Ako začať pracovať s virtuálnym asistentom? Užitečné tipy

Každý podnikateľ, ktorý chce časom rozvíjať svoje podnikanie, sa dostane do fázy, keď potrebuje podporu. Avšak nie vždy je počet úloh dostatočne veľký na to, aby zamestnal externého pracovníka. V takýchto prípadoch je ideálnym riešením využiť služby virtuálneho asistenta. Dnes sa zameriame na virtuálnych asistentov, ich úlohu v podnikaní, ich zručnosti a spôsoby, ako ich nájsť. Ak ste nikdy nepracovali s jedným, tento článok vám určite pomôže pri výbere ideálneho vzdialeného pracovníka.

Virtuálny asistent – obsah:

1. Kto je virtuálny asistent?
2. Čo robí virtuálny asistent?
3. Ako nájsť virtuálneho asistenta?
4. Ako overiť zručnosti virtuálneho asistenta?
5. Aký je najlepší spôsob spolupráce s virtuálnym asistentom?
6. Zhrnutie

Kto je virtuálny asistent?

Virtuálny asistent je vzdialený pracovník, ktorý vykonáva pridelené úlohy z akéhokoľvek miesta na svete pomocou počítača a internetu. Je to osoba, ktorá nahrádza štandardného kancelárskeho pracovníka. Táto osoba sa môže zaoberať záležitosťami priamo súvisiacimi s prevádzkovaním firmy z administratívy, t.j. vystavovaním faktúr, kontaktom s veľkoobchodníkmi alebo starostlivosťou o webovú stránku, ale nielen to. Katalóg služieb, ktoré ponúkajú virtuálni asistenti, sa neustále rozširuje a toto povolanie sa stáva čoraz populárnejším.

Čo robí virtuálny asistent?

Šírka kompetencií virtuálnych asistentov a následne katalóg služieb, ktoré ponúkajú, je mimoriadne rozmanitá. Napriek tomu má každý z nich svoju špecializáciu, v ktorej sa cíti najpohodlnejšie. Niekedy je to veľmi komplexné a týka sa celého katalógu úloh, alebo sa to týka jednej konkrétnej zručnosti. Preto, keď hľadáte virtuálneho asistenta, kľúčovým krokom je špecifikovať úlohy, ktoré chcete vykonať.

Mnohí virtuálni asistenti začínajú s jednoduchou kancelárskou prácou, ale s časom sa podrobujú ďalšiemu školeniu a rozširujú svoje kompetencie. Nakoniec klient získa jedného zamestnanca, ktorý vykonáva celú škálu úloh. Je to pohodlnejšie, keď je za celý projekt zodpovedná jedna osoba. Ako z hľadiska konzistencie, tak aj kontroly výsledkov.

Pre jednoduché porovnanie je nižšie uvedený zoznam vzorových úloh, ktoré môže VA vykonávať:

Typické administratívne úlohy

To sú úlohy, ktoré vykonáva aj tradičný kancelársky asistent. Môže to zahŕňať starostlivosť o kalendár, plánovanie schôdzok alebo spracovanie e-mailov. Virtuálni asistenti zaoberajúci sa administratívnymi záležitosťami môžu byť tiež zodpovední za vystavovanie faktúr alebo zadávanie objednávok u výrobcov. Takýto asistent vám tiež pripraví šablóny dokumentov alebo vykoná počiatočný nábor zamestnanca. Jednoducho povedané – podporia vás vo všetkých administratívnych a kancelárskych záležitostiach súvisiacich s prevádzkovaním vášho podnikania.

Podpora online podnikania

Táto kategória môže zahŕňať veľa. Virtuálny asistent, ktorý sa špecializuje na technické otázky, môže byť zodpovedný za vytvorenie vstupnej stránky pre nový online kurz alebo nastavenie online obchodu. Niektorí asistenti sa špecializujú na konkrétne programy, ako je úprava alebo strih videa.

Propagácia a marketingové aktivity

Tento katalóg zahŕňa všetky aktivity, ktoré majú za cieľ rozvíjať značku. To zahŕňa tvorbu propagačných materiálov, t.j. obsahu, grafiky alebo videa, ale aj komplexnú podporu pre sociálne médiá alebo webovú stránku. Virtuálny asistent sa môže tiež špecializovať na vytváranie reklamných kampaní na danej platforme alebo na tvorbu obsahu.

