4 jednoduché tipy na organizáciu vášho pracovného života

Niekoľkokrát ste sa cítili preťažení množstvom povinností v práci? Niekoľkokrát ste zostali hore v noci kvôli napätému žalúdku a úzkosti z úloh na zajtra? Niekoľkokrát ste nervózne pozreli na hodinky v práci, prosíci, aby čas prestal tak rýchlo plynúť? Ak áno, mali by ste hľadať riešenie, aby sa takéto negatívne situácie už neopakovali. Pozrite sa na naše 4 jednoduché tipy na organizáciu vášho pracovného života. Pokračujte v čítaní.

Tipy na organizáciu vášho pracovného života – obsah:

1. Začnite plánovaním
2. Prioritizujte
3. Odhadnite čas
4. Sledujte svoj pokrok
5. Zhrnutie

Začnite plánovaním

Vytváranie zoznamov úloh a harmonogramu (týždenného, hodinového – v závislosti od vašich potrieb) je bezpochyby základom organizácie, od ktorej sa jednoducho nemôžete vzdať. Ak chcete zostať produktívni a efektívni v práci, mali by ste si naplánovať svoj deň. Takto sa hladko presuniete z úlohy na úlohu bez zbytočného plytvania časom.

Môžete si naplánovať svoju prácu a vytvoriť si denný harmonogram v plánovači, kalendári alebo špeciálnom softvéri na riadenie času, voľba je na vás! Nezabudnite aplikovať pravidlo 60:40 – mali by ste vyčleniť iba 60% svojho pracovného dňa na činnosti s vysokou hodnotou, aby zostávajúcich 40% mohlo byť vyhradených na núdzové situácie, prestávky alebo úlohy na poslednú chvíľu.

Ako zamestnanec, ak považuje všetky úlohy za dôležité a urgentné, bude žiť pod neustálym stresom a nebude schopný splniť väčšinu svojich povinností. Z tohto dôvodu je kľúčové správne nastaviť priority a vykonávať úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti.

Prioritizujte

Ale nastavenie úloh na vykonanie nestačí, pretože to nevyrieši základný problém: odkiaľ by ste mali začať. Z tohto dôvodu, ako druhý krok vedúci k lepšej organizácii, spomenieme prioritizáciu, teda určenie, ktoré úlohy sú dôležitejšie a mali by sa vykonať ako prvé, a ktoré môžu počkať.

Matrica Eisenhowera vám určite pomôže pri prioritizácii. Podľa Eisenhowera môžu byť úlohy rozdelené do štyroch skupín:

• dôležité a urgentné – úlohy, ktoré je potrebné dokončiť čo najskôr (napr. núdzová situácia, termín na odovzdanie externého projektu),
• dôležité, ale nie urgentné – úlohy, ktoré sú strategicky dôležité, ale môžu byť vykonané neskôr (takéto úlohy ochotne vykonáva väčšina zamestnancov),
• urgentné, ale nie dôležité – zvyčajne sa týkajú poskytovania pomoci iným pri vykonávaní ich úloh (čo nie je naša zodpovednosť) a neplánovaných povinností,
• nie dôležité a nie urgentné – sú to aktivity, ktoré sú časoví jedáci a podporujú prokrastináciu.

Ďalšou vecou, ktorá vám umožní zlepšiť organizáciu vášho pracovného života, je odhadnúť, koľko času vám zaberie dokončenie danej úlohy. Ako to bude fungovať? Predovšetkým vás to motivuje – budete chcieť dokončiť prvé úlohy v pridelenom čase (alebo ešte rýchlejšie), aby ste si splnili celý plán na deň. Po druhé, umožní vám to realisticky posúdiť, koľko povinností budete schopní splniť v daný deň. Môže sa ukázať, že najdôležitejšia úloha zaberie celý váš deň a nebude priestor na dokončenie iných úloh.

Technika Pomodoro, metóda riadenia času, ktorú vyvinul Francesco Cirillo na konci 80. rokov, môže byť užitočná pri odhadovaní času a dodržiavaní plánu. Spočíva v práci v modeli 25:5 – 25 minút na povinnosti, 5 minút na odpočinok (opakované v nasledujúcich cykloch) – a umožňuje vám zostať pod kontrolou, pamätať na prestávky a sústrediť sa na aktuálnu úlohu.

Sledujte svoj pokrok

Štvrtým krokom vedúcim k lepšej organizácii vášho pracovného života je kontrola tempa plnenia úloh a odškrtávanie položiek zo zoznamu úloh. To je nevyhnutné, aby ste, po prvé, naplánovali nasledujúci deň, a po druhé, skontrolovali, koľko času sa strávi na konkrétnej úlohe a vykonali úpravy do budúcnosti. (napr. preskúmať, prečo sme strávili toľko času na niečom, čo sme považovali za jednoduché). To vám umožní minimalizovať rozptýlenia a určiť časy, kedy pracujete najlepšie.

Zhrnutie

Paretov princíp hovorí, že 20% vašich snáh produkuje 80% vašich výsledkov. To sa perfektne vzťahuje na pracovisko, ale iba ak sa uistíte, že váš deň je dobre organizovaný. Ak chcete zvýšiť svoju produktivitu, minimalizovať stresové faktory a cítiť sa lepšie ohľadom úloh, ktoré vás čakajú, nezabúdajte na dôležitosť techník, ktoré sme spomenuli. Plánovanie, prioritizovanie, odhadovanie a sledovanie – tieto aktivity nie sú ťažké na vykonanie a môžu vám priniesť množstvo pozitívnych výsledkov v oblasti organizácie vášho pracovného života.

Čítajte tiež: Paretov princíp – 1 skvelé pravidlo pre produktivitu a efektívnosť.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.