Kedy by ste mali vystaviť faktúru?

Vydávanie faktúr je jednou z príjemnejších častí podnikania. Prečo? Pretože je to posledný krok k získaniu platby. Ale vyvstáva otázka – kedy vydávať faktúru, aby bola legálna? Ukazuje sa, že na túto otázku neexistuje jednoznačná odpoveď. Všetko závisí od okolností. Najčastejšie sa faktúra vydáva po dodaní tovaru alebo služieb. Existujú však aj niektoré výnimky. Tento článok vysvetlí, kedy by ste mali vydávať faktúry. Hlavne závisí od typu faktúry, takže sa tu budeme zaoberať tými, ktoré sa vyskytujú najčastejšie.

Kedy by ste mali vydávať faktúru? – obsah:

1. Predajná faktúra
2. Konečná faktúra
3. Priebežná faktúra
4. Zálohová faktúra
5. Proforma faktúra
6. Opakujúca sa faktúra
7. Pozrite sa, ako vydávať faktúry s Firmbee

Predajná faktúra

Toto je pomerne bežný spôsob vydávania faktúr. Najmä sa s ním stretávame v obchodoch. Keď vy, ako predajca, odovzdáte zakúpené položky zákazníkovi osobne, môžete tiež okamžite vystaviť faktúru. V tomto prípade je to zvyčajne spojené s prijatím platby, buď v hotovosti, alebo platbou kreditnou kartou. Môže sa však stať, že mimo vašej spoločnosti dodáte tovar priamo zákazníkovi.

Zdalo by sa, že keď ste mimo kancelárie, nebudete môcť okamžite vystaviť faktúru svojmu zákazníkovi. Našťastie môžete použiť mobilnú aplikáciu na faktúrovanie. To vám umožní fakturovať pomocou vášho smartfónu. A čo tlač? Nemusíte, pretože faktúru môžete poslať e-mailom. Elektronická faktúra má rovnakú právnu hodnotu ako papierová faktúra.

Konečná faktúra

Pre služby je bežné vidieť faktúry vystavené po dokončení práce. Čím sa líšia od faktúr vystavených v deň predaja? Teoreticky, v momente, keď ste dokončili svoju službu, môžete vystaviť faktúru. Je to dobrý spôsob, ako to urobiť, ak máte osobný kontakt so zákazníkom. V tomto prípade zákazník okamžite vidí výsledky vašej práce a môže faktúru prijať a schváliť.

Ak však zákazník ešte nevidel prácu, ktorú ste pre neho vykonali, je lepšie skontrolovať, či je spokojný s konečným výsledkom. Ak má nejaké pripomienky, môžete vykonať opravy pred vystavením faktúry. Inak by sa mohlo stať, že zákazník faktúru neprijme, pretože má pripomienky k projektu. To by predĺžilo proces platby. Môžete sa tomu vyhnúť tým, že zákazníkovi pošlete správu, v ktorej sa opýtate, či akceptuje vykonanú prácu, a ak nie, aké opravy sú ešte potrebné.

Priebežná faktúra

Čiastkové faktúry sa najčastejšie vyskytujú pri väčších projektoch. V tomto prípade môže byť práca rozdelená do etáp. Po ich dokončení sa vystaví faktúra, ktorá pokrýva vykonanú prácu. Kde sa môžete s týmto typom fakturácie stretnúť? Každýkrát, keď je celá práca rozložená na čas.

To sa deje napríklad pri stavbe domu. Spoločnosť, ktorá vykonáva prácu, môže vystaviť faktúry po dokončení jednotlivých etáp. Tento spôsob fakturácie zabezpečuje cash flow a vyhýba sa platobným problémom, ako aj vysokému účtu po dokončení všetkého. Pre dlhodobé projekty je dobré na začiatku stanoviť platobný plán. Môže naznačovať určité milníky , po ktorých budú vystavené čiastkové faktúry.

Zálohová faktúra

Ak služby, ktoré poskytujete, vyžadujú, aby ste sa zaviazali k významným finančným prostriedkom na nákup komponentov potrebných na vykonanie zmluvnej práce, môžete ponúknuť platbu vopred. V tomto prípade vystavíte faktúru pred vykonaním práce.

Táto možnosť sa osvedčuje, keď sú vaše služby pomerne drahé a neočakávané zrušenie vašich služieb klientom by malo negatívny finančný dopad na vás. Kedy môže taká situácia nastať? Napríklad, keď ste svadobný fotograf a úloha zahŕňa zachytenie svadobného obradu na mieste určenom klientom. Ak klient zruší službu deň pred podujatím, pravdepodobne nenájdete inú osobu ochotnú tam v ten deň fotografovať. Platba vopred zabezpečí vaše záujmy, aby ste v takom prípade neboli v strate.

Proforma faktúra

Predbežná faktúra je tiež známa ako proforma faktúra. Na prvý pohľad sa proforma faktúra a zálohová faktúra môžu zdať podobné. Nie sú však rovnaké. Zálohová faktúra vás zaväzuje k platbe, zatiaľ čo proforma faktúra takúto povinnosť nevytvára. Je to skôr pozvanie na uzavretie zmluvy.

Vystavujete takúto faktúru ako cenovú ponuku na predaj tovaru alebo poskytovanie služieb ešte predtým, ako zákazník súhlasí s dodávkou. Zákazníci žiadajú o takéto faktúry napríklad na porovnanie ponúk od viacerých spoločností alebo na kontrolu, či daný výdavok zapadne do ich rozpočtu. Ak zákazník súhlasí s vašimi podmienkami, môžete spracovať objednávku a potom vystaviť riadnu faktúru, ktorá, na rozdiel od predbežnej faktúry, bude zahŕňať povinnosť zaplatiť za dodaný tovar alebo služby.

Opakujúca sa faktúra

V niektorých typoch podnikania sú opakujúce sa faktúry bežné. Je populárne, aby mali formu paušálnej faktúry, teda takej, ktorá má vopred stanovenú sadzbu bez ohľadu na množstvo vykonanej práce. Kde môžete nájsť takéto faktúry? Napríklad, ak prevádzkujete upratovaciu spoločnosť a dohodli ste sa so svojím klientom na pevnej sadzbe za týždenné upratovanie kancelárie, budete svojmu klientovi účtovať rovnakú sumu za každý týždeň, bez ohľadu na to, ako dlho to trvá.

V takom prípade môže byť program na fakturáciu veľkou pomocou pri vystavovaní opakujúcich sa faktúr. Stačí zadať údaje svojich klientov, uviesť deň, kedy by sa mala faktúra vystaviť, a zadať sumu a program vystaví cyklické faktúry a pošle ich vašim klientom.

Pozrite sa na 5 najlepších bezplatných softvérov na fakturáciu!

Pozrite sa, ako vystavovať faktúry s Firmbee:

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pintereste.