Samozrejme, vyššie uvedený zoznam nie je úplný a nezahŕňa všetky úlohy, ktoré môžete delegovať asistentovi. Tento rozpis tiež neznamená, že jedna osoba nemôže súčasne spravovať sociálne médiá a kontrolovať e-maily. Často zistíte, že jeden virtuálny asistent nahradí zamestnancov v niekoľkých oddeleniach. Táto flexibilita je jednou z najväčších výhod tohto povolania a dôvodom, prečo čoraz viac podnikateľov spolupracuje s virtuálnym asistentom.

Aj keď je virtuálny asistent výlučne spojený s prácou na diaľku, nie vždy to tak je. V niektorých prípadoch hľadajú zamestnávatelia niekoho, kto môže pomôcť aj s úlohami na mieste, ako je návšteva kancelárie alebo zasielanie dokumentov na pošte.

Ako nájsť virtuálneho asistenta?

Toto povolanie sa stáva čoraz populárnejším, ale stále nie mnohí podnikatelia vedia o možnosti vzdialenej spolupráce. Aj keď o tom niečo počuli, nemajú predstavu, kde a ako ich nájsť. Existuje niekoľko spôsobov, ako začať spoluprácu.

Webové stránky

Veľa virtuálnych asistentov má svoje digitálne vizitky vo forme webových stránok. Na nich prezentujú svoje portfóliá, zručnosti a spätnú väzbu od klientov, s ktorými pracovali. Avšak stojí za to pamätať, že najlepšie hodnotené stránky sa vždy objavujú v prvých výsledkoch vyhľadávania.

Sociálne médiá

Keďže ide o prácu na diaľku, nábor sa tiež vykonáva na diaľku. Pripojenie sa k jednej z Facebook skupín je jednou z najefektívnejších metód. Stačí pridať príspevok s pracovnou ponukou a popisom úloh a v odpovedi určite dostanete niekoľko alebo desiatky zaujímavých ponúk. Takéto skupiny zhromažďujú virtuálnych asistentov, takže si môžete byť istí, že vaša ponuka sa dostane priamo k kompetentným ľuďom. Môžete tiež pridať inzerát na jednej z obchodných skupín súvisiacich s profilom vášho podnikania. Vďaka tomu máte lepšiu šancu nájsť osobu, ktorá má skúsenosti alebo záujmy súvisiace s vaším odvetvím.

Agentúry virtuálnych asistentov

Niekedy agentúry spolupracujú s virtuálnymi asistentmi. Toto riešenie má svoje výhody a nevýhody. Najväčšou výhodou je, že osoba zodpovedná za agentúru sa stará o výber najlepšieho zamestnanca. Je len na vás, aby ste prišli s zoznamom konkrétnych povinností, ktoré chcete outsourcovať. Osoba zodpovedná za agentúru presne vie, s kým pracuje a komu stojí za to zveriť konkrétny typ úlohy. Okrem toho všetci asistenti prešli náborovým procesom, takže museli preukázať svoje zručnosti.

V týchto prípadoch podpisujete zmluvu s agentúrou a nie s konkrétnym asistentom, čo je v niektorých situáciách tiež plus. Po prvé, vaša zodpovednosť nebude kontrolovať prácu. Dôležitý je pre vás výsledok a zvyšok sa postará agentúra. Hlavnou nevýhodou je však cena, ktorá je vyššia ako v prípade priamej spolupráce. Napriek tomu, ak rozpočet nie je problém, choďte do toho.

Webové stránky pre freelancerov

Čoraz populárnejšou formou hľadania rôznych typov špecialistov je pridávanie inzerátov na stránkach spájajúcich freelancerov, ako je Upwork. Stačí pridať ponuku a popísať konkrétnu pozíciu a po chvíli dostanete množstvo odpovedí z celého sveta.

Odporúčania sú tiež dobrým spôsobom, ako nájsť virtuálnu podporu. Je dobrý nápad opýtať sa priateľov, ktorí pracujú v podobných odvetviach alebo vedú svoje podnikanie, či využili tento typ riešenia. Virtuálni asistenti často pracujú s niekoľkými podnikateľmi súčasne a nábor na základe odporúčania je jedným z najlepších spôsobov, ako nájsť ideálneho zamestnanca.

Ako overiť zručnosti virtuálneho asistenta?

Známou formou počiatočného overenia zručností je pripraviť náborový dotazník. Toto je dobrý spôsob, ako vybrať najlepších kandidátov už v počiatočnej fáze a zároveň oveľa lepšia metóda na spoznanie kandidáta.

