Očakávania projektu a ako ich splniť

Úloha realizácie projektu nesie ťažkú zodpovednosť. Či už pracujete ako projektový manažér alebo ako freelancer, musíte splniť niekoľko definovaných a vysokých očakávaní projektu. Na mnohých príležitostiach sa kvôli nedostatku správnej komunikácie tieto požiadavky nepochopia a nesprávne interpretujú. Tím stráca morálku, keď sa čas využíva na to, aby bol projekt menej chaotický, namiesto toho, aby sa posúval vpred. Ako zabezpečiť, aby projekt splnil všetky očakávania? V dnešnom článku by sme vám chceli poskytnúť niekoľko usmernení, ktoré, ak sa uvedú do praxe, zabezpečia, že váš projekt bude realizovaný bezchybne a s ľahkosťou.

Očakávania projektu – obsah:

1. Očakávania projektu – prečo často vedú k sklamaniu
2. 5 prvkov riadenia očakávaní projektu:
3. Pre budúcnosť

Očakávania projektu – prečo často vedú k sklamaniu

Pravdepodobne sa vám stalo, že váš klient nebol spokojný s výsledkom vašej práce. Neustále ste sa pýtali, prečo sa vaše vízie nezhodujú a do akej miery to robí celú agendu nejasnou. Keď to nakoniec zistíte, je už príliš neskoro, niekedy ešte horšie – celý projekt je ukončený. Napriek tomu sa trápite – čo sa pokazilo? Odpoveďou je v tomto prípade takmer vždy komunikácia a správne vyjadrenie očakávaní oboch strán. Našťastie existuje spôsob, ako predchádzať takýmto katastrofám.

Očakávania nie sú nič iné ako silné presvedčenia, že niečo, čo máme na mysli, má určitý vzhľad, tvar, materiál atď., a že veci sa stanú tak, ako si predstavujeme. Tieto záležitosti sú často ťažko presne definovateľné, čo môže byť problematické najmä z obchodného hľadiska. Taktiež to rozmazáva ciele projektu a spôsoby merania jeho úspechu.

Navyše, problémom môže byť nedostatok definovaných priorít a časových rámcov pre danú úlohu alebo prílišné zameranie sa na nesprávne fázy. Na konci nám zostáva premárnený čas, nízka morálka a znížená pracovná efektivita. Taký organizovaný chaos spôsobuje nedostatok angažovanosti v tíme, ale čo je dôležitejšie, vážnu stratu dôvery medzi klientom a tímom ľudí pracujúcich na danom projekte, vrátane vás.

5 prvkov riadenia očakávaní projektu:

Ako vidíte, správne riadenie očakávaní vám môže pomôcť vyhnúť sa mnohým zbytočným problémom a viesť celý proces realizácie projektu od začiatku do konca tak, ako si klient predstavoval. Existuje 5 základných prvkov riadenia očakávaní projektu:

1. Plánovanie projektu

Často sa stáva, že zainteresované strany v projekte majú určitú hotovú víziu ešte pred vytvorením plánu pre dané podnikanie. Z tohto dôvodu je dobré zapojiť klienta už v počiatočnej fáze, t.j. plánovania. Spolu s klientom a spolupracovníkmi určte rozsah činností, priority a ciele, identifikujte vzťahy medzi úlohami. Ak je niečo nejasné – neváhajte sa opýtať. Taktiež nezabudnite formulovať plán hodnotenia rizík, aby ste mali východisko v prípade nepredvídaných okolností.

Očakávania oboch strán sa nemusia vždy zhodovať – táto metóda objasní všetky predpoklady pre daný projekt a viac zapojí celý tím.

2. Realizácia projektu

Plánovanie projektu je dôležité, ale nie tak zásadné ako jeho vykonanie. Na to potrebujete usporiadať stretnutia s klientom a tímom, aby ste určili ako vykonať a monitorovať vývoj vášho podniku.

Keď sa stretnete so svojím tímom, uistite sa, že každý rozumie svojej úlohe a vie, čo má robiť. Určte úlohy, čas, ktorý sa na ne má stráviť, plán komunikácie a spôsob, ako účtovať míľniky. Najlepšie je, ak hneď zahrniete KPI, ako aj nasledujúce naplánované stretnutia, na ktorých urobíte aktualizáciu.

