Ako automaticky vykonávať rutinné úlohy?

Každý deň majú zamestnanci množstvo úloh, ktoré musia vykonať. Mnohé z nich sú opakujúce sa, vykonávajú sa takmer automaticky a nakoniec sa stávajú nudnými alebo zaťažujúcimi rutinami, ktoré sa stávajú jednoduchými. Ako teda vykonávať rutinné úlohy automaticky?

Rutinné úlohy – obsah:

1. Riadenie času
2. Najbežnejšie úlohy – automaticky
3. Ako automaticky odpovedať na e-maily
4. Sociálne médiá – príspevky
5. Prístup k informáciám
6. Výskum
7. Rutinné úlohy – zhrnutie
8. Rutinné úlohy – kľúčové otázky

Riadenie času

Hlavným problémom je rozumný prístup k rutinným činnostiam v rámci správnych opatrení na riadenie času. Ukazuje sa, že je kľúčové naplánovať pracovný deň tak, aby sa úlohy vykonávali v primeraných časoch. Automatizácia (alebo, skrátene, vykonávanie určitých vecí “ako samozrejmosť”) vám umožní lepšie sa sústrediť na úlohy, ktoré si vyžadujú viac práce a pozornosti.

Najbežnejšie úlohy – automaticky

Najbežnejšie opakujúce sa úlohy sú administratívne záležitosti. Tieto zahŕňajú napríklad vyplňovanie pracovných hodín, kontrolu e-mailov alebo vytváranie krátkych príspevkov na sociálnych médiách.

Ako automaticky odpovedať na e-maily

Komunikácia v reálnom čase nahrádza každodenné písanie a odpovedanie na e-maily. Bohužiaľ, písanie zákazníkom alebo obchodným partnerom, s ktorými je miera prepojenia nízka, prichádza s neschopnosťou používať okamžité správy. Ale to nie je úplne podstatné. Dôležité je mať čo najviac kontaktov v ktorýchkoľvek z vašich komunikačných aplikácií. Ľudia, s ktorými trávite najviac času, priami nadriadení/podriadení, pravidelní spolupracovníci. Je tiež dobrý nápad vytvoriť skupinové konverzácie, ktoré zahŕňajú iba ľudí špecificky zapojených do projektu. Týmto spôsobom sa podstata veci – teda písanie spätných správ – stane automatickou a neoddeliteľnou súčasťou zvyšku vašich každodenných úloh.

Sociálne médiá – príspevky

Ak vaše povinnosti zahŕňajú príspevky na populárnych platformách, uistite sa, že je práca organizovaná. Často je potrebné každý deň zaplniť nástenku vašej spoločnosti. Preto, ak je to možné, naplánujte niektoré príspevky vopred. Týmto spôsobom, aj keď na začiatku strávite viac času, budete schopní odložiť túto každodennú rutinu na niekoľko dní a zaoberať sa dôležitejšími záležitosťami.

Samozrejme, to nie je vždy možné. Udalosti, na ktoré by ste mali reagovať na sociálnych médiách, sú nepredvídateľné. Napriek tomu sa veci, ktoré sa periodicky opakujú, rutinne – dajú ľahko naplánovať dobre vopred.

Prístup k informáciám

V niektorých odvetviach sa od zamestnancov vyžaduje, aby sledovali svetové udalosti. Množstvo spravodajských stránok môže byť ohromujúce. Preto je dobrý nápad vybrať si niekoľko stránok, ktoré ponúkajú informácie najrelevantnejšie pre vás a umožniť push notifikácie. To vám pomôže vyhnúť sa preplneniu zbytočným obsahom.

Výskum

Často je potrebné vykonať výskum. Ako viete – môžete na to stráviť hodiny. Preto stojí za to siahnuť po virtuálnom asistentovi, ako sú Google Alerts, ktorý nás upozorní na dôležité veci, monitoruje rôzne zmeny a automaticky nám posiela informácie do našej e-mailovej schránky.

Rutinné úlohy – zhrnutie

Samozrejme, príklady zjednodušení a automatizácie sa dajú množiť. Siahnuť po užitočných nástrojoch a sústrediť sa na významnejšie úlohy nám určite pomôže dosiahnuť naše ciele rýchlejšie.

Prečítajte si tiež: Prečo potrebujete aplikáciu na blokovanie času? Top 8 aplikácií v roku 2021!

Ak chcete zostať v kontakte, pridajte sa k našej Facebook komunite!