Kto potrebuje FMS? 5 znakov, že vo vašej organizácii potrebujete systém na správu freelancerov

Už sme písali o výhodách systému správy freelancerov v článku „Ako vám systém správy freelancerov pomáha v práci?“ Ale ako rozpoznať, či vaša spoločnosť potrebuje FMS? Aké sú znaky, ktoré naznačujú, že tento systém by nielen uľahčil správu freelancerov, ale aj zlepšil tradičné obchodné modely používané vo vašej organizácii? Dnes si prejdeme niektoré alarmujúce náznaky, ktoré naznačujú, že spoločnosť potrebuje prejsť na moderný systém správy freelancerov.

5 znakov, že potrebujete FMS – obsah:

1. Omeškané termíny
2. Práca stratená v e-maile
3. Žiadna možnosť sledovania pokroku
4. Nápady, ktoré vyprchajú
5. Neočakávané a časté nedorozumenia

Omeškané termíny

Asi všetci sme sa vo svojej kariére stretli so situáciou, keď sa niektoré úlohy neustále odkladajú. Nejde o prípady nepredvídaných okolností, ako je choroba alebo náhle rodinné situácie. Tieto sa môžu stať každému. Hovoríme o oneskorených termínoch súvisiacich so situáciami, keď majú freelanceri niekoľko projektov na dokončenie a nevedia, ako sa zorganizovať, aby ich dokončili včas.

Práca stratená v e-maile

Využívanie freelancerov pracujúcich na viacerých miestach po celom svete a teda v rôznych časových pásmach má mnoho výhod. Obrovskou prekážkou takejto multi-zónovej spolupráce je nedostatok vhodnej platformy na komunikáciu a kontrolu pokroku práce. Tu môžu systémy správy freelancerov prísť vhod, pretože fungujú ako taká platforma. Taktiež, čo silno ovplyvňuje rýchlu komunikáciu medzi spoločnosťou a dodávateľmi, sú časové oneskorenia. Napríklad, freelancer pracujúci vo východnej Európe prečíta e-mail napísaný z kancelárie v Spojených štátoch až na druhý deň. Takto sa objavujú oneskorenia, ktoré predlžujú termín projektu.

Žiadna možnosť sledovania pokroku

Jednou z výhod využívania služieb freelancerov je, že môžu pracovať z domova, čo sa premieta do nižších nákladov pre spoločnosť znížením výdavkov spojených s účtami za elektrinu alebo prenájmom kancelárie. Avšak veľkou nevýhodou, najmä medzi novými freelancermi, je nedostatok kontroly nad ich prácou. Jeden deň sa môžu mobilizovať pravidelným odpovedaním na e-maily a generovaním správ, na druhý deň ich práca nie je taká systematická ako bola deň predtým. FMS poskytuje možnosť neustále sledovať objednávky a kontrola pokroku mobilizuje freelancera interne, aby pracoval systematicky.

Nápady, ktoré vyprchajú

Žiadna jediná platforma na správu freelancerov je naozaj nedostatkom virtuálnej kancelárie. Kancelárie, kde nie je počuť len šéfa, ale aj miesto stretnutí, kde každý diskutuje o problémových otázkach a zamestnanci zdieľajú svoje myšlienky a nápady. Ako často sa stalo, že počas stretnutí a plánovania nevznikli žiadne nové nápady ani zlepšenia týkajúce sa práce v spoločnosti?

Vďaka správnemu systému správy freelancerov môžete sledovať pokrok daných projektov a excelové tabuľky alebo grafy na jednom mieste a mať aj virtuálne miesto na stretnutia. Miesto, kde môžete zdieľať nápady a myšlienky. Ak si všimnete nedostatok nových nápadov vo vašej spoločnosti od ľudí, ktorí v nej pracujú, mali by ste zvážiť, či to nie je spôsobené rozptýlením odborníkov, ktorí v nej pracujú.

Neočakávané a časté nedorozumenia

V dobe digitálnej komunikácie, ktorá prekračuje vzdialenosti a časové pásma, je veľmi ľahké mať nedorozumenia. Koľkokrát sa stalo, že pri písaní správ alebo e-mailov niekto prehliadol niektoré zložitosti a mal potom množstvo otázok, ktoré viedli k nedorozumeniam a občas aj k hnevu? Koľkokrát ste si vlastne uvedomili, že keby ste to isté povedali niekomu tvárou v tvár alebo prostredníctvom videohovoru, takéto situácie by sa mohli vyhnúť? Dobré FMS pomáha vyhnúť sa takýmto situáciám vytvorením miesta, kde si každý môže objasniť všetky otázky v reálnom čase a tieto informácie nezostávajú v e-mailových schránkach príjemcov.

Ak sa na vaše podnikanie vzťahuje niektorý z varovných signálov, alebo ešte horšie, ak si všimnete väčšinu z nich, je ten správny čas zvážiť implementáciu FMS. Uisťujeme vás však, že to nie je taká ťažká úloha, ako si možno myslíte. Aby sme vám to dokázali, pripravili sme samostatný článok o tom, ako efektívne implementovať FMS vo vašej spoločnosti.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.