Ako komunikovať v práci, aby sme boli efektívnejší a dosiahli ciele rýchlejšie?

Každý jeden z našich dní je naplnený komunikáciou. Posielame tisíce – ak nie milióny, verbálnych a neverbálnych komunikačných signálov tým, ktorí sú v našich životoch. To, ako hovoríme a reagujeme, nakoniec ovplyvňuje výsledky, ktoré vidíme. Napriek tomu nie je ťažké vidieť, že niekedy komunikácia nie je efektívna. Zlé porozumenie nám často spôsobuje frustráciu a konflikt a cítime sa bezmocní niečo s tým urobiť.

Komunikácia v práci – diskutované problémy:

1. Riešenia začínajú kladením správnych otázok
2. Vytvorte otvorenú a transparentnú kultúru komunikácie
3. Naučte sa komunikovať efektívne
4. Organizujte periodické – a hodnotné – stretnutia
5. Počúvajte svojich kolegov
6. Využite správne nástroje na riadenie projektov
7. Podporujte spätnú väzbu od zamestnancov a kolegov

Jedným z miest, kde sa zdá, že komunikácia má problémy, je na pracovisku.

Či už ste zamestnanec na diaľku alebo sedíte v kancelárii medzi stovkami kolegov, komunikácia prebieha – a nie všetka je efektívna.

Zlé porozumenie medzi kolegami, klientmi a vedúcimi môže spôsobiť frustráciu, sklamanie v práci a blížiace sa termíny.

Ako môžeme zmeniť tento problém, ktorý trápi toľko kancelárií a tímov? Ako sa môžeme naučiť komunikovať efektívnejšie v práci, aby sme boli šťastnejší, produktívnejší a dosiahli naše ciele efektívnejšie?

Riešenia začínajú kladením správnych otázok

Vedieť, akým spôsobom požiadať o aktualizácie projektu alebo úlohy, môže byť zložité. V nedávnom prieskume na Twitteri sme sa pýtali sledovateľov, ako sledujú svojich kolegov alebo zamestnancov a implementujú svoje pridelené úlohy v práci.

Prevažná väčšina respondentov uviedla, že sa uchyľujú k “priateľskému pobádaniu”, keď hľadajú aktualizácie na časovo citlivú prácu.

Prečo priateľské pobádanie prekonáva formálne e-maily alebo akčné správy? Možno je to kvôli neznámym vzťahom, ktoré existujú na pracovisku. Alebo možno nedostatok produktívnych komunikačných nástrojov sťažuje komunikáciu potrieb spôsobom, ktorý je efektívny, ale stále priateľský a povzbudzujúci.

Nikto nechce byť tým kolegom, ktorý si buduje povesť otravného alebo prísneho. Napriek tomu zlé porozumenie a nesplnené očakávania naďalej sužujú spoločnosti každý deň.

Možno riešením nie je byť komunikatívnejší, ale skôr komunikovať efektívnejšie. S vhodnými metódami a nástrojmi, ktoré máte k dispozícii, môžete zlepšiť svoju pracovnú komunikáciu, vyhnúť sa neočakávaným dramatám a dosiahnuť svoje ciele spoločne – rýchlejšie.

Tu je niekoľko spôsobov, ako môžete zlepšiť svoju pracovnú komunikáciu:

1. Vytvorte otvorenú a transparentnú kultúru komunikácie

Najlepší spôsob, ako začať predchádzať zlému porozumeniu na pracovisku, je silná kultúra.

To si vyžaduje čas a investície do niektorých hodnotných akcií. Začnite každú tlačovú, digitálnu alebo osobnú komunikáciu s cieľom byť priamy, úprimný so svojimi zamestnancami (kolegami) o akýchkoľvek cieľoch alebo projektoch spoločnosti.

Touto stratégiou môžete ľahko potvrdiť nové priority a konečné ciele pre obchodné úlohy – pomáha to rýchlo uzavrieť medzery medzi manažmentom a zamestnancami. Pravidelne sledujte s obvyklými aktualizáciami, aby zamestnanci mohli stanoviť priority pre seba a mali jasnú víziu budúcnosti.

2. Naučte sa komunikovať efektívne.

Dobrá komunikácia je umenie.

Správny spôsob komunikácie v práci je jasne a otvorene vyjadriť svoje myšlienky, názory, priania alebo problémy, s ktorými sa stretávate s osobou, ktorá by vám mala pomôcť.

Vyhnite sa konfliktom nájdením najlepšieho riešenia pre obe strany. Môžete tiež požiadať nestrannú tretiu stranu, aby vám pomohla v situáciách, keď vy alebo niekto iný nemôžete efektívne komunikovať kvôli zapojeným emóciám.

3. Organizujte periodické – a hodnotné – stretnutia.

Nebojte sa organizovať časté stretnutia – len ich udržujte hodnotné.

Konzistentné stretnutia s vaším manažérom a členmi tímu vám môžu pomôcť budovať dôveru a komunitu. Sú tiež kritické na kontrolu pokroku pridelených úloh, cieľov, projektov a akýchkoľvek problémov, ktoré sa objavili.

Spoločne môžete analyzovať a vypracovať zoznam priorít pre nadchádzajúce obdobia.

4. Počúvajte svojich kolegov.

Nikdy nepodceňujte silu aktívneho počúvania. Počúvanie je nevyhnutné na zlepšenie komunikácie v práci a riešenie problémov, ktoré sa môžu vyskytnúť v akomkoľvek podnikaní.

Podporte svoje slová činmi. Týmto spôsobom získate rešpekt od manažmentu, členov tímu alebo zamestnancov a rýchlo si získate dôveru v ich očiach.

5. Využite správne nástroje na riadenie projektov.

Existuje mnoho riešení na riadenie projektov a sledovanie úloh, z ktorých si môžete vybrať, aby ste pomohli zvýšiť tímovú komunikáciu a synergiu.

Ďalší prieskum na Twitteri, ktorý náš tím uskutočnil, zistil, že technologické riešenia môžu tímom pomôcť vyhnúť sa zlému porozumeniu viac, než by ste očakávali:

So správnym komunikačným nástrojom je ľahšie vytvárať pracovné plány pre vašich zamestnancov a vidieť, kde sa nachádzajú v danom čase. Týmto spôsobom môžete ľahko koordinovať a diskutovať o strategických krokoch vašej spoločnosti.

6. Podporujte spätnú väzbu od zamestnancov a kolegov.

Bez spätnej väzby nemôžete zlepšiť svoju komunikáciu ani znížiť zlé porozumenie. Toho môžete dosiahnuť implementovaním jednoduchého systému spätnej väzby na vašom pracovisku.

Zamestnanci budú presne vedieť, čo sa od nich očakáva v ich každodenných úlohách. Taktiež pomáha udržiavať členov tímu informovaných o aktuálnom pracovnom procese a o tom, čo sa deje s pridelenými projektmi alebo úlohami.

Poskytnutie priestoru na spätnú väzbu je skvelý spôsob, ako vybudovať dôverujúcu kultúru na pracovisku. Dôvera a povzbudenie sú balzamom na takmer každé zlé porozumenie – a možno najlepšou preventívnou opatrením vo vašej výbave.

Ak by ste chceli zlepšiť svoju tímovú prácu, prečítajte si o facilitácii a jej prínose pre pracovné prostredie.

Teraz, keď si pamätáte, čo je dôležité v správnej komunikácii, môžete nám poskytnúť spätnú väzbu zanechaním komentára nižšie! Takisto sa pripojte k našej Facebook komunite, aby sme zostali v kontakte.