Prečo je aktívne počúvanie dôležité na pracovisku?

Dobrá komunikácia v tíme je základom efektívneho využívania zdrojov a budovania priateľskej atmosféry na pracovisku. Podľa štatistík až 86 % zamestnancov poukazuje na nedostatok komunikácie a spolupráce ako na hlavný dôvod neúspechu. Aké kroky by sa mali podniknúť, aby sa tomu predišlo? Ako môže aktívne počúvanie na pracovisku zvýšiť produktivitu tímu? Čítajte ďalej a dozviete sa viac.

Prečo je aktívne počúvanie dôležité na pracovisku? – obsah:

1. Čo je aktívne počúvanie?
2. Znaky aktívneho počúvania
3. Aktívne počúvanie na pracovisku
4. Aktívne počúvanie v remote prostredí
5. Zhrnutie

Čo je aktívne počúvanie?

Aktívne počúvanie sa uskutočňuje, keď sa vedome sústredíme na to, čo druhá osoba hovorí. Na rozdiel od pasívneho počúvania venujeme pozornosť slovám druhej osoby, namiesto toho, aby sme sa sústredili na naše okolie alebo naše vlastné myšlienky.

Definícia tohto pojmu sa nachádza v publikácii z roku 1987 s názvom “Aktívne počúvanie.” Autori Carl R. Rogers a Richard E. Farson poskytujú nasledujúce vysvetlenie tohto konceptu:

“Aktívne počúvanie je dôležitý spôsob, ako vyvolať zmeny u ľudí. Napriek populárnemu názoru, že počúvanie je pasívny prístup, klinické a výskumné dôkazy jasne ukazujú, že citlivé počúvanie je najúčinnejším prostriedkom na zmenu individuálnej osobnosti a rozvoj skupiny. Počúvanie vyvoláva zmeny v postojoch ľudí k sebe samým a k ostatným; taktiež vyvoláva zmeny v ich základných hodnotách a osobnej filozofii. Ľudia, ktorí boli počúvaní týmto novým a špeciálnym spôsobom, sa stávajú emocionálne zrelšími, otvorenejšími voči svojim skúsenostiam, menej obrannými, demokratickejšími a menej autoritárskymi.”

Podľa tejto definície aktívne počúvanie zlepšuje komunikáciu. Druhá osoba sa cíti vypočutá, čo buduje lepší vzťah a vytvára pocit dôvery a ocenenia. Čo je viac, aktívne počúvanie umožňuje maximálne využiť konverzáciu. Sústredením sa na slová druhej osoby si môžeme zapamätať viac informácií a vyhnúť sa rozptýleniu.

Znaky aktívneho počúvania

Ako zistí druhá osoba, že aktívne počúvate, čo hovorí? Prečíta si vaše verbálne a neverbálne signály. Verbálne znaky aktívneho počúvania zahŕňajú:

• Pýtanie sa na správne otázky – kladením otvorených otázok povzbudzujeme druhú osobu, aby pokračovala v konverzácii, a ukazujeme, že naozaj počúvame, čo hovorí. Je však dôležité neotvárať témy, ktoré nie sú relevantné k danej téme alebo na ktoré už bola poskytnutá odpoveď – inak len popierame, že sme aktívni poslucháči.
• Parafrázovanie a zhrnutie – druhá osoba si všimne vašu angažovanosť, ak parafrázujete jej slová, t.j. preformulujete to, čo povedala druhá strana, alebo ak sa rozhodnete zhrnúť tému v niekoľkých kľúčových bodoch.

Ďalšie verbálne znaky aktívneho počúvania zahŕňajú vkladanie krátkych fráz, ako “áno”, “máš pravdu”. Nie je však vhodné používať ich príliš často, pretože naše reakcie by mali byť prirodzené, nie nútené.

Počas aktívneho počúvania neprerušujte rečníka, nezmeňte tému ani nesúďte a nepochybujte o jeho vyjadreniach – to ich odradí od ďalšej diskusie a spôsobí, že sa budú cítiť neocenení.

Samozrejme, názory oboch strán sa môžu líšiť, takže je nevyhnutné mať otvorenú myseľ a snažiť sa pochopiť perspektívu druhej osoby. Odporúča sa tiež stlmiť telefón pred konverzáciou a zapamätať si meno osoby, s ktorou budete hovoriť.

