinečné číslo. To je niečo zrejmé, ale v niektorých situáciách je ľahké urobiť tieto fakturačné chyby. To platí najmä v prípade, ak používate programy ako Word alebo Excel alebo ich ekvivalenty na vystavovanie faktúr. Na prvý pohľad sa môže zdať, že to uľahčí vašu fakturačnú prácu. V takýchto programoch môžete pripraviť hotové šablóny faktúr, v ktorých musíte pri vystavovaní následných dokumentov zmeniť len údaje. Ale toto riešenie má jednu veľkú nevýhodu.

Prepisovanie následných súborov môže spôsobiť, že sa stratíte v číslovaní. A ukladanie faktúr ako po sebe idúcich strán v dokumente Word alebo po sebe idúcich hárkov v Exceli môže tiež viesť k nepresnostiam.

Aké sú najbežnejšie fakturačné chyby v číslovaní faktúr? Existujú dva typy: duplicitné čísla faktúr a medzery v číslovaní. Obe tieto fakturačné chyby môžu mať nepríjemné následky, keď ich kontrolujú daňové orgány. Číslovanie, ktoré obsahuje medzery, môže naznačovať, že nie všetky vystavené faktúry sú zahrnuté v daňových výpočtoch. Medzery v číslovaní vyvolajú vážne pochybnosti, aj keď sú náhodné a nie sú určené na oklamanie daňových orgánov.

Druhý typ chyby, t.j. dve alebo viac faktúr s rovnakým číslom, ale rôznym obsahom, môže tiež naznačovať, že boli úmyselne vystavené takto, aby sa predišlo dani. V takom prípade môže byť problém aj s zaúčtovaním takýchto faktúr, pretože účtovný softvér vám nemusí dovoliť zadať dva alebo viac dokumentov s rovnakým číslom.

Oprava takýchto prehliadnutí nemusí byť jednoduchá, najmä ak ste už poslali také chybné faktúry svojim zákazníkom a až neskôr ste si uvedomili, že ste mali nesprávne číslovanie. Pre vašich dodávateľov to veľa neznamená, pretože nekontrolujú správne číslovanie vašich faktúr. Preto môžu také faktúry zaplatiť bez problémov. Ale v prípade daňovej kontroly môžete za to byť potrestaní. Preto je lepšie im predchádzať, napríklad použitím fakturačného programu alebo aplikácie, kde bude číslovanie priradené automaticky. Týmto spôsobom sa vyhnete fakturačným chybám a budete si istí, že ste nevystavili faktúry s nesprávnymi číslami.

Nesprávne údaje o protistrane

Sme len ľudia a chyby sa občas stávajú všetkým z nás. Môže to byť preklep v názve spoločnosti, ktorú ste fakturovali, alebo preklep v mene vášho zákazníka. Typickým prípadom je aj nesprávna adresa dodávateľa. V takom prípade môže dôjsť k rôznym chybám: nesprávne číslo budovy, nesprávny PSČ, nesprávny názov ulice alebo dokonca preklep v meste sídla spoločnosti. Môže sa tiež stať, že na faktúre napíšete nesprávne daňové identifikačné číslo svojho zákazníka.

Zdalo by sa, že sú to len drobnosti. Ale nikto nemá rád, keď jeho meno alebo priezvisko obsahuje pravopisné chyby. Okrem toho môžu viesť k daňovým následkom. Nesprávne údaje dodávateľa môžu spôsobiť, že nebude schopný uznať takúto faktúru ako náklad svojho podnikania. V takom prípade bude potrebné údaje opraviť. To predĺži čas, ktorý musíte čakať na platbu za takúto faktúru, pretože váš zákazník môže zadržať platbu, kým nedostane dokument s správnymi údajmi.

Ďalším typom chyby je vystavenie faktúry na úplne iné údaje príjemcu. K tomu môže dôjsť najmä vtedy, keď sú faktúry vytvárané manuálne prepísaním údajov v súbore. V takom prípade sú na faktúre uvedené správne množstvá predaného tovaru alebo služieb, ale údaje o príjemcovi zostávajú z predchádzajúcej faktúry.

Tento prehľad môže spôsobiť, že takúto faktúru pošlete nesprávnemu príjemcovi, ktorý od vás nekúpil položky uvedené na nej. Môžete ju tiež poslať dodávateľovi, ktorý od vás nakúpil, ale údaje o príjemcovi budú na tejto faktúre nesprávne. Kým ich neopravíte, určite sa nemôžete spoliehať na prijatie platby za takúto faktúru.

