7 výhod osobného auditu a ako ho vykonať

Osobný audit má jeden cieľ – musí indikovať procesy v organizácii, ktoré fungujú dobre, a tie, ktoré sú dysfunkčné. To všetko sa robí na to, aby sa opravili procesy v organizácii. Dobre vykonaný HR audit poskytuje odpovede na strategické otázky týkajúce sa riadenia zamestnancov a naznačuje smer a metódy realizácie osobnej funkcie. Okrem toho uľahčuje rozhodovanie o zamestnaní a poskytuje smerovanie plánovacím procesom, ako aj pomáha pri formovaní osobných ciest rozvoja práce. Vzhľadom na to, že v posledných rokoch v pracovnom trhu význam ľudských zdrojov postupne narastá, realizácia HR auditov sa stáva čoraz populárnejšou a bežnejšou

Osobný audit – obsah:

1. Čo je osobný audit?
2. Rozsah osobného auditu
3. Výhody a riziká spojené s osobným auditom
4. Zhrnutie

Čo je osobný audit?

Nástroj používaný na diagnostiku a hodnotenie ľudských zdrojov je osobný audit, niekedy nazývaný HR audit. Tento typ auditu môže byť realizovaný samostatne alebo ako súčasť iných auditov, napríklad manažérskych alebo organizačných. Audit zamestnancov môže byť definovaný ako cieľový proces (aktivity) poradenského alebo monitorovacieho charakteru, ktorý sa skladá z výskumu a hodnotenia ľudských zdrojov a osobnej funkcie. Hlavným cieľom kontroly je stanovenie zhody medzi aktuálnym stavom a plánovanými a prijatými organizačnými normami.

Medzi hlavné charakteristiky osobného auditu patrí:

• objektívne hodnotenie vykonané audítorom a zlepšená osobná funkcia
• zlepšenie používaného riešenia, ako hlavná premisa auditu
• výskum a hodnotenie prijatých štandardov, stanovený spôsob vykonávania
• spolupráca medzi audítorom a manažérmi a zamestnancami na oboch vyšších a nižších úrovniach
• realizácia s použitím správnych nástrojov navrhnutých na zhromažďovanie informácií a ich analýzu
• prezentácia objektívnych dôkazov, informácií kvantitatívnej a/alebo kvalitatívnej povahy, ktoré sú overiteľné
• príprava všetkých zhromaždených údajov vo forme konečnej správy, ktorá môže tvoriť základ pre plánovanie a implementáciu nápravných opatrení

Audit by mal byť realizovaný eticky a s náležitým ohľadom na zákon. Okrem toho by sa mal audítor vo svojej činnosti riadiť profesionalitou, presnosťou, nestrannosťou a nezávislosťou pri formovaní názorov.

Rozsah osobného auditu

Medzi základné otázky, ktoré audítor kontroluje, patrí kompetencie a motivácie zamestnancov, efektívnosť a náklady na prácu, stav a štruktúra zamestnania a úroveň fluktuácie.

Osobný audit môže byť realizovaný na úrovni jednotlivca, skupiny, celej organizácie a osobnej funkcie. Rôzne oblasti sa kontrolujú v závislosti od kontrolovanej úrovne.

Audit na individuálnej úrovni. Predmet štúdie: individuálny pracovný potenciál, organizačné správanie, výsledky práce.

Audit na skupinovej úrovni. Predmet štúdie: interakcia v pracovných tímoch a neformálnych skupinách, skupinový potenciál práce, správanie a výsledky práce, súdržnosť skupiny, interpersonálne vzťahy, úloha a sila vedenia, životný cyklus tímu, faktory ovplyvňujúce fungovanie skupiny a dosiahnuté výsledky.

Audit osobnej funkcie. Predmet štúdie: stratégie, metódy a techniky riadenia ľudských zdrojov, organizácia procesov v personálnych záležitostiach, efektívnosť riadenia zamestnancov, nábor zamestnancov, systém hodnotenia a odmien, možnosti profesionálneho rozvoja, fluktuácia zamestnancov a administratívne operácie.

Bez ohľadu na typ a rozsah osobného auditu je nevyhnutnou podmienkou pre správne vykonanie procesu príprava a dodržiavanie správnych postupov, ktoré by mali zohľadňovať všetky normy, štandardy a špecifiká danej oblasti. Postup by mal stanoviť cieľ, predmet a rozsah osobného auditu, ako aj štandardy štúdie a hodnotenia a oblasť zodpovednosti jednotlivcov zúčastňujúcich sa na audite, identifikáciu aktuálneho stavu, overenie a interpretáciu výsledkov a prípravu konečnej správy, ktorá obsahuje hodnotenie a odporúčania.

Výhody a riziká spojené s osobným auditom

Ako už bolo spomenuté, charakteristiky HR auditu sú jeho nezávislosť, nestrannosť a komplexnosť štúdie, ktoré umožňujú hodnotenie všetkých ľudských zdrojov v organizácii.

Kľúčové výhody spojené s realizáciou auditu sú:

• určenie skutočného prínosu a angažovanosti zamestnancov pri realizácii hlavných cieľov organizácie
• zvýšenie zodpovednosti a profesionality zamestnancov HR
• harmonizácia činností v oblasti ľudských zdrojov
• úprava interných predpisov na zamestnanecké predpisy
• racionalizácia nákladov na prácu zvýšením efektívnosti používaných postupov
• prehľad o osobnom informačnom systéme

Okrem výhod môže osobný audit priniesť aj niektoré hrozby. Ide o riziko spojené so špecifikou výskumu týkajúceho sa interdisciplinarity osobnej funkcie a objektívnych obmedzení z hľadiska hodnotenia a merania, čo môže viesť k falošnému pohľadu na výsledky. Ďalšie rizikové faktory súvisia s kultúrou, postupmi a kompetenciami osôb, ktoré zadávajú a realizujú proces auditu. Okrem toho môže byť objektivita auditu podrobená očakávaniam vedúceho tímu, ktorý môže chcieť získať pozitívne výsledky kontroly. Preto je veľmi dôležité dodržiavať pravidlá a postupy, ako aj spoľahlivé a transparentné vykonanie celého procesu.

Zhrnutie

Schopnosť konfigurovať osobný audit je šancou prispôsobiť správnu kombináciu skúmaných oblastí špecifikám fungovania a organizácie danej spoločnosti. Audit by mal byť považovaný za dôležitý nástroj, ktorý uľahčuje prax riadenia ľudských zdrojov v organizácii bez ohľadu na jej veľkosť, štruktúru a odvetvie činnosti. Výsledky môžu byť orientačným bodom, ktorý ukazuje efektívne vykonávanie osobnej funkcie organizácie a posilnenie obrazu oddelenia HR v porovnaní s celou spoločnosťou.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.