Ishikawa diagram – analýza problémov príčin a následkov

Všimli ste si, že ste v poslednej dobe dosahovali menší zisk, vaša zákaznícka základňa nerastie a vaši zamestnanci podávajú výpovede? Možno by ste mohli odhaliť aj iné ťažkosti vo vašej spoločnosti? Príčiny zlého stavu v spoločnosti nie sú vždy zjavné, a preto bol vytvorený Ishikawa diagram, aby pomohol ich identifikovať. V nasledujúcom článku vysvetlíme, ako vykonať analýzu príčin a následkov problémov spoločnosti!

Ishikawa diagram – obsah:

1. Čo je Ishikawa diagram?
2. Typy Ishikawa diagramu
3. Ishikawa diagram – analýza príčin a následkov
4. Výhody a nevýhody Ishikawa diagramu
5. Zhrnutie

Čo je Ishikawa diagram?

Ishikawa diagram je nástroj, ktorý obrazne znázorňuje príčiny a následky určitej ťažkosti. V dôsledku toho uľahčuje analýzu procesov v podnikaní, či už ide o výrobu, marketingové aktivity, budúce aktivity alebo akékoľvek výzvy, ktorým čelí podnikateľ.

Typy Ishikawa diagramov

Existuje niekoľko spôsobov, ako vykonať analýzu príčin a následkov. Najpopulárnejší je bezpochyby takzvaný 6M, ale aplikovateľné sú aj diagramy 3M, 8P, 4S. Výber konkrétneho typu závisí od problému, ktorý riešime, alebo od odvetvia, v ktorom pôsobíme.

Metóda 6M

6M je zodpovedný za šesť faktorov, ktoré má analyzovať. Tieto faktory zahŕňajú:

• Ľudské zdroje (ľudia) – týka sa ľudí zapojených do procesu, ich postojov a kompetencií;
• Materiály – zahŕňa všetky nástroje, zdroje potrebné na realizáciu procesov, či sú dostatočne kvalitné;
• Stroje (technológie) – súvisí s technologickými zariadeniami a vybavením, prostredníctvom ktorých sa vytvárajú produkty a vykonávajú služby, určuje ich efektívnosť a vykonáva opravy;
• Metódy (používané metódy) – týka sa postupov a metód výroby, realizácie služieb, či metódy merania výkonu poskytujú spoľahlivé a správne informácie o procesoch, či existujú takzvané úzke miesta?
• Riadenie (spôsob riadenia) – to znamená rozhodovanie o štýle komunikácie, delegovaní úloh a plánovaní aktivít v rámci podniku;
• Matka Príroda alebo Prostredie – zahŕňa všetky vonkajšie faktory, ktoré ovplyvňujú podnikanie, napr. predpisy, geografická poloha, náhodné udalosti atď.

Metóda 3M

Jednoduchšia verzia vyššie uvedenej metódy je 3M. Obmedzuje sa iba na 3 aspekty:

• Ľudské zdroje (ľudia);
• Stroje (technológie);
• Materiály.

Je užitočná pre menej zložité procesy, ktoré nie je potrebné kontrolovať a zdokonaľovať tak často.

Metóda 8P

Tento model je najrozsiahlejší zo všetkých tu predstavených. 8P je zodpovedný za:

• Ľudí – kto sa zapája do procesu a ako sú zapojení?
• Postupy (procedúry) – aké sú odporúčania, pravidlá pre procesy spoločnosti? Plnia svoju funkciu?
• Miesta (lokalita) – kde sa uskutočňujú aktivity spoločnosti, existujú lepšie miesta na ich vykonávanie?
• Politiky (pravidlá) – aké normy sú v spoločnosti alebo zariadení? Dodržiavajú sa?
• Procesy (procesy) – aké sú kroky v procese a zabezpečujú produktivitu?
• Cena (cena) – aký je pomer nákladov spoločnosti k dosiahnutým ziskom?
• Propagácia (propagácia) – aká je marketingová stratégia spoločnosti? Ako sú produkty alebo služby propagované?
• Produkt (produkt) – aké tovary sú vyrábané/aké služby sú ponúkané? Ako ich možno zlepšiť?