Ako sa im vyhnúť? Tu môže prísť na pomoc fakturačný program. Môžete ho použiť na vytvorenie databázy svojich zákazníkov. Musíte len raz skontrolovať ich údaje, aby ste mohli neskôr fakturovať bezchybne. Niektoré programy umožňujú stiahnuť údaje o spoločnostiach z vládnych záznamov, takže sa môžete vyhnúť týmto chybám pri vystavovaní faktúr.

Žiadne informácie o spôsobe platby

Každý rád má peniaze vložené na svoj účet. Ale nedostatok informácií o tom, ako zaplatiť, môže sťažiť zaplatenie faktúry.

Tu môže dôjsť k rôznym chybám, od absencie čísla bankového účtu po nesprávne číslo účtu až po nevedomosť, kedy a ako zaplatiť faktúru. Nepresnosti tu môžu mať rôzne následky. Zmeškanie termínu splatnosti pravdepodobne spôsobí, že vám zákazník zaplatí za faktúru v zákonnej lehote. Ale nesprávne číslo účtu alebo dokonca jeho absencia spôsobí, že dodávateľ nebude schopný zaplatiť vám. Až keď tieto údaje opravíte alebo doplníte, môžete počítať s platbou za faktúru.

Nesprávny popis tovaru alebo služieb

Faktúry musia obsahovať presné popisy predaného tovaru a služieb. Zatiaľ čo v prípade tovaru sú chyby oveľa menej časté, dobrý popis služieb môže spôsobiť mnoho problémov. Váš zákazník nesmie pochybovať o tom, že platí za to, čo si objednal. Preto musia údaje na faktúre zodpovedať údajom na objednávke.

V závislosti od postupov vašich dodávateľov niektorí môžu vyžadovať podrobnejšie popisy služieb, ktoré poskytujete, zatiaľ čo iní nemusia. Napriek tomu je dobré zabezpečiť presnosť, aby ste neskôr nemali problémy s prijatím platby. Nesprávny popis bude potrebné opraviť, čo pravdepodobne potrvá nejaký čas. V dôsledku toho môžete dostať platbu za takúto faktúru neskôr, ako ste očakávali. Riešením tohto problému môže byť vytvorenie katalógu predaného tovaru a presných popisov jednotlivých služieb. Týmto spôsobom budete mať vždy jasné a čitateľné popisy vašej ponuky na faktúre.

Fakturačné chyby

Faktúra nesmie obsahovať žiadne účtovné chyby, ale tieto situácie sa môžu vyskytnúť. Existuje niekoľko miest, kde sa najčastejšie objavujú. Tieto zahŕňajú celkovú sumu na zaplatenie. Môže byť nesprávne sčítaná, čo spôsobí, že faktúra bude buď podhodnotená, alebo nadhodnotená. Ani jedna z týchto možností nie je prospešná. Prečo? Pretože to zle odráža osobu, ktorá faktúru vystavila.

Môže sa stať, že zákazník starostlivo nekontroluje, či dokument vydaný vami neobsahuje účtovné chyby, a zaplatí za takúto faktúru. Ale v dôsledku toho môžete dostať príliš málo alebo príliš veľa peňazí. V prvom prípade budete musieť požiadať zákazníka, aby zaplatil navyše, čo vás môže postaviť do zlého svetla. V druhom prípade môže zákazník požadovať vrátenie preplatku, čo by mohlo zle odrážať reputáciu vašej spoločnosti. V oboch prípadoch môže takúto faktúru spochybniť daňová kontrola, takže je lepšie sa jej vyhnúť.

Ďalším miestom, kde sa na faktúre vyskytujú účtovné chyby, je výpočet hodnoty predaného tovaru. V tomto prípade môže dôjsť k chybe pri násobení počtu kusov tovaru a ceny za jeden kus. To sa najčastejšie stáva, keď sa výpočty robia manuálne. Chyba sa môže vyskytnúť aj pri výpočte hodnoty DPH. Použitie fakturačného programu vám pomôže vyhnúť sa takýmto fakturačným chybám, pretože výpočty sa tam robia automaticky.

Fakturačné chyby – zhrnutie

Fakturačné chyby sa stávajú každému. Avšak mali by ste si byť vedomí, že môžu mať právne následky. Fakturačné chyby tiež prispievajú k oneskoreniam v platbách a môžu mať negatívny dopad na dôveryhodnosť vašej spoločnosti. Jedným z riešení je používanie špecializovaných fakturačných platforiem, ktoré automatizujú mnoho procesov a zároveň vám umožňujú vyhnúť sa základným chybám.

Prečítajte si tiež: Čo by mala faktúra obsahovať? – 12 základných prvkov

Pozrite sa, ako vystavovať faktúry s Firmbee:

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube.