Stratégia neustáleho zlepšovania – aká je filozofia kaizen v kontexte profesionálneho rozvoja?

Filozofia kaizen je manažérska metóda, ktorá vznikla z japonskej kultúry. Pôvodne sa aplikovala v kontexte sociálneho fungovania, rodiny a osobného rozvoja, nakoniec sa začala šíriť do podnikateľského sveta – od malých podnikov po korporácie. Ako môžete túto stratégiu profesionálneho rozvoja využiť na zlepšenie výkonu vašej spoločnosti a rýchlejšie dosiahnutie vašich cieľov? Poďme to zistiť!

Filozofia kaizen – obsah:

1. Čo je filozofia kaizen?
2. Princípy filozofie kaizen
3. Filozofia kaizen v stratégii profesionálneho rozvoja
4. Príklady aplikácie kaizen
5. Ako implementovať stratégiu neustáleho zlepšovania?
6. Prečo filozofia kaizen nefunguje vždy?
7. Filozofia kaizen – zhrnutie

Čo je filozofia kaizen?

Kaizen je koncept založený na myšlienke neustáleho zlepšovania rôznych procesov v rámci spoločnosti. Je to termín zložený z dvoch slov – kai, čo znamená zmenu, a zen, čo znamená lepšie, čo sa dá interpretovať ako zmena k lepšiemu. Zdôrazňuje potrebu systematického plánovania, implementácie a analýzy, vzhľadom na dynamické zmeny v odvetviach a konkurencii. Jednou z možných oblastí aplikácie tejto stratégie sú ľudské zdroje a profesionálny rozvoj zamestnancov.

Princípy filozofie kaizen

Postoj kaizen sa uplatňuje vo všetkých aspektoch, ktoré súvisia s činnosťou spoločnosti – procesy, produkty alebo služby, personál atď. Jeho základné princípy, ktoré by mali byť implementované ako súčasť tejto stratégie, sú:

• Transparentnosť

Spoločnosť by mala informovať každého zamestnanca o údajoch alebo účinkoch všetkých zlepšení. Mala by tiež vykonávať prieskumy s nástrojmi, ktoré preukážu spoľahlivosť jej výsledkov.

• Hodnota pre zákazníka

Každá vykonaná akcia by mala mať na pamäti spokojnosť našich zákazníkov, pretože práve prostredníctvom nich môžeme dosiahnuť naše obchodné ciele. Vždy majte na pamäti, že produkty alebo služby, ktoré ponúkame, musia pridávať hodnotu pre spotrebiteľa a riadiť prevádzkové procesy tak, aby sa eliminovali zbytočné prvky.

• Znižovanie odpadu

Odkazuje na predchádzajúci princíp – výsledky práce by mali vytvárať pridanú hodnotu. To si vyžaduje odstránenie nesprávneho využívania zdrojov (finančných, materiálnych atď.).

• Gemba Walk

Manažment musí rozpoznať a pochopiť miesto a podmienky spojené s pracoviskom. Napríklad v prípade prevádzkovania online obchodu by to mohol byť zákaznícky servis, sklad atď. (to závisí aj od veľkosti a rozsahu danej firmy), čo si vyžaduje občasné návštevy. Myšlienkou je mať prehľad o prebiehajúcich prevádzkových procesoch, avšak to nie je len na presadzovanie povinností vykonávaných zamestnancami, ale na otvorenú komunikáciu a hľadanie a riešenie potenciálnych problémov.

• Posilnenie pocitu príslušnosti

Zamestnanci, ktorí si navzájom jasne komunikujú a vytvárajú spolupracujúce vzťahy s manažmentom, budú viac oddaní zlepšovaniu spoločnosti.