Komunikácia je v tejto fáze zásadná – postarajte sa o ňu, napríklad zavedením vhodnej platformy na komunikáciu. Firmbee je jedným z týchto typov nástrojov, ktorý okrem možnosti komunikovať so spolupracovníkmi má mnoho ďalších funkcií užitočných v riadení projektov a práci. Je to jedna z mála platforiem na riadenie projektov, vďaka ktorej nie je potrebné integrovať niekoľko programov a takzvaná technická únava prestáva byť problémom.

3. Komunikácia

Ako vidíte, väčšina efektívneho pracovného toku, a teda aj splnenia očakávaní, sa týka schopnosti jasne komunikovať. To by sa malo mať na pamäti počas všetkých fáz projektu, aby sa predišlo zbytočným nedorozumeniam a následne strate času a motivácie.

Predovšetkým používajte jednoduchý a jasný jazyk, ktorý každý rozumie. Nemala by byť žiadna nejasnosť ani pochybnosť. Okrem toho je najlepšie zhrnúť všetky stretnutia s rýchlou spätnou väzbou.

Môžete tiež vytvoriť plán komunikácie, ktorý obsahuje:

• metódu komunikácie (e-maily, správy, komunikačné nástroje),
• frekvenciu komunikácie,
• konkrétnu osobu zodpovednú za konkrétnu úlohu,
• hodnotenie rizík a potenciálne komunikačné problémy.

To zabezpečí, že zúčastnené strany vedia, čo môžu očakávať, a že aj najhoršie scenáre sú len vedľajšou myšlienkou, nie nepríjemným prekvapením. Skrývanie zlých správ nepomôže a môže viesť k strate dôvery a angažovanosti tímu.

4. Podceniť a prekonať

Doslovne podceniť znamená zmenšiť svoje sľuby na začiatku podniku, a naopak, prekonať znamená prekonať očakávania pri jeho dodaní.

Nie je ťažké sa nechať uniesť nadšením a sľúbiť niečo na začiatku plánovacieho procesu, čo sa časom a po ochladení nadšenia môže ukázať ako ťažké alebo dokonca nemožné splniť. Keďže kocky sú hodené a nemôžete to vziať späť, čo potom? Pravdepodobne nejaký stres vpred. Trik je nenechať sa do tejto situácie dostať na prvom mieste. Ako?

Máme navrhnúť o niečo menej, ako môžeme dodať. Týmto spôsobom sa klient cíti spokojný, keď projekt skončí a my sme dokázali prekonať jeho očakávania. V prípade nepredvídaných problémových okolností, ktoré odtrhnú niektoré časti z plánu, je klient stále rád, pretože sme dúfajme dokázali dodržať svoje slovo. Napriek tomu, aby sme zostali pokojní počas celého procesu, musíme starostlivo nastaviť ciele a míľniky čo najrealistickejšie, aby sme kalibrovali našu stratégiu podcenenia a prekročenia.

5. Osobné očakávania

Ľudia nevedia čítať myšlienky. Neuhádnu, čo máme na mysli, predpokladajú alebo predvídajú, ak to jasne a explicitne nevyjadríme. Takto sa dostávame k poslednému, ale rozhodne nie najmenej významnému prvku – vyjadreniu našich očakávaní. Transparentnosť a jasnosť našich úmyslov, činov a očakávaní umožňuje našim kolegom a potenciálnym klientom pochopiť a predstaviť si celkový pohľad na projekt, ktorý podnikáme.

Pre budúcnosť

Očakávania sú neoddeliteľnou súčasťou nášho života, vrátane jeho profesionálneho aspektu. Proaktívne riadenie očakávaní môže zefektívniť pracovný tok a viesť k angažovanejšiemu tímu, spokojným klientom a nakoniec k osobnému úspechu! Majte to na pamäti, keď pracujete na svojich projektoch, a skúste tieto niekoľko princípov uviesť do praxe – čoskoro uvidíte rozdiel.

Čítajte: Aké nové zručnosti v riadení projektov by ste mali mať v rokoch 2021 a 2022.

Ak chcete zostať v kontakte, pridajte sa k našej Facebook komunite.