Ako môže odhadovanie času a sledovanie času pomôcť dosiahnuť ciele rýchlejšie?

Premýšľali ste niekedy nad hlavnými dôvodmi, prečo nedosahujeme naše ciele v práci? Samozrejme, všetko závisí od jednotlivca a typu úlohy, ale medzi najčastejšími dôvodmi môžeme bezpochyby spomenúť nedodržanie termínu. Našťastie existuje jednoduché riešenie na takýto problém – všetko, čo musíte urobiť, je zlepšiť svoj proces riadenia úloh v práci, aby ste dosiahli svoje ciele rýchlejšie a s väčšou ľahkosťou. Ako to môžete dosiahnuť? Uvalením disciplíny na seba pri odhadovaní a sledovaní svojho pracovného času. Čítajte ďalej.

Sledovanie času – obsah:

1. Odhad času – prečo je to také dôležité?
2. Sledovanie času – pre väčšiu kontrolu
3. Zhrnutie

Odhad času – prečo je to také dôležité?

Mnohí ľudia zapojení do riadenia projektov veria, že odhadovanie času potrebného na dokončenie určitých úloh je kľúčom k úspechu. Prečo? Pretože presné výpočty umožňujú plánovať všetku prácu správnym spôsobom, rozdeliť úlohy medzi jednotlivcov a reagovať skôr, ak sa vyskytnú problémy.

Odhadovanie pracovného času je však dôležité nielen vtedy, ak ste členom projektového tímu a vašu prácu kontroluje manažér. Jeho cieľom je pomôcť vám získať dôveru v dokončenie všetkých úloh včas a zabrániť vám plytvať časom na zbytočné aktivity.

Čo je viac, keď sa držíte svojho plánu a vo väčšine prípadov sa vám podarí správne odhadnúť počet potrebných hodín, otvárate si priestor na splnenie úloh, na ktoré ste predtým jednoducho nemali čas. Týmto spôsobom si pomáhate dosiahnuť svoje ciele rýchlejšie, pričom objavujete nové príležitosti.

Sledovanie času – pre väčšiu kontrolu

Aký je primárny účel sledovania času? Predovšetkým týmto spôsobom získavate kontrolu nad úlohami, ktoré vykonávate, čo vám dáva dôveru, že budú dokončené podľa plánu. Táto činnosť tiež pomáha, keď sa vyskytnú nečakané problémy – uvedomujete si, že musíte zmeniť svoje predpoklady a podniknúť kroky na minimalizáciu ich dopadu na vaše povinnosti. Čo je viac, sledovanie času vám umožňuje objaviť, čo presne vám zaberá pozornosť, čo vám tiež pomáha zlepšiť spôsob, akým riadite svoje úlohy.

Sledovaním času získavate údaje, z ktorých môžete čerpať závery do budúcnosti, aby ste lepšie plánovali svoju prácu a odhadovali čas potrebný na dokončenie úloh konkrétneho typu. Tieto informácie môžu byť napríklad spojené s vašou produktivitou – možno takto objavíte, v akých hodinách počas dňa pracujete lepšie (t.j. aj rýchlejšie) a v budúcnosti naplánujete najnáročnejšie úlohy na tento časový úsek, čo vám uľahčí ich dokončenie.

Stojí za zmienku, že neustále sledovanie času, rovnako ako odhadovanie času, je motivačným faktorom z hľadiska sústredenia sa na konkrétnu úlohu (najmä keď cítime, že “sme to mali urobiť už dávno”) a chráni nás pred siahnuť po ľahkých rozptýleniach. Vďaka sledovaniu času (napr. pomocou konkrétnej aplikácie alebo dokonca špeciálneho softvéru na riadenie projektov ako Firmbee) sa viac sústredíme na prácu, rešpektujeme plynúci čas a niekedy ho dokonca šetríme. V dôsledku toho môžeme využiť získané zdroje na úlohy strategického významu pre nás.

Zhrnutie

Fokusovaním sa na správne odhadovanie času potrebného na dokončenie danej úlohy sa vyhnete nutnosti pracovať nadčasy a zažívať stres, čo môže mať negatívne dôsledky pre vaše fyzické aj duševné zdravie. Sledovaním svojho pracovného času budete schopní určiť, či existuje riziko, že zmeškáte termín, a či je potrebné vykonať nejaké zmeny.

Zároveň vám tieto dve metódy umožnia objaviť vaše vlastné schopnosti, preskúmať váš výkon, analyzovať tempo plnenia úloh – všetko to vám umožní dosiahnuť vaše ciele rýchlejšie (vďaka lepšiemu pochopeniu toho, ako pracujete). Bezpochyby by vás takéto výhody povzbudili k zavádzaniu týchto dvoch aktivít do vašej dennej rutiny.

Čítajte tiež:Najlepší online kalendár pre riadenie projektov

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.