Filozofia kaizen v stratégii profesionálneho rozvoja

Zamestnanci sú cennými aktívami spoločnosti, ktorí významne prispievajú k dosiahnutiu cieľov spoločnosti. Preto spôsob, akým sú riadené ľudské zdroje a efektívne motivované, zohráva dôležitú úlohu. Kaizen zdôrazňuje úlohu zapojenia všetkých členov tímu do života spoločnosti, ktorí v sebe majú veľký potenciál. Môžeme rozlíšiť niekoľko modelov, ktoré prispievajú k realizácii stratégie neustáleho zlepšovania:

3M

Diagram 3M sa odvoláva na slová muda, mura a muri, ktoré sú považované za prekážky dosiahnutia kaizen a bránia plynulému vykonávaniu procesov. Sú spojené, pretože zvyčajne sa výskyt jedného zakladá na prítomnosti ostatných dvoch. Poznanie jednotlivých dôvodov prítomnosti obmedzení by malo viesť manažérsku stratégiu k ich odstráneniu (to nie je vždy možné) alebo aspoň k zníženiu ich vplyvu.

• Muda – odkazuje na plýtvaniu zdrojmi, ktoré sa môže prejaviť v nadvýrobe (výroba produktov, ktoré nie sú v súčasnosti žiadané; prílišné zameranie na plánovanie namiesto akcie; písanie príliš dlhých, zložitých e-mailov atď.), držanie príliš veľkého množstva zásob, čo generuje dodatočné náklady; prerušenie kontinuity práce, vykonávanie zbytočného školenia; nevyužívanie kompetencií a potenciálu zamestnancov atď.
• Mura – nerovnomernosť, ktorá sa prejavuje prostredníctvom nedostatku stanovených pracovných štandardov alebo nepochopiteľných pokynov, nerovnomerné rozdelenie povinností, sezónnosť odvetvia, variabilné tempo práce atď.
• Muri – preťaženie, ktoré je výsledkom napríklad nadmerného úsilia – nadčasu, monotónnosti práce, nadmerného počtu povinností/úloh, rýchleho tempa práce atď.

Obrázok 1: Model 3M

5S

Princíp 5S sme už spomenuli v predchádzajúcom článku, takže ak neviete, čo to je, určite si ho prečítajte.

PDCA

Investovanie do udržateľného rozvoja zamestnancov si vyžaduje akýsi druh overenia, aby sme vedeli, či je efektívny. Môže byť užitočné poznať cyklus PDCA, čo je skratka pre Plán (plan), Robiť (do), Skontrolovať (check) a Jednať (act).

Obrázok 2: Cyklus PDCA

1. PLÁN

To zahŕňa stanovenie cieľov zameraných na stratégie zlepšovania zamestnancov.

2. ROBIŤ

Podniknúť kroky na dosiahnutie predurčených cieľov.

3. SKONTROLOVAŤ

Zmeny, ktoré boli vykonané, musia byť vyhodnotené, aby sa zistilo, či splnili svoju funkciu, aké účinky mali a aké ponaučenia sa z nich vyvodili.

4. JEDNAŤ

Rozvoj stratégie profesionálneho rozvoja sa považuje za záruku väčšieho zapojenia zamestnancov a lepšej kvality ich povinností. To zahŕňa nielen jasné a presné určenie povinností a pravidiel správania, ale predovšetkým príležitosť na zlepšenie zručností pracovníkov. Napriek tomu môže byť identifikácia určitých nedostatkov, ktoré môžu obmedziť rozvoj, realizovaná už v skorších fázach. Ich identifikácia je predpokladom na organizovanie tematických školení, aby sa vyhovelo potrebám členov tímu.

Príklady aplikácie kaizen

TOYOTA

Toyota je považovaná za priekopníka prístupu kaizen, prvú spoločnosť, ktorá začlenila túto filozofiu do svojej manažérskej stratégie a získala z toho veľa. Manažment správne uznal, že nie vždy sú neomylní, takže dávalo zmysel povzbudzovať podriadených, aby navrhovali riešenia a stali sa viac zapojenými. Zamestnanci boli odmeňovaní za nápady na zlepšenie procesov spoločnosti. Dôležité je, že to nebola jednorazová iniciatíva, ale v každej fáze rozvoja Toyoty bola príležitosť zdieľať svoje názory a postrehy.

Už spomínané modely 3M, 5S a PDCA boli zavedené práve v tejto spoločnosti na zníženie nákladov a zvýšenie produktivity čo najviac.

