Čo je RAG status a prečo je dôležitý v projektovom manažmente?

Jedným z najdôležitejších prvkov efektívneho riadenia projektov je udržiavať adekvátnu kontrolu nad každou akciou vykonanou v súvislosti s rizikami identifikovanými na začiatku, ktoré sa môžu vyskytnúť v priebehu projektu. Existujú štyri taktiky na zaobchádzanie s takýmito rizikami: vyhýbanie sa, prenos (napr. uzatvorením poistenia), zmiernenie a akceptácia. Na implementáciu zvolenej stratégie pre danú úlohu v projekte môže byť užitočná metodológia, ktorá využíva RAG status. V dnešnom blogovom príspevku vysvetlíme, čo táto skratka znamená a ako túto techniku použiť v praxi. Čítajte ďalej.

RAG status – obsah:

1. Čo je RAG status?
2. Červená, oranžová, zelená – aké sú rozdiely?
3. Používanie RAG statusu – čo je dôležité?
4. Kedy používať RAG statusy?
5. Zhrnutie

Čo je RAG status?

RAG znamená tri farby: červená, oranžová alebo zelená, ktoré sa tradične používajú v doprave ako semafory. Uvedené odtiene našli svoje uplatnenie pri kategorizácii projektov – naznačujú, v akom štádiu sa daný projekt nachádza a akú podporu potrebuje v danom momente. Preto sú farby dôležité pre manažérsky tím spoločnosti (majitelia, akcionári, zainteresované strany atď.), ktorému projektový manažér podáva správy o pokroku prác. Zelená zvyčajne naznačuje projekty, ktoré prebiehajú hladko, zatiaľ čo červená naznačuje tie, ktoré v súčasnosti potrebujú viac podpory.

Červená, oranžová, zelená – aké sú rozdiely?

Konkrétne podmienky, ktoré musia byť splnené, aby projekt získal určitú farbu, sú určené individuálne každou spoločnosťou. Môže sa však uviesť, že červená farba je priradená projektom, ktoré sú oneskorené alebo prekročili rozpočet. Takáto situácia môže vyplývať z nedostatočných zdrojov, zlých požiadaviek na projekt alebo neschopnosti manažéra zvládnuť ťažkosti, ktoré sa môžu vyskytnúť. A čo ostatné farby?

• Farba zelená znamená, že projekt sa realizuje v správnom čase, v rámci svojho rozsahu a rozpočtu, čo znamená, že projektoví manažéri majú všetko pod kontrolou a nie je potrebné zapájať manažérsky tím.
• Farba oranžová naznačuje, že situácia je v súčasnosti stabilná a projektový tím pracuje podľa plánu, ale môže dôjsť k oneskoreniu pri dokončení konkrétnej úlohy bez ovplyvnenia konečného termínu. Preto by sa manažérsky tím mal pripraviť na niektoré problémy v budúcnosti, ktoré si budú vyžadovať zásah.

Používanie RAG statusu – čo je dôležité?

Pri používaní vyššie uvedených farieb je mimoriadne dôležité zabezpečiť, aby boli vedúci tímov riadne vyškolení a rozumeli definíciám každej farby, podmienkam, ktoré musia byť splnené na priradenie konkrétnej farby, a aké kroky je potrebné podniknúť ďalej. Toto je jediný spôsob, ako zabezpečiť, aby projekt mal správny status. Určite by ste sa chceli vyhnúť situácii, kde projekt so zeleným statusom potrebuje podporu na poslednú chvíľu, pretože môže byť príliš neskoro na to, aby sa podnikli kroky. Môže sa tiež ukázať, že problémy hlásené ako červené neboli také vážne, ako sa pôvodne myslelo, a vy ste zbytočne minuli zdroje.

Kedy používať RAG statusy?

Farebné kódovanie je kritické pre manažérsky tím, ktorému, v závislosti od politiky spoločnosti, sú predkladané týždenné alebo mesačné správy. Manažéri však môžu tiež priradiť RAG statusy najdôležitejším prvkom projektu, ako sú rozpočet, termín projektu, riziká a kľúčové úlohy. Mať takúto kontrolu nad jednotlivými časťami projektu zvyšuje šancu na vhodnú a včasnú reakciu, v závislosti od uvedeného statusu. Na tento účel môžete použiť farebné kódovanie v Exceli alebo siahnuť po vhodnom softvéri.

Zhrnutie

Používanie RAG statusov v riadení projektov je spôsob, ako mať lepšiu kontrolu nad projektmi a urýchliť proces reportovania. Je však nevyhnutné, aby spoločnosť jasne špecifikovala podmienky, ktoré musia byť splnené, aby projekt získal zelený, oranžový alebo červený status. Bežné príslovie „lepšie byť opatrný ako ľutovať“ naznačuje, že je dobré priradiť horší status, keď je pochybnosť. Avšak nemôžete si byť vždy istí, že manažéri sa týmto budú riadiť, preto je potrebné sa o to postarať individuálne.

Čítajte tiež: Ako sa vysporiadať s hlavnými problémami v riadení projektov?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.