Pravidlo 2 minút na zvýšenie vašej produktivity

Zoznam úloh zvyčajne obsahuje relatívne jednoduché úlohy, ale kombinácia viacerých úloh niekedy vytvára prekážky, ktoré sú ťažké prekonať. Vieš, aké je to cítiť sa preťažený, keď aj typická úloha, ako je napísanie e-mailu, dohodnutie schôdzky alebo objednanie tovaru, je nad tvoje sily. Ak máš problémy s neustále rastúcim zoznamom úloh a vidíš, že prokrastinácia sa stáva problémom, vyskúšaj pravidlo 2 minút.

Pravidlo 2 minút – obsah:

1. Čo je pravidlo 2 minút?
2. Malé projekty rozdeľ na malé kroky
3. Pravidlo 2 minút v praxi
4. Pravidlo 2 minút pre komunikáciu
5. Výhody pravidla 2 minút
6. Pravidlo 2 minút a budovanie návykov
7. Bloky času
8. Zhrnutie

Čo je pravidlo 2 minút?

Pravidlo 2 minút je metóda efektívneho využívania času, ktorá bola opísaná v knihe Davida Allena s názvom: Getting Things Done. Je to jedna z komponentov jeho metodológie, ale dostatočne jednoduchá na to, aby sa dala uviesť do praxe bez predchádzajúcej prípravy. Jednoduchosť je za fenoménom tejto metódy.

Možno sa na začiatku táto metóda bude zdať príliš jednoduchá. Faktom je, že napriek vzhľadu môžu malé úlohy, nie obrovské projekty, rozptýliť a znemožniť sústredenie. Zavedenie tohto pravidla ti môže pomôcť praktizovať vykonávanie vecí ihneď. Vďaka tomu sa úlohy nebudú hromadiť na zozname a nevytvoria hromady neuveriteľných rozmerov.

Jednoduchá úloha vykonaná okamžite nevyžaduje veľa našej energie, ale môže zvýšiť úroveň spokojnosti, ktorú každá dokončená a odškrtnutá úloha prináša. Okrem toho oslobodzuje našu myseľ od myšlienok a umožňuje sústrediť sa na dôležité projekty.

Ak začneš odkladať tie malé, jednoduché úlohy a odkladať ich, môžeš dosiahnuť bod, kedy ich bude príliš veľa na vykonanie, a môžeš dokonca začať cítiť obavy ešte predtým, ako sa ich pokúsiš vykonať. Riešenie tohto problému je jednoduché. Vykonaj všetky jednoduché, malé úlohy hneď.

Stojí za to si zapamätať, že autor sám zdôrazňuje flexibilitu tejto metódy. 2 minúty neznamenajú, že musíš merať úlohy s časovačom v ruke. 2 minúty potrebné na úlohu ti majú pripomenúť, že mnohé jednoduché úlohy môžu trvať len niekoľko minút. Nie je rozdiel, či ide o 2 alebo 5 minút.

Malé projekty rozdeľ na malé kroky

Pravidlo 2 minút sa dá využiť mnohými spôsobmi. Existuje veľa informácií o využití pravidla na vykonávanie krátkych a jednoduchých úloh, ako je písanie e-mailov a telefonovanie, ale pravidlo sa môže aplikovať aj na ambicióznejšie projekty. Ako? Každú obrovskú úlohu je možné rozdeliť na menšie kroky. Vďaka tomu sa náročný, desivý projekt mení na zoznam konkrétnych, hmatateľných a jednoduchých úloh na vykonanie. Takáto úprava ti môže pomôcť začať projekt bez pocitu preťaženia.

Pravidlo 2 minút v praxi

Nezáleží na tom, či stráviš svoj deň v kancelárii alebo doma, tvoj deň je zoznamom úloh na vykonanie. Nižšie uvádzame niekoľko príkladov aktivít, na ktoré sa pravidlo 2 minút môže aplikovať. Tieto sú len príklady, ale môžu pomôcť pri identifikácii tvojich každodenných úloh.

Niektoré úlohy sa odkladajú z rôznych dôvodov. Tieto aktivity sa v dlhodobom horizonte nedajú vyhnúť. Skôr či neskôr ich niekto bude musieť vykonať. Je lepšie ich urobiť naraz. Jednou z týchto úloh je umývanie riadu. A je lepšie umyť riad okamžite po jedle. To isté platí pre vynášanie odpadu, venčenie psa alebo vykonávanie iných jednoduchých domácich prác. Pravidlo 2 minút ti pomôže ušetriť čas a uvoľniť energiu potrebnú na dôležitejšie úlohy.