Neverbálne signály sú niekedy ľahšie ukázať a zahŕňajú:

• Kontaktné oči – vyhýbanie sa očnému kontaktu s druhou osobou ich môže zmiasť a spôsobiť, že sa budú pýtať, či naozaj počúvate. Namiesto toho sa snažte na nich pozerať priateľsky a vytvoriť s nimi väzbu.
• Kývanie a usmievanie sa – samotný očný kontakt môže byť pre druhú stranu trochu nepríjemný a rozptyľujúci. Preto je tiež dobré sa usmievať a kývať – to sú prirodzené, nenútené reakcie, ktoré naznačujú, že sme spokojní s konverzáciou. Týmto spôsobom ukazujeme, že chceme, aby druhá osoba pokračovala v rozprávaní.
• Postoj – spôsob, akým sa správate počas konverzácie, hovorí veľa o vašej angažovanosti. Stáť nehybne alebo nadmerne sa vrtieť môže naznačovať, že sa nudíte. Na druhej strane, mierne sa nakláňanie k osobe ukazuje, že sa sústredíte na to, čo hovorí.

Aktívne počúvanie na pracovisku

Efektívna komunikácia môže zvýšiť produktivitu tímu až o 25 %. Aktívne počúvanie na pracovisku môže priniesť aj ďalšie výhody, ako sú:

• Budovanie dôvery – zamestnanci sú ochotnejší zdieľať svoje nápady, pozorovania alebo problémy s osobou, ktorá ich vypočuje a nebude súdiť ani prerušovať to, čo hovoria. Dôvera sa tiež premieta do vzájomného rešpektu a lepších vzťahov. Práca v takomto prostredí robí zamestnancov motivovanejšími a uvedomelejšími vo svojich cieľoch.
• Porozumenie obchodným potrebám – počúvanie zamestnancov a porozumenie ich potrebám pomôže manažmentu vykonať potrebné zmeny a identifikovať oblasti na zlepšenie, čo povedie k väčšej produktivite tímu a rastu podnikania. Niekedy to budú organizačné potreby a niekedy sa budú týkať konkrétneho zamestnanca (napr. ich ďalšie školenie v vybraných oblastiach).
• Vyhýbanie sa nedorozumeniam – aktívne počúvanie si vyžaduje otvorenosť voči ostatným, aj keď majú iné názory alebo pohľady. To nám pomôže vyhnúť sa nedorozumeniu úmyslov druhej osoby alebo povedať niečo, čo sme naozaj nemysleli. Úplný obraz situácie vám umožní robiť múdre rozhodnutia.

Aktívne počúvanie v remote prostredí

Byť súčasťou virtuálneho tímu už nie je prekvapujúce. Remote a hybridná práca dominujú v podnikateľskom prostredí, s ktorými sa musia vyrovnávať nielen HR oddelenia a projektoví manažéri, ale aj samotní zamestnanci. Veľkým pohodlím sú špeciálne platformy, ako Firmbee, ktoré umožňujú sledovať pokrok projektov, prideľovať úlohy jednotlivým členom tímu, kontrolovať príjmy a výdavky a uchovávať potrebnú dokumentáciu na jednom mieste.

Avšak samotné delegovanie úloh nestačí na to, aby sa zamestnanci cítili súčasťou spoločnosti. Je potrebné zabezpečiť dobrú komunikáciu, ktorá často chýba v virtuálnom prostredí. Preto by ste mali využiť každú príležitosť na využitie výhod aktívneho počúvania. Ako to urobiť?

• Plánujte videokonferencie – požiadajte všetkých, aby mali počas stretnutia zapnuté webkamery, aby účastníci mohli sledovať neverbálne signály svojich kolegov.
• Redukujte rozptýlenia – požiadajte účastníkov, aby stlmili zariadenia, ktoré by mohli narušiť konverzáciu, a aby počas stretnutia nereagovali na správy (e-mail, SMS atď.).
• Požadujte, aby vás neprerušovali, keď hovoríte – prerušovanie niekoho môže naznačovať nielen nedostatok rešpektu voči druhej osobe, ale aj, najmä v online stretnutiach, viesť k zmätku. Aby ste tomu predišli, požiadajte kolegov, aby sa zdržali komentárov, kým účastník nedokončí svoj prejav.
• Urobte rýchle zhrnutie – zhrňte všetko, čo ste sa naučili od svojich kolegov. Týmto spôsobom dokážete, že ste ich aktívne počúvali a že ste otvorení ich nápadom, návrhom a pripravení im pomôcť s akýmkoľvek problémom.

Zhrnutie

Aktívne počúvanie na pracovisku je veľmi dôležité, pretože podporuje vzájomný rešpekt a buduje dôveru. Takáto atmosféra povzbudzuje zamestnancov, aby boli viac angažovaní vo svojich úlohách a produktívnejší. Aktívne počúvanie má priamy dopad na vytváranie lepšej komunikácie, vďaka ktorej je ľahšie odhaliť riziká, problémy a robiť lepšie rozhodnutia.

Čítajte tiež: Čo je asynchrónna komunikácia?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.