Ako sa vysporiadať s hlavnými problémami v projektovom manažmente

Masívne zmeny v organizácii práce a riadení podnikania, ktoré iniciovala pandémia, sa v roku 2022 ani trochu nezastavili. Ekonomický rozruch a dynamika môžu v skutočnosti prispieť k hladkej implementácii projektov. Dnes sa pozrime bližšie na hlavné problémy v riadení projektov.

Problémy v riadení projektov – obsah:

1. Hlavné problémy v riadení projektov
2. Problémy s rozsahom projektu
3. Čas realizácie projektu
4. Flexibilita akcie
5. Zhrnutie

Hlavné problémy v riadení projektov

Podľa správy Pulse of the Profession bol vyšší percentuálny podiel projektov dokončených efektívne: dosahujúcich svoje ciele, dodržiavajúcich rozpočet a plánovaný čas dokončenia. Na druhej strane, v roku 2021 bolo zrušených viac projektov ako v predchádzajúcich rokoch.

Preto sa pozrieme na úspešné projekty, aby sme sa poučili od najlepších. Aké boli hlavné problémy týkajúce sa riadenia týchto projektov? A ako by sme sa ich dnes snažili vyriešiť?

Dnes sa zameriame na tri hlavné oblasti obáv v riadení projektov. Tieto sú:

• rozsah projektu
• čas realizácie projektu
• flexibilita tímu

Problémy s rozsahom projektu

Problémy s definovaním rozsahu projektu zvyčajne začínajú na samom začiatku. A to ešte predtým, ako sú jeho predpoklady úplne objasnené. Preto je tak dôležité starostlivo načrtnúť plán projektu. Neponáhľajte sa a venujte dostatok času na dôkladné objasnenie cieľa a akčného plánu pred naplánovaním úloh.

Je dobré použiť správne nástroje na to, keď plánujete rozsah projektu, ako aj rozdeliť ho na epiky alebo vlákna, ktoré sú zrozumiteľné pre všetkých zúčastnených.

• Komunikácia s klientom a partnermi

Aby sa zabezpečil úspech projektu, jeho samotný vznik je kľúčový. Priaznivá atmosféra, presvedčivá prezentácia najvýznamnejších predpokladov spolu s vyjednávacími a interpersonálnymi zručnosťami projektového manažéra môžu rozhodnúť o tom, či bude projekt zamietnutý alebo realizovaný.

Nasledujúca diskusia s klientom a ďalšími rozhodovacími osobami sú záväzné momenty, ktoré definujú počiatočný rozsah projektu.

• Prírodná flexibilita rozsahu versus rozšírenie rozsahu

Ale prečo hovoríme o „počiatočnom“ rozsahu projektu? Pretože jeho plánovaný rozsah nikdy nebude identický s konečným rozsahom.

Predpoklad prírodnej flexibility rozsahu projektu je spôsob, ako sa vyrovnať s variabilitou rozsahu a jednoducho realistický prístup. Umožňuje rámcu projektu prispôsobiť sa skutočnej realizovateľnosti a meniacim sa obchodným podmienkam. Avšak táto prírodná variabilita sa nesmie vzťahovať na kľúčové predpoklady projektu.

Keď sa zmenia kľúčové predpoklady a rozsah úloh na vykonanie sa rozšíri, úspech projektu je spochybnený. Tento problém sa nazýva rozšírenie rozsahu. Termín rozšírenie rozsahu znamená nekontrolovaný rast projektu. A je to pohroma pre až jednu tretinu realizovaných obchodných projektov.

• Obsahová stránka

Ďalšou prekážkou v riadení projektov je definovanie obsahu projektu. Projektový manažér musí úprimne odpovedať na otázku: viem dosť o úlohách, ktoré chcem vykonať?

Ak je odpoveď na túto otázku nie, potom bez ohľadu na to, ako pokročilý je projekt, je potrebné konzultovať so špecialistami. Najprv s tými, ktorí tvoria projektový tím. Ale niekedy sú potrebné rady externých odborníkov.

Čas realizácie projektu

Aj veľmi skúsení projektoví manažéri sú neopravenými optimistami, pokiaľ ide o čas realizácie projektu. O tom svedčia štatistiky dokončených veľkých projektov. V roku 2021 bolo celosvetovo 55% projektov dokončených včas. To je nárast o 4% v porovnaní s predchádzajúcim rokom. Avšak výsledky sú stále veľmi neuspokojivé.

• Realistické oneskorenia

Včasné dokončenie projektu zvyčajne bráni nerealistický čas pridelený na konkrétne úlohy. Preto je dobré používať nástroje umožňujúce štatistické meranie skutočnej rýchlosti vykonávania úloh a porovnávať ju s plánovaným časom.

• Komunikácia tímu

Samozrejme, čas realizácie projektu je úzko spojený s jeho rozsahom a rozpočtom. Avšak rozhodujúce faktory sa často ukazujú ako efektivita a flexibilita tímu.

Výkon tímu musí spĺňať jasné a zrozumiteľné požiadavky prostredníctvom jednoduchého delegovania úloh a zodpovedností. Rovnako dôležitá je transparentnosť vzájomných závislostí jednotlivých fáz vykonávania práce, ako aj radenie úloh. Starostlivosť o tieto aspekty komunikácie zabraňuje problémom s časom realizácie projektu.

Flexibilita akcie

Úzky priestor a zdroj zlyhania v riadení projektov je nedostatok flexibility vyplývajúci z držania sa známych, osvedčených ciest. Často to vedie k používaniu osvedčených metód a nástrojov riadenia, ktoré nie sú vhodné pre konkrétny projekt. Ale ako zvýšiť svoju flexibilitu – ako projektový manažér – a flexibilitu celého tímu?

• Agilnosť

Nie je náhodou, že flexibilita operácií a riešenia problémov, ktorá je vlastná malým, agilným tímom na návrh softvéru, získala celosvetové uznanie. Čoraz častejšie sú to nástroje na riadenie projektov z IT priemyslu, ktoré sa rozširujú do iných odvetví, keď situácia vyžaduje zvýšenú flexibilitu operácií.

• Záväzok a sebaorganizácia

Tímy riadené agilne môžu vykazovať veľkú flexibilitu. V nich sa manažéri priamo zapájajú do projektu, často dávajú a prijímajú spätnú väzbu na svoje akcie. A členovia tímu – aspoň do určitej miery – nezávisle vyberajú úlohy na vykonanie. To všetko robí agilné tímy podobné modelu sebaorganizácie.

Zhrnutie

Hlavné problémy v riadení projektov sme rozdelili do troch skupín. Prvá zahŕňa definovanie, pochopenie a udržiavanie rozsahu projektu počas jeho realizácie. Druhá je načasovanie projektových úloh. Tretia je udržiavanie flexibility v riadení tímu a neustále prispôsobovanie sa meniacim podmienkam.

Najlepší spôsob, ako sa vysporiadať s týmito problémami, je zostať informovaný – o svojom harmonograme a vedomostiach, o svojich metódach riadenia, o svojom tíme a o softvéri, ktorý uľahčuje riadenie aj veľmi komplexných projektov.

ZDROJ ŠTATISTIKY: Pulse of the Profession 2021

Prečítajte si tiež:Projektové míľniky

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.