Zbieranie nezaplatených faktúr v 5 jednoduchých krokoch

Keď vediete vlastný podnik, skôr či neskôr sa stretnete so situáciou, keď vám váš klient nezaplatí včas. Potom sa vo vašej hlave môže točiť množstvo otázok. Aké kroky by ste mali podniknúť, aby ste dostali zaplatené? Bude potrebná pomoc právnika? Alebo je niečo, čo môžete urobiť sami? Žiadne obavy. V nasledujúcom článku odpovedáme na tieto otázky. Prečítajte si o vymáhaní nezaplatených faktúr v 5 jednoduchých krokoch.

Vymáhanie nezaplatených faktúr – obsah:

1. Skontrolujte detaily na vašej faktúre
2. Pošlite priateľské pripomenutie
3. Pošlite žiadosť o platbu
4. Pošlite konečnú žiadosť o platbu
5. Obráťte sa právne

Skontrolujte detaily na vašej faktúre

Predtým, ako podniknete akékoľvek kroky na vymáhanie nezaplatených faktúr, uistite sa, že ste neurobili žiadne chyby. Sme len ľudia a každý robí chyby. Preto si dvakrát skontrolujte, či ste faktúru vystavili správne. Preklep v čísle bankového účtu môže odradiť vášho zákazníka, aj keď má úprimné úmysly, zaplatiť faktúru.

Nie je to jediná vec, ktorú musíte overiť. Je dôležité skontrolovať, či bola faktúra vystavená v súlade s objednávkou. Ak je suma na faktúre vyššia ako v zmluve, niet divu, že váš zákazník nie je ochotný za ňu zaplatiť. V takom prípade budete musieť vystaviť dobropis.

Podobná situácia nastáva, keď váš zákazník neprijme vykonanú prácu. V tomto prípade budete musieť vykonať opravy. Taktiež skontrolujte, či ste na faktúre uviedli správne údaje zákazníka a či bola zaslaná na správnu adresu. Venovať pozornosť dátumu faktúry a spôsobu platby. Ak si ste istí, že informácie uvedené v tejto faktúre sú úplné a správne, môžete prejsť na ďalší krok.

Pošlite priateľské pripomenutie

Chýbajúca platba môže byť len nešťastná prehliadka a jednoduché nedorozumenie. Môže sa to stať každému. Preto by prvé pripomenutie platby malo byť priateľské. Nemali by ste hneď volať veľké zbrane. Starajte sa o dobré vzťahy so svojím dodávateľom.

Čo by ste mali zahrnúť do takého pripomenutia? Poskytnite v ňom jasné a faktické informácie. Predstavte fakty zdvorilo, ale pevne. Napíšte, aká práca bola vykonaná alebo aké tovary ste predali svojmu zákazníkovi. Môžete tiež priložiť kópiu faktúry k vášmu pripomenutiu, pretože váš klient ju mohol stratiť. Uveďte, kedy vypršal termín platby, ale zatiaľ nenastavujte nový termín. Okrem toho môžete zahrnúť celkovú sumu na zaplatenie. Počkajte na reakciu svojho zákazníka niekoľko dní a potom pošlite ďalšie pripomenutie.

Ako poslať takéto informácie? Najlepšie je poslať to e-mailom, pretože je to najrýchlejší a najefektívnejší spôsob, ako kontaktovať svojich zákazníkov. Požiadajte svojho klienta, aby láskavo potvrdil prijatie vášho e-mailu. To sa môže neskôr hodiť. Čo ak váš klient nepotvrdí prijatie vašej správy? Môžete mu zavolať a priamo sa opýtať. Ak to nefunguje, prejdite na ďalší krok.

Pošlite žiadosť o platbu

Žiadosť o platbu by mala obsahovať fakty, pretože sa môže neskôr stať dôkazom na súde. Z tohto dôvodu môžu aj drobné nepresnosti pracovať proti vám. Uistite sa, že ju pripravíte presne. Takýto dokument by mal byť napísaný pokojne, najmä keď váš zákazník nezaplatil faktúru po prvýkrát. Buďte zdvorilí a priami, ale neprehnite to, aby ste nestratili svojho klienta.

Keďže ide o oficiálny dokument, mali by ste poslať žiadosť o platbu doporučenou poštou. Môžete tiež použiť potvrdenie o prijatí. Na tejto úrovni sa nemusíte uchýliť k právnym službám. Hoci list z právnickej kancelárie môže mať väčší dopad na vášho klienta, právne služby sú dosť nákladné. Preto by ste sa mali najprv pokúsiť napísať žiadosť o platbu sami.

Pošlite konečnú žiadosť o platbu

Toto je posledný krok predtým, ako problém vynútite. Vaša konečná žiadosť by mala jasne stanoviť a komunikovať vaše očakávania. Hoci neexistuje vzorový list na použitie, konečná žiadosť o platbu by mala prezentovať všetky fakty a údaje týkajúce sa nezaplatenej faktúry.

Nezabudnite zahrnúť všetky potrebné detaily, ako je číslo faktúry, suma na zaplatenie a dátum splatnosti. Dobre napísaný list žiadosti o platbu ukáže vášmu klientovi, že to s problémom myslíte vážne, a bude to jasný signál pre nich, že by ste mohli čoskoro podniknúť právne kroky.

Musí sa uznať, že právne záležitosti môžu byť nákladné a časovo náročné. Preto je dokument, ktorý sa chystáte poslať, poslednou mimosúdnou metódou riešenia prípadu. Uveďte rozumný termín na platbu. Typicky je štandardný termín platby 14 dní.

Môžete tiež priložiť dokumenty potvrdzujúce dlžobu zákazníka. Môže to byť napríklad príjem tovaru alebo zmluva, ktorú ste podpísali so svojím klientom. Nezabudnite, že zmluva zaslaná e-mailom je právne záväzná rovnako ako jej papierová verzia.

Nakoniec môžete pridať poznámku, že ak platba nebude vykonaná v uvedenom čase, podáte vec na súd, čo znamená dodatočné náklady pre vášho zákazníka.

So našou bezplatnou aplikáciou na fakturáciu si môžete nastaviť pripomenutia na nadchádzajúce platby a jedným kliknutím skontrolovať sumu na zaplatenie a dátumy splatnosti.

Obráťte sa právne

Ak váš klient stále uniká platbe, potom je vašou jedinou možnosťou podniknúť právne kroky. V tejto fáze je najlepšie využiť pomoc právnika, najmä ak je suma na zaplatenie veľká. Aj drobné chyby v procesnom liste môžu spôsobiť, že súd túto žalobu zamietne.

A čo ak je suma faktúry malá? Náklady spojené s najatím právnika môžu byť neprimerané k dlhu. V takom prípade môžete využiť zjednodušený postup, ktorý je menej nákladný a nevyžaduje zapojenie právnika.

Práve ste si prečítali o vymáhaní nezaplatených faktúr. Pozrite si naše ďalšie články: 5 bežných chýb pri fakturácii

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.