Timeboxing – prečo by ste to mali používať?

Máte niekedy pocit, že sú dni, keď vás úlohy a povinnosti drvia vo vašej bitke proti času, zatiaľ čo sa snažíte udržať si sústredenie, ktoré sa vytráca s prvým dúškom rannej kávy? Máme na to riešenie nazývané Timeboxing. A nebojte sa, nebudete sa musieť biť s veľkou ručičkou na hodinkách, no, nie doslovne. Všetko, čo potrebujete, je tento krátky článok, takže ak cítite potrebu poradenstva v oblasti riadenia času a ste ochotní naučiť sa techniku nazývanú timeboxing, nehľadajte ďalej.

Timeboxing – obsah:

1. Čo je timeboxing?
2. Ako funguje timeboxing?
3. Sústredenie je kľúčové
4. Nestojí to za to, aby ste plytvali svojím časom
5. Získajte späť kontrolu
6. Sebadisciplína – dá sa naučiť
7. Kedy je najlepší čas na použitie tejto metódy?

Čo je timeboxing?

Timeboxing je technika vyvinutá IT priemyslom na zlepšenie riadenia času a zvýšenie efektivity v práci. Ak je to miesto, kde máte problémy, táto metóda vám príde vhod. Myšlienka spočíva v tom, aby ste urobili čo najviac v preddefinovanom časovom rámci, a predsa, čo najmenej – aby ste udržali svoju produktivitu vysokú.

Ako funguje timeboxing?

Predovšetkým ide o nastavenie konkrétneho dátumu na ukončenie projektu a jeho vykonanie v tomto časovom rámci. Ak sa vám nepodarí dokončiť, zanechajte úlohu a prejdite na ďalšiu. Vráťte sa k nej na iný deň alebo neskôr, nastavte si ďalší realistický termín, ktorý môžete dodržať.

Napríklad, ak máme tri úlohy na vykonanie v práci, odhadneme, koľko času potrebujeme na ich dokončenie a na tomto základe nastavíme časové rámce. Ak sa nám nepodarí dokončiť úlohu A v danom období, nepredlžujeme našu prácu na nej, ale prejdeme na úlohu B podľa predpokladu. Úloha A je vložená do ‘to do’ boxu a vrátime sa k nej po skončení cyklu.

Sústredenie je kľúčové

Ako to robí prácu efektívnejšou? Kľúčovou zručnosťou, ktorú je potrebné zvládnuť, je nenechať sa rozptýliť úlohami, ktoré sú na dosah. Keď máme predurčené množstvo času, nevyužívame ho na drobnosti ako kontrola e-mailu, písanie odpovede kolegovi v susednej miestnosti alebo nahliadanie do toho, čo sa deje na sociálnych médiách. Každý malý detail môže odviesť pozornosť od hlavnej úlohy, zatiaľ čo vytváranie časových boxov nám pomáha vyhnúť sa týmto pascám a pokračovať v našej práci.

Nestojí to za to, aby ste plytvali svojím časom

Ďalšou výhodou je neplytvať príliš veľa času na danú úlohu. Sú dni, keď nie sme v najlepšej forme, sme menej kreatívni ako zvyčajne alebo jednoducho máme zlý deň. Často strávime, napríklad, hodinu niečím, čo by nám normálne trvalo 15 minút. To je neefektívne a zriedka nás takéto činnosti uspokoja. Potom prichádza na pomoc timeboxing.

Nedokončili ste svoju úlohu v 40 minútach, ktoré ste si stanovili? Žiadny problém, rovnaké množstvo času (alebo menej, ak ste projekt začali) môžete venovať jej dokončeniu na druhý deň – pravdepodobne budete v lepšej forme a problém, s ktorým ste sa dnes trápili, bude zajtra hračkou.

Získajte späť kontrolu

Pomocou metódy timeboxing ste lepšie vybavení na kontrolu väčších projektov. Pravdepodobne poznáte pocit, keď pracujete na veľkej úlohe a začnete sa sústrediť na detaily, možno až príliš. Keď sa tak hlboko ponoríte do projektu, zároveň sa príliš vzdialite, aby ste stále videli širší obraz projektu, a stratíte celkový prehľad o svojej úlohe.

Nie je s tým žiadny problém, ak robíte niečo, čo ste si naplánovali sami – máte právo zmeniť svoje plány a odchýliť sa od pôvodného plánu. Obavy vznikajú, keď napríklad pripravujete niečo na objednávku pre klienta, ktorý má konkrétnu predstavu o danom projekte. Potom existuje pravdepodobnosť, že vytvoríte niečo, čo váš klient odmietne.

Prečo plytvať časom na niečo dvakrát, keď sa tomu môžete vyhnúť? Prácou podľa techniky timeboxing realizujeme každú fázu projektu od začiatku, čo nás núti dodržiavať počiatočné predpoklady a stále udržiavať celkový prehľad o úlohe, ktorú máme pred sebou.

Sebadisciplína – dá sa naučiť

Táto technika, okrem už spomenutých výhod, má bonus, ktorý je praktický v každodennom živote. To preto, že nielen zlepšuje našu efektivitu, ale aj učí sebadisciplíne a správnemu riadeniu času, čo nás núti neplytvať ním na zbytočné alebo irelevantné veci, ak to nechceme.

Kedy je najlepší čas na použitie tejto metódy?

Timeboxing funguje najlepšie v viacfázových projektoch alebo úlohách, ktoré zaberajú málo času a môžete ich zaradiť do rovnakého časového slotu. Je tiež vhodné ho implementovať v prípade povinností, ktoré majú predvídateľné časové rámce dokončenia.

Avšak, treba si pamätať, že samotná znalosť technológie nie je všetko. Z skúseností, ktoré som získal pre tento článok, môžem napísať, že bez správneho sústredenia nebudete schopní udržať časový box. Musíte sa postarať o správnu úroveň sústredenia a nenechať sa rozptýliť vonkajšími faktormi, ako je notifikácia na vašom telefóne, pozvanie na kávu od kolegu alebo rýchla kontrola e-mailu. Radosť a iné drobnosti si môžete dopriať po dokončení časového boxu – spokojnosť zaručená (a empiricky potvrdená autorom tohto textu)!

Ak chcete zostať v kontakte, pridajte sa k našej Facebook komunite.