Čo je faktúra?

Faktúra je dokument potvrdzujúci transakciu. To platí pre poskytovanie služieb aj dodávku tovaru, vrátane dodávky digitálneho obsahu. Môže byť v papierovej alebo elektronickej forme. Faktúra určuje hodnotu tovaru a služieb a je základom na výpočet splatných daní. Hoci sa faktúra často objavuje v B2B (business to business) vzťahoch, nie je to len oblasť podnikateľov. S faktúrami vystavenými v modeli B2C (business to consumer) sa stretávajú aj súkromné osoby. V tomto článku vysvetlíme, čo je faktúra a aký je jej účel.

Čo je faktúra? Aký je jej účel? – obsah:

1. Základné informácie o faktúre
2. Faktúra ako potvrdenie o predaji
3. Faktúra ako dokument pre účtovníctvo
4. Je faktúra potrebná na uplatnenie záruky?
5. Ako môžete jednoducho vystaviť faktúru?

Základné informácie o faktúre

Faktúra je dokument potvrdzujúci uzavretie transakcie medzi predávajúcim a kupujúcim. Z tohto dôvodu musí faktúra obsahovať úplné údaje oboch strán. Mala by byť vystavená v dvoch kópiách, jedna pre každú stranu transakcie.

Ďalším dôležitým prvkom faktúry je jej jedinečné číslo a dátum vystavenia. Obsahuje informácie o predanom tovare a službách, ako sú ich množstvo, cena a hodnota. Pre krajiny, kde sa účtuje DPH (daň z pridanej hodnoty), faktúra tiež ukáže sadzbu a hodnotu tejto dane.

Faktúra uvádza spôsob platby za dodané tovary a služby. Môže to byť záloha, platba v hotovosti, bankový prevod alebo kreditná karta. V prípade predaja s odloženým dátumom platby faktúra tiež zahrnie dátum, kedy musí byť takáto povinnosť vyrovnaná.

Faktúra môže byť vystavená v papierovej forme, ale môže byť tiež vypracovaná v elektronickej forme, ktorá má rovnakú právnu silu. Podľa správy E-Invoicing / E-Billing. Digitalizácia a automatizácia, každoročne sa vystaví viac ako 370 miliárd faktúr, z ktorých iba 10% sú elektronické.

Avšak vzhľadom na to, že služba e-faktúry je oveľa lacnejšia ako jej papierový náprotivok, stáva sa takéto riešenie každoročne čoraz populárnejším. Použitím automatizácie pri fakturácii môžete znížiť náklady až o 30%.

Faktúra ako potvrdenie o predaji

Pri predaji akýchkoľvek tovarov alebo služieb musíte takúto udalosť zdokumentovať v primeranej forme. Pri predaji jednotlivcom ste zvyčajne povinní mať pokladňu a vystaviť účtenky. Avšak na žiadosť zákazníka musíte vystaviť faktúru potvrdzujúcu nákup. Pri prevádzkovaní podnikania v modeli B2B je základným dokumentom potvrdzujúcim predaj faktúra.

Mnohé spoločnosti predávajúce na rôznych trhoch vystavujú faktúry v elektronickej forme pre svojich zákazníkov automaticky. Toto je určite pohodlnejšie riešenie ako tlačenie účteniek alebo papierových faktúr. Odosielanie takýchto dokumentov je ľahko automatizovateľné, takže sa nemusíte zaoberať papierovaním a môžete sa sústrediť na prevádzkovanie svojho podnikania.

Faktúra ako dokument pre účtovníctvo

Podľa IFRS (Medzinárodné štandardy finančného výkazníctva) je faktúra jedným z najdôležitejších účtovných dokumentov, ktorý obsahuje podrobné informácie o dokončenej transakcii. Medzi inými faktúry vypočítavajú váš príjem a daň, ktorú musíte zaplatiť z neho. Faktúry tiež dokumentujú náklady, ktoré ste vynaložili na prevádzkovanie svojho podnikania. V závislosti od zvolenej formy zdanenia môžu ovplyvniť výšku splatných daní. Keďže faktúry môžu byť kontrolované daňovými úradmi, musia sa uchovávať po dobu stanovenú zákonom danej krajiny.

Účtovné kancelárie, pri príprave cenníkov za svoje služby, často odkazujú na počet faktúr. To platí ako pre faktúry vystavené vami, nazývané predajné faktúry, tak aj pre faktúry vystavené vašimi dodávateľmi za tovary a služby poskytnuté vám. Tieto sa nazývajú nákladové faktúry.

Účtovné kancelárie v cene základného balíka služieb zvyčajne ponúkajú zaúčtovanie predurčeného počtu faktúr, ale za každý ďalší dokument presahujúci tento limit môžu účtovať dodatočné poplatky. Ak nevystavujete príliš veľa dokumentov, využívanie účtovných služieb môže byť značným nákladom spojeným s prevádzkovaním podnikania. Môžete však využiť aplikáciu, ktorá vám umožní vystavovať a zaúčtovať faktúry samostatne. Je to uľahčené preddefinovanými šablónami a rozbaľovacími zoznamami údajov. Vďaka tomuto riešeniu môžete efektívne optimalizovať náklady na prevádzkovanie vlastného podnikania.

Je faktúra potrebná na uplatnenie záruky?

Na uplatnenie záruky nepotrebujete mať faktúru. Na tento účel je dostatočné akékoľvek potvrdenie o nákupe. Môže to byť účtenka, výpis z účtu alebo potvrdenie o platbe kreditnou kartou. Dôležité je mať dokument potvrdzujúci transakciu. Avšak veľké množstvo ľudí, najmä pri nákupe tovaru väčšej hodnoty, si vyberá faktúru. Prečo?

Je veľmi ľahké stratiť účtenky. Okrem toho, ak sú zle uložené, rýchlo blednú a stávajú sa nečitateľnými. S faktúrami nie je takýto problém. Často majú väčší formát a zvyčajne ide o stránku A4. Vďaka tomu ich môžete ľahko uskladniť v štandardných zakladačoch. Faktúry v elektronickej forme sú ideálnym riešením. Prístup k takýmto dokumentom je oveľa jednoduchší a v prípade, že potrebujete uplatniť záruku, môžete rýchlo nájsť potrebnú faktúru.

Ako môžete jednoducho vystaviť faktúru?

Môžete nájsť množstvo riešení, ktoré podporujú vystavovanie faktúr, počnúc účtovnými a finančnými systémami, cez CRM (systém riadenia vzťahov so zákazníkmi) alebo zložitejšie ERP (systém plánovania podnikových zdrojov) systémy, až po špeciálne aplikácie, napr. Firmbee, ktorá je bezplatnou aplikáciou na fakturáciu. Vďaka takýmto nástrojom môžete jednoducho vytvárať faktúry a dokonca automatizovať určité procesy, ako je zasielanie pripomienok o opakovaných platbách.

To nemusí vždy zahŕňať značné náklady na nákup takého softvéru. Stojí za to využiť osvedčené riešenia, ktoré poskytujú plnú funkčnosť pri vystavovaní faktúr a zároveň sú bezplatné. Na tento účel môžete využiť bezplatnú aplikáciu na fakturáciu, ktorá výrazne uľahčuje vystavovanie faktúr, aj pre tých, ktorí sa doteraz nezaoberali účtovníctvom.

Prečítajte si náš nedávny článok: Storyboard – čo to je a ako ho využiť pri produkcii videa?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.