Správne vybrané otázky odhalia oveľa viac ako životopis alebo motivačný list. Zaujímavým doplnkom k náborovému dotazníku môžu byť situácie, v ktorých môžete opísať vzorové situácie, v ktorých sa firma ocitla s požiadavkou na vyriešenie problému. Takéto odpovede nám umožňujú posúdiť, či osoba myslí podobnými vzorcami a aké hodnoty ju vedú. Niekedy je dotazník sprevádzaný aj krátkou náborovou úlohou, ktorá spočíva v príprave grafiky v konkrétnom programe alebo napísaní krátkeho textu.

Okrem základného overenia zručností majú takéto prieskumy ďalšiu výhodu. Vyžaduje si to trochu ochoty a angažovanosti na odpovedanie, takže máte väčšiu dôveru, že osoba, ktorá posiela svoju ponuku, má záujem o spoluprácu s vami a je si istá svojimi zručnosťami.

Po počiatočnej analýze ponúk, ktoré vám boli zaslané, musíte vybrať niekoľko najlepších kandidátov. Video pohovor uskutočnený online s každým z nich vám pomôže urobiť konečný výber. Existuje mnoho platforiem, ktoré slúžia tomuto účelu, ako Google Meet alebo Zoom.

Aký je najlepší spôsob spolupráce s virtuálnym asistentom?

Na to je jedna odpoveď: závisí to.

Pok pokiaľ ide o typ zmluvy, najčastejšie ide o B2B, pretože virtuálni asistenti vedú svoje podnikanie alebo spolupracujú s podnikateľskými inkubátormi alebo inými typmi spoločností, ktoré im umožňujú fakturovať za ich prácu. V niektorých prípadoch však podnikatelia uprednostňujú podpisovanie štandardnej zmluvy o občianskom práve. Rovnako stojí za to pamätať na dodatočné dokumenty, ktoré by mali byť podpísané, ak to spolupráca vyžaduje, ako je dohoda o mlčanlivosti.

Spolupráca s virtuálnym asistentom môže byť dlhodobá alebo môže ísť o konkrétnu úlohu, napr. vykonávanie výskumu pre konkrétnu objednávku alebo zavádzanie produktov na webovú stránku.

Pokiaľ ide o fakturáciu, situácia už nie je taká jednoduchá. Existuje niekoľko dostupných možností. Niektorí virtuálni asistenti majú hodinové balíčky, ktoré si podnikateľ môže zakúpiť. Balík môže obsahovať 10 alebo dokonca 40 hodín práce. Väčšinou platí na 30 dní a podnikateľ musí na začiatku mesiaca rozhodnúť o veľkosti balíka.

Takáto metóda funguje najlepšie, keď je rozsah spolupráce s virtuálnym asistentom veľký, ale nepravidelný, napr. podnikateľ potrebuje podporu v zákazníckom servise, ale komunita je taká malá, že ide o úlohu len na hodinu denne, a úlohy virtuálneho asistenta zahŕňajú aj vytváranie príspevkov na sociálnych médiách. Vďaka tomu si môže voľne rozdeľovať svoj čas na konkrétne úlohy a klient platí len za skutočne odpracované hodiny.

V prípade, že je spolupráca založená na konkrétnej úlohe, lepšou formou vyrovnania môže byť vyrovnanie za vytvorenú prácu. Na začiatku spolupráce sa dohodnete na konečnej sume, napr. za prípravu reklamného katalógu alebo zostavenie ebooku. V tomto prípade nie je dôležité, koľko času váš asistent strávi jeho prípravou. Dôležitý je výsledok – hotový produkt.

Zhrnutie

Práca s virtuálnym asistentom je šancou nájsť zamestnanca bez dlhodobého záväzku. Je to skvelé pre rastúce podniky alebo spoločnosti, ktoré potrebujú podporu len sezónne. Finančný aspekt je tiež obrovskou výhodou. Podnikateľ nesie náklady len vtedy, keď ich potrebuje. Platí za skutočne odpracovaný čas, nie za sedenie v kancelárii alebo prestávku na kávu.

Výhody virtuálnej asistencie zahŕňajú aj univerzálnosť. Na jednej strane môže podnikateľ požiadať o podporu v jednoduchých veciach, ktoré mu každý deň zaberajú veľa času, a získať priestor na kreatívnu prácu a rozvoj. Na druhej strane môže počítať s pomocou pri otázkach, ktoré presahujú jeho kompetenciu, ako je technická podpora pre programy. Napokon, majiteľ firmy nemusí vedieť všetko.

To je všetko, čo potrebujete vedieť o práci s virtuálnym asistentom. Prečítajte si tiež: 11 dôvodov, prečo si najať virtuálneho asistenta do vášho podnikania

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.