Čo je asynchrónna komunikácia?

Asynchrónna komunikácia – viete, čo to je? Posledné roky priniesli mnoho zmien, ale okrem výziev sú tu aj výhody. Spoločnosti boli nútené pracovať na diaľku a niektoré z nich si tento spôsob práce udržali až dodnes. Majitelia spoločností si všimli, že práca na diaľku má mnoho výhod, ale niektoré z nich môžu byť priamo spojené s asynchrónnou komunikáciou, nie len s prácou na diaľku.

Čo je asynchrónna komunikácia? – obsah:

1. Asynchrónna komunikácia – význam?
2. Výhody asynchrónnej komunikácie
3. Asynchrónna komunikácia vo vašej spoločnosti
4. Zhrnutie

Asynchrónna komunikácia – význam?

Zamestnanci, ktorí môžu pracovať z domu, môžu ušetriť veľa času, pretože nemusia dochádzať v špičkách. Je to veľmi rozumné najmä v situácii, keď je vzdialenosť od domu do kancelárie veľká. Ale práca na diaľku nerobí zamestnanca efektívnejším.

To, čo je dôležité, je štýl práce, kde sú výsledky a dosiahnuté úspechy dôležité namiesto hodín strávených za stolom. Asynchrónna komunikácia umožňuje slobodu pre kreativitu zamestnancov a dáva im pocit kontroly nad situáciou. Okrem mnohých obáv, ľudia, ktorí sú uvoľnení zo svojich miest v kanceláriách, vykonávajú svoje úlohy ochotnejšie, včas a s lepšími výsledkami.

Asynchrónna komunikácia je taká, ktorá nevyžaduje okamžitú odpoveď. Ideálnym príkladom asynchrónnej komunikácie je e-mail, ktorý môže čakať na odpoveď. Okamžitá odpoveď na e-mail je príkladom synchronnej komunikácie.

Okamžité správy sú najlepším príkladom synchronnej komunikácie, pretože umožňujú spojenie v reálnom čase. Väčšina zamestnancov má upozornenia na svojich e-mailových účtoch a odpovedá na e-maily okamžite po ich prijatí, a to znamená, že ich komunikácia je tiež synchronná.

Väčšina správ nevyžaduje okamžitú odpoveď – rýchlejšie neznamená vždy lepšie. Odpovedanie na e-maily odťahuje pozornosť a narušuje pracovný rytmus. Rozptýlenia, ako sú e-mailové správy, upozornenia a telefonáty, sú obrovským nepriateľom produktivity. Niekedy jedna úloha, ktorá by mala byť vykonaná v priebehu hodiny, trvá oveľa dlhšie kvôli problémom s efektívnosťou.

Najlepšou odpoveďou na takéto problémy je asynchrónna komunikácia. Aby to fungovalo, pravidlá musia byť stanovené v celej organizácii. Inak niektorí zamestnanci môžu vnímať nedostatok odpovedí ako znak nedôstojnosti a ignorovania, nie ako pokus o zlepšenie efektivity.

Výhody asynchrónnej komunikácie

Väčšina úloh pridelených zamestnancom môže byť vykonaná v systéme asynchrónnej komunikácie. Existujú odvetvia, ako je zákaznícky servis, ktoré vyžadujú dostupnosť v určitých časoch. Ale kreatívne úlohy, príprava vyhlásení alebo prezentácií môžu byť presunuté do asynchrónneho prostredia.

Zamestnanec dostáva úlohy s termínom a je na ňom, kedy úlohu dokončí. Takýto spôsob práce umožňuje zvýšenie efektívnosti a dáva schopnosť prispôsobiť zadané úlohy iným každodenným povinnostiam. Zamestnanci, ktorí pracujú flexibilne, sú zvyčajne spokojnejší so svojou prácou a ochotnejšie vykonávajú svoje úlohy. Umožnenie zamestnancom ignorovať správy a oslobodenie ich od povinnosti okamžite odpovedať na každý e-mail môže zvýšiť ich produktivitu. Upozornenia a telefonáty nepomáhajú sústrediť sa a každé prerušenie môže spôsobiť problémy s opätovným sústredením na úlohu.

Väčšina odvetví nemôže úplne opustiť synchronnú komunikáciu, ale zlepšenia a zmeny sú možné. Ak potrebujete mať stretnutie so svojím tímom, skúste ho zorganizovať inak. Umožnite tímu dokončiť všetky ostatné povinnosti asynchrónne pred stretnutím. Ako? Poskytnite svojmu tímu všetky učebné materiály a úlohy vopred a potom stanovte dátum stretnutia. Tento prístup umožňuje vašim zamestnancom učiť sa a získavať vedomosti v najlepšom čase pre nich.

Stretnutie bude efektívnejšie a prinesie väčšiu spokojnosť pre všetkých. Nútiť všetkých účastníkov sledovať dlhé prezentácie spolu s ostatnými členmi tímu nie je efektívne. Naopak, viac slobody vedie k väčšej ochote pracovať a väčšej ambícii.

Asynchrónna komunikácia vo vašej spoločnosti

Ak plánujete zaviesť nový model komunikácie do vašej spoločnosti, začnite od menších krokov. Jedným z najznámejších problémov s asynchrónnou komunikáciou je fakt, že niektorí jednotlivci očakávajú okamžitú odpoveď na svoje otázky, komentáre alebo správy.

Je dôležité zaviesť menšie zmeny a stanoviť jasné pravidlá. Väčšina digitálnych nástrojov používaných na komunikáciu má možnosť nastavenia stavov. Informujte svojich spolupracovníkov, že by mali využívať tieto funkcie, keď pracujú na svojich úlohách a potrebujú sa sústrediť. Ostatní zamestnanci by nemali očakávať, že dostanú okamžité odpovede. To nám umožní vyhnúť sa zbytočnému stresu pre obe strany komunikačného kanála.

Ak používate e-mailové správy na komunikáciu, skúste zdieľať svoje kalendáre, kde všetci zamestnanci nastavujú bloky času. S touto funkciou majú všetci spolupracovníci informácie o tom, kedy môžu očakávať odpovede na svoje e-maily.

Zhrnutie

Asynchrónna komunikácia alebo synchronná komunikácia – ktorý model si vybrať? Neexistuje jeden recept na zvýšenie efektivity tímu. Asynchrónna komunikácia sa zdá byť zaujímavým nápadom na boj proti rozptýleniam a problémom s nedostatkom sústredenia medzi zamestnancami. Je dobré si pamätať, že opustenie stretnutí v reálnom čase nie je šťastný prostriedok, ktorý sa dá používať bez úvahy. Stretnutia musia byť venované vytváraniu úloh a spoločnému riešeniu problémov, aby priniesli výhody spoločnosti.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.