Pravidlo 2 minút pre komunikáciu

Keď počas svojej práce dostaneš e-mail, máš tendenciu ho okamžite otvoriť a prečítať. Potom to je všetko, čo robíš, pretože si pripomínaš dôležitú, aktuálnu úlohu a rozhodneš sa odpovedať neskôr. Nie je lepší čas ako teraz, preto ak poznáš obsah e-mailu a strávil si čas jeho čítaním – odpovedz okamžite. Nečakaj, najmä ak je správa jednoduchá a nevyžaduje žiadne väčšie úsilie.

Vďaka tomu si budeš istý, že na to nezabudneš. Podobná situácia je aj s telefonátmi a správami, ktoré treba odovzdať tvojim kolegom. Zavedenie tohto pravidla je skvelé riešenie pre ľudí, ktorí nemajú radi telefonovanie. Odkladanie a prokrastinácia nikdy nepomáhajú. Je lepšie robiť veci hneď.

Výhody pravidla 2 minút

Mnohé techniky majú rovnaký cieľ – lepšie riadenie času. Najväčšou výhodou pravidla 2 minút je fakt, že nie je zapojený žiadny systém. Nemusíš sa pripravovať, nemusíš mať žiadny systém alebo aplikáciu. Pravidlo je jednoduché – konať okamžite.

Jedna úloha na 2 minúty nie je problém, ale celý zoznam malých úloh vytvára pocit ťažkosti, s ktorým je ťažké bojovať. Okrem toho sa počas dňa zoznamy stávajú čoraz dlhšími so všetkými novými úlohami, aktivitami a povinnosťami. To vysáva energiu a bráni sústredeniu.

Využitie pravidla 2 minút nielen znižuje úroveň stresu, ale zvyšuje aj spokojnosť. Realizácia aj tej najjednoduchšej úlohy ti dáva pocit agentúry a prináša energiu potrebnú na realizáciu ďalšej úlohy.

Pravidlo 2 minút a budovanie návykov

Využitie metódy nielen pomáha vytvoriť návyk vykonávať aktivitu okamžite, ale môže byť aj dobrým spôsobom na zavedenie nových, efektívnych návykov. Existujú chvíle, keď chceme robiť niečo pre seba: začať nový jazykový kurz, zaviesť rutinu čítania kníh alebo začať cvičiť, ale zdá sa, že na to nemáme dostatok času.

2 minúty vyhradené denne neznie zle, však? Možno je to dobrý krok na začatie novej cesty a budovanie nového návyku. Môže sa ukázať, že s časom predĺžiš čas na svoju novú prax, ale pravidlo 2 minút je tu, aby ti pomohlo posunúť sa vpred na začiatku a prekonať prokrastináciu.

Bloky času

Krátka úloha, ktorá trvá len 2 minúty, je zvyčajne jednoduchá na vykonanie. Môžu ti zobrať veľa času, ak ich je veľa. Čo ak existuje obrovský, dôležitý projekt, ktorý musí byť dokončený včas a vyžaduje si tvoju osobitnú pozornosť? Nie všetky tvoje aktivity môžu byť rozdelené na malé časti alebo kroky.

Niektoré povinnosti vyžadujú hlboké sústredenie a koncentráciu. Ak sa zaoberáš takýmto projektom, skús si zablokovať čas. Blokovanie času ti umožňuje sústrediť sa na jednu úlohu počas celej doby prideleného času. Nezastavuj sa, kým nie je práca dokončená. Opakované prestávky v procese znižujú schopnosť sústrediť sa a robia tvoju prácu menej efektívnou.

Zhrnutie

Pravidlo 2 minút je užitočné, keď pracuješ na aktivitách, ktoré vyžadujú veľa koncentrácie a sústredenia. Namiesto toho, aby si sa snažil urobiť všetko naraz, pravidlo povzbudzuje ľudí, aby to rozdelili na menšie časti, čo im môže pomôcť urobiť viac za menej času. Toto pravidlo sa dá aplikovať na akúkoľvek úlohu alebo aktivitu, ktorú potrebuješ vykonať.

Například, ak máš veľa e-mailov na napísanie, bolo by lepšie, keby si začal s e-mailmi, ktoré vyžadujú menej času a úsilia. Týmto spôsobom sa neunavíš a neskôr neprokrastinuješ na tých ťažších úlohách. Pravidlo 2 minút je produktívny hack, ktorý sa dá použiť na zabezpečenie toho, že nezabíjaš čas na úlohách, ktoré nemusíš robiť. Je to nástroj na sebaovládanie.

Ak sa ti náš obsah páči, pridaj sa k našej komunite zaneprázdnených včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.