Metóda 4S

Typicky sa používa v službách. Obsahuje 4 prvky:

• Dodávatelia (dodávatelia) – od koho získavame tovary?
• Systémy (systémy) – aké procesy prebiehajú v spoločnosti a čo možno v nich zlepšiť?
• Zručnosti – aké zručnosti tímu sú pre nás cenné a aké zručnosti by sme mali rozvíjať?
• Okolie – aká je skúsenosť zákazníka s našou spoločnosťou, čo zmeniť, aby sa zlepšila služba?

Ishikawa diagram – analýza príčin a následkov

Aby ste vytvorili Ishikawa diagram, postupujte podľa nižšie uvedených krokov. Ilustrujeme to príkladom z odvetvia e-commerce (nášho online obchodu).

1. Identifikujte problém

Alebo – aké sú zjavné následky poruchy spoločnosti? Môžu to byť problémy súvisiace so zlou kvalitou výroby, klesajúcimi ziskami, nízkou rentabilitou atď. Určenie problému nemusí byť vždy jednoduché, preto je užitočné občas analyzovať jednotlivé prvky procesov (napr. predaj) a počúvať spätnú väzbu od zákazníkov a povzbudzovať zamestnancov, aby hlásili chyby, brainstormovali.

2. Určte kategórie príčin

Toto sú oblasti, ktoré analyzujeme. Na tento účel použite akúkoľvek z vyššie uvedených klasifikácií – 6M, 3M, 8P alebo 4S. Prispôsobte ich svojim potrebám a odvetviu, v ktorom pôsobíte. V tomto príklade sme sa rozhodli pre model 6M:

• Ľudia – aké ťažkosti si všimnete vo svojom personáli?
• Riadenie – aké chyby sa robia na úrovni riadenia (môže zahŕňať, ako komunikovať so zamestnancami, kontrolovať jednotlivé procesy)?
• Prostredie – dodržiava spoločnosť predpisy? Uškodili nedávne vonkajšie udalosti mimo našu kontrolu prevádzke online obchodu?
• Metódy – aké nedostatky sú zaznamenané počas nákupného procesu zákazníka?
• Stroje – funguje webová stránka plynulo a je bezpečná pre osobné údaje používateľov?
• Materiály – má spoločnosť niekoľko komunikačných kanálov so zákazníkom? Je platforma integrovaná s inými portálmi?
3. Identifikujte konkrétne príčiny problému

V tejto fáze rozpoznať, na ktoré aspekty by ste sa mali zamerať a určiť príčiny nízkej rentability spoločnosti. Zvážte každý prvok modelu 6M. Príčina nemusí byť na prvý pohľad zjavná – použite techniku kladenia otázky “prečo” na zistenie hlavného dôvodu.

4. Vytvorenie Ishikawa diagramu

Mal by vyzerať viac-menej ako ten nižšie. Pochopenie súvislostí medzi následkami a príčinami by vám malo umožniť aplikovať vhodné riešenia na daný problém. To môže zahŕňať použitie nástrojov špecifických pre stratégiu štíhleho riadenia.

Obrázok 1. Príklad Ishikawa diagramu pre online obchod

Výhody a nevýhody Ishikawa diagramu

Rovnako ako každá metóda analýzy, má svoje silné a slabé stránky. V tomto prípade rozlišujeme medzi inými:

VÝHODY

• Uľahčuje zistenie príčin existujúcich problémov a slabín v spoločnosti;
• Je užitočný počas tímových stretnutí, brainstormingov;
• Zlepšuje komunikáciu s tímom;
• Pomáha pri formulovaní novej firemnej stratégie alebo pri vykonávaní úprav;
• Je transparentný a jednoduchý na vykonanie.

NEVÝHODY

• Vyžaduje si plné nasadenie a úprimnosť zo strany členov tímu;
• Prílišné zameranie na nesprávne oblasti, prehliadanie kľúčových;
• Niektoré sú časovo náročné – môže trvať nejaký čas, kým sa nájdu príčiny danej situácie;
• Pri zložitejších problémoch môže analýza príčin a následkov nestačiť.

Zhrnutie

Ishikawa diagram je univerzálny analytický nástroj, ktorý je možné aplikovať v rôznych oblastiach podnikania. S jeho pomocou minimalizujete riziko vzniku nákladov a strát v rámci procesov, a ak prijmete preventívne opatrenia – eliminujete chyby a zvýšite efektivitu a zisky spoločnosti.

Prečítajte si tiež: Ako implementovať Agile vo vašej spoločnosti?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.