Čo je analýza práce? 7 najlepších techník na vykonanie analýzy práce v oblasti riadenia ľudských zdrojov

Čo je analýza práce? Už ste niekedy počuli tento pojem, viete, čo musíte urobiť na analýzu pozície zamestnanca? Ak neviete o analýze práce – je to celkom dobrý čas na dohnanie – prečítajte si článok a zistite viac o definícii analýzy práce a najznámejších technikách používaných na hodnotenie práce.

Čo je analýza práce? – obsah:

1. Čo je analýza práce?
2. Analýza pracovnej pozície
3. Techniky analýzy práce
4. Analýza zručností
5. Analýza kompetencií
6. Zhrnutie

Čo je analýza práce?

Analýza práce je proces hodnotenia, ktorý zahŕňa úlohu a kompetencie potrebné pre konkrétnu prácu. Je to jedna z najdôležitejších metód riadenia ľudských zdrojov v akejkoľvek organizácii. Cieľ analýzy má niekoľko aspektov a cieľov: popis pracovnej pozície, plánovanie kariérneho rozvoja, organizácia pracoviska, výber a nábor, hodnotenie pracovných pozícií a príprava platovej štruktúry v spoločnosti.

Analýza práce zahŕňa systematické zhromažďovanie informácií súvisiacich s danou pracovnou pozíciou, so zameraním na výhody, ktoré vyplývajú z takejto pozície v spoločnosti. Okrem toho analýza práce sústreďuje na potrebné zručnosti a vedomosti, ktoré sú potrebné pre osobu pracujúcu na tejto pracovnej pozícii.

Analýza pracovnej pozície

Analýza pracovnej pozície by mala poskytnúť informácie v súvislosti s podrobnými otázkami, ako sú:

• Na čo je pracovná pozícia?
• Aký je rozsah povinností?
• Za čo je zamestnanec zodpovedný?
• Aká je úroveň efektivity prebiehajúcich aktivít?
• Aká je štruktúra reportovacích línií?
• Aké sú motivujúce faktory?
• Aké sú pracovné podmienky, vybavenie pracoviska a ergonómia?

Analýza pracovnej pozície je prax, ktorá sa snaží zhromaždiť konkrétne informácie. Prvým krokom analýzy je použitie dokumentácie spoločnosti na zistenie viac o podnikaní, jeho cieľoch, postupoch a organizačnej štruktúre.

V nasledujúcom kroku sa podrobne skúma pracovná pozícia, povinnosti, prebiehajúce aktivity a všeobecný cieľ pozície. V tejto fáze je užitočné mať rozhovor s manažérom oddelenia alebo sekcie a zamestnancami. Je prospešné požiadať zamestnancov, aby viedli denník prebiehajúcich aktivít na týždeň alebo dva. Pozorovanie pracoviska je užitočné, rovnako ako sledovanie práce počas dňa.

Techniky analýzy práce

Existuje mnoho techník analýzy práce, ktoré pomáhajú rýchlo a efektívne zhromažďovať údaje.

• Rozhovor – zvyčajne sa uskutočňuje so zamestnancami. Všetky zhromaždené údaje musia byť overené s manažérom alebo vedúcim tímu. Najdôležitejšie otázky sú: úroveň nezávislosti, typické problémy, úroveň obtiažnosti, potrebná kvalifikácia, potrebné zručnosti. Výhody: flexibilita, jednoduchosť. Nevýhody: časovo náročné, pracná analýza informácií.

• Dotazníky – vyplnené zamestnancami, overené manažérom alebo vedúcim tímu. Tu je kľúčové znenie dotazníka, ktoré musí obsahovať jednoduché, transparentné, zrozumiteľné otázky. Výhody: užitočné na analýzu mnohých pracovných pozícií, šetrí veľa času. Nevýhody: príprava dotazníka je časovo náročná, presnosť výsledkov závisí od kvality dotazníka a interpretačných schopností respondentov.

• Kontrolný zoznam – v tejto metóde sa používa špecifický typ dotazníka. Dotazník je silne štruktúrovaný a obsahuje iba také otázky, ktoré vyžadujú, aby respondent označil buď „áno“ alebo „nie“. Respondenti môžu iba skontrolovať alebo ohodnotiť vlastnosť práce. Kontrolný zoznam môže byť založený na dlhom zozname otázok-úloh, ktoré musia zamestnanci označiť iba tie, ktoré súvisia s ich prácou. Výhody: jednoduchosť, dobré pre mnoho rôznych pracovných pozícií. Nevýhody: príprava kontrolného zoznamu je časovo náročná, nie je vhodná pre malé skupiny účastníkov.