MASTERFOODS POLAND

Na poľskej pobočke Masterfoods sa na druhej strane zavedenie pozície špecialistu na neustále zlepšovanie dá považovať za japonský akcent filozofie kaizen. Individuálne tímy majú príležitosť zúčastniť sa školení v oblasti manažmentu kaizen, aby si vymenili skúsenosti a najlepšie mohli implementovať pozitívne zmeny. Keď sú pozície zrušené, zamestnanci nie sú prepúšťaní, ale snaží sa im ponúknuť prácu na inej pozícii v aktuálnej spoločnosti. Funguje aj program návrhov zamestnancov, ktorý umožňuje radovým zamestnancom prísť k stolu a dozvedieť sa o svojich perspektívach a nápadoch. Najlepšie z nich sú odmeňované vo forme bonusov atď.

Ako implementovať stratégiu neustáleho zlepšovania?

Kľúčovou otázkou pre úspešné zavedenie stratégie kaizen je identifikovať existujúce problémy v spoločnosti a vyvinúť také postupy, ktoré ich odstránia. Aké kroky môžete podniknúť týmto smerom?

1. Zvýšte povedomie

Keď implementujete nový koncept, povedomie zamestnancov je nevyhnutné na jeho uvedenie do praxe. To isté platí pre kaizen. Urobte, aby členovia vášho tímu pochopili, ako sa stratégia kaizen bude aplikovať.

2. Objasnite svoje ciele

Tím potrebuje cestu, kam a ako by mal ísť. Dobre stanovené ciele sústredia pozornosť na správne akcie.

3. Spolupracujte

Môžete usporiadať diskusiu alebo brainstorming so svojím tímom, aby ste získali pohľad jeho členov. Navrhnuté riešenia môžu pomôcť zvýšiť efektivitu každodennej práce a optimalizovať zdroje. Vzhľadom na to, že mali slovo v konečných rozhodnutiach, budú ochotnejší prispôsobiť sa novým podmienkam.

4. Požadujte spätnú väzbu a prijímajte kritiku

Povzbudzujte ľudí, aby sa pýtali otázky, zdieľali názory na vykonávané akcie a nebojte sa kritiky (ale mala by byť konštruktívna). Majte na pamäti cieľ neustáleho zlepšovania.

5. Znížte odpad

Odstráňte prekážky, ktoré obmedzujú efektivitu spoločnosti – plytvanie zdrojmi, nerovnosť a preťaženie (3M).

6. Určte kompetencie zamestnancov

Poznaním zručností jednotlivých členov tímu môžete priradiť úlohy, ktoré sú pre nich najvhodnejšie a dosiahnuť ich ciele. Poskytne vám to tiež informácie o tom, aké medzery existujú v ich zručnostiach a na základe toho zaviesť plán školení a workshopov. Zvážte, aký rozpočet môžete na túto iniciatívu vyčleniť.

Prečo filozofia kaizen nefunguje vždy?

Implementácia tejto filozofie do svojho manažérskeho štýlu nie je vôbec jednoduchá úloha. Veľa závisí od postoja nadriadených, ako aj podriadených. Neustále zlepšovanie by malo byť založené na dialógu a slobodnom vyjadrení názorov, a nie, ako sa niekedy stáva, na dávaní alebo vykonávaní príkazov. Nápady by mali prichádzať predovšetkým od ľudí, ktorí poznajú špecifiká práce a majú v nej skúsenosti. Dôsledky zle aplikovanej stratégie neustáleho zlepšovania sú napríklad:

• Krátkodobá povaha zmien, organizácia sa po čase vracia k starým zvykom;
• Riešenia, ktoré sú uvalené manažmentom, sú zamestnancami odmietané;
• Malé zapojenie podriadených do skutočných zlepšení.

Filozofia kaizen – zhrnutie

Implementácia filozofie kaizen vo vašej spoločnosti je výzvou. Reformy si vyžadujú nielen prijatie správnych krokov, ale predovšetkým zmenu myslenia a vnímania práce. Zameranie sa len na účinky a výsledky môže byť katastrofálne, preto sa musíte zamerať na kvalitu a systematické zlepšovanie procesov. Takýto flexibilný prístup je nevyhnutný najmä teraz, keď len tie subjekty, ktoré dokážu reagovať na dynamické zmeny a modernizáciu, majú v trhu zmysel.

Prečítajte si tiež: Ako implementovať Agile vo vašej spoločnosti?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.