• Pozorovanie – vyžaduje neustálu prítomnosť počas práce, keď sa zhromažďujú úplné informácie o práci: trvanie úloh, metódy, postupy – to všetko sa dá monitorovať počas pozorovania. Výhody: užitočné pre kľúčové pozície, objektivita. Nevýhody: veľmi časovo náročné, nie je vhodné pre všetky pozície, ktoré zahŕňajú mentálne aktivity, ktoré nie sú pozorovateľné.

• Sebapopis – písomný popis pracovnej pozície a všetkých úloh vykonaných zamestnancom. Výhody: žiadna prípravná fáza, rozsiahly porovnávací materiál. Nevýhody: ťažkosti pri písaní popisu, subjektivita, potreba poskytnúť školenie alebo poskytnúť pokyny pred úlohou.

• Deníky a správy – vedené na dennej báze, popisujúce typický deň, hodinu po hodine. Takéto denníky môžu byť pripravené po každom pracovnom dni. Deníky sú obzvlášť užitočné pre manažérske pozície. Výhody: žiadna prípravná fáza, rozsiahly porovnávací materiál. Nevýhody: ťažkosti pri písaní popisu, subjektivita, potreba poskytnúť školenie alebo poskytnúť pokyny pred úlohou.

• Hierarchická analýza úloh – rozdeľuje povinnosti do hierarchických súborov úloh a podúloh. Táto metóda zobrazuje všetky úlohy jasným a transparentným spôsobom, popisuje štandardy operácie a pracovné podmienky. Zvyčajne sa používa pre modré golierové pozície. Výhody: podrobná analýza cieľov s jasnou cestou k ich dosiahnutiu. Nevýhody: časovo náročné, vyžaduje vysoké kompetencie analytika.

Analýza zručností

Ďalšou fázou analýzy práce je skúmanie zručností potrebných pre danú pracovnú pozíciu. Hlavným cieľom takého vyšetrovania sú informácie o zručnostiach, ktoré sú potrebné na dosiahnutie určitej úrovne efektivity. Pozícia sa analyzuje hlavne z hľadiska zručností a schopností, ktoré sú pre pozíciu požadované. Analýza zručností sa využíva hlavne pre kancelárske a manuálne práce s použitím techník, ako sú:

• Rozdelenie práce – analýza pozície vykonaná rozdelením všetkých úloh, procesov a povinností.
• Analýza manuálnych zručností – pozorovanie skúsených pracovníkov počas ich práce, podrobný popis pohybov a polôh tela.
• Analýza úloh – cieľom analýzy je nájsť možné ťažkosti a navrhnúť súvisiace techniky školenia.
• Analýza chýb – analýza typických chýb, ktoré sa vyskytujú v súvislosti s danou pozíciou, najmä tých, ktoré vedú k finančným dôsledkom.
• Analýza učebných schopností – hodnotenie učebných schopností, ktoré pomáhajú dosiahnuť uspokojivé výsledky.

Analýza kompetencií

Analýza kompetencií sa týka behaviorálnych a funkčných schopností zamestnanca. Analýza sa zameriava na kompetencie potrebné pre danú pracovnú pozíciu. Existuje niekoľko techník používaných na analýzu kompetencií:

• Rada od odborníka – veľmi široká a nie veľmi efektívna technika, ktorá zahŕňa hľadanie rady od skúseného jednotlivca, ktorý je požiadaný, aby zostavil zoznam kompetencií.
• Štruktúrovaný rozhovor – rozhovor vedený s mnohými zamestnancami je založený na zozname kompetencií a umožňuje podrobné posúdenie pozitívnych a negatívnych ukazovateľov správania, ktoré ovplyvňujú efektivitu práce.
• Workshop – workshopy vedú jednotlivci, ktorí majú odborné znalosti a pracovné skúsenosti. Kľúčové kompetencie organizácie sú hodnotené touto technikou.
• Funkčná analýza – je popisom hlavného cieľa pozície s definíciou jej strategickej funkcie.
• Kritická analýza udalostí – analýza kompetencií založená na skutočných, prebiehajúcich kritických udalostiach.

Analýza práce – zhrnutie

Efektívne riadenie ľudských zdrojov v organizácii vyžaduje pravidelné vykonávanie analýzy práce. Výsledky analýzy sú východiskovým bodom pre realizáciu mnohých cieľov. Analýzy umožňujú prípravu popisov pracovných pozícií, hodnotenie pracovných pozícií a nastavenie platovej štruktúry v spoločnosti. Analýza práce je neoceniteľným nástrojom pre motiváciu, hodnotenie a odmeňovanie zamestnancov. Získané výsledky môžu naznačovať smer budúceho rozvoja a ukázať možné spôsoby efektívneho využitia ľudských zdrojov. Manažérsky tím môže tieto informácie využiť na dosiahnutie cieľov organizácie.

Práve ste si prečítali o analýze práce. Pozrite si 5 najpopulárnejších typov crowdfunding

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagram, YouTube.