Čo je systém 5S? Ako môže táto metóda zmeniť atmosféru na pracovisku?

Systém 5S umožňuje udržiavať poriadok a organizovať pracovné priestory pre väčšiu efektivitu. Najčastejšie sa používa vo výrobných zariadeniach, kde zamestnanci používajú množstvo nástrojov. Metóda je veľmi univerzálna a môže byť úspešne použitá rôznymi odvetviami a sektormi, dokonca aj v kanceláriách a poskytovateľoch služieb. Hlavným cieľom štíhlej metódy 5S je prevencia odpadu. Odpad znamená rôzne veci na rôznych pracoviskách, ale účinok zníženia odpadu by mal byť rovnaký. Metóda systému 5S zvyšuje efektivitu zamestnancov a prináša lepšie pracovné výsledky. Metóda 5S je priamo spojená so štíhlym manažmentom a je vnímaná ako jedna z kľúčových metód používaných na správnu organizáciu pracovného prostredia.

Čo je systém 5S? – obsah:

1. Čo znamená skratka 5S?
2. Zoradiť
3. Upraviť
4. Lesk
5. Štandardizovať
6. Udržiavať
7. Výhody systému 5S

Čo znamená skratka 5S?

Systém 5S sa v Japonsku používal desaťročia, ale popularitu získal na začiatku 80. rokov 20. storočia. Rozšíril ho Takashi Osada. Názov systému pochádza z piatich aktivít, ktoré vytvárajú efektívne pracovisko, keď sú vykonávané po sebe. Pôvodný názov systému bol vytvorený v japončine a neskôr preložený do angličtiny. Má nasledujúce prvky:

• Seiri – zoradiť
• Seiton – upraviť
• Seiso – lesk
• Seiketsu – štandardizovať
• Shitsuke – udržiavať

Je veľmi dôležité vykonávať všetky kroky systému v určitom poradí. Každá fáza je priamo spojená s nasledujúcou a vytvára určitý typ procesu. Počas výberu pripravujeme priestor na usporiadanie nástrojov, odstraňujeme všetky nástroje, ktoré nie sú potrebné. Ďalším krokom je lesk – čistenie vybraného pracovného priestoru. Po všetkých troch krokoch nastáva okamih štandardizácie procesov, aby sa všetkým ukázalo, ako vykonávať všetky kroky. Ďalší krok, udržateľnosť, znamená, že celý postup musí byť opakovateľný.

Zoradiť

Prvá fáza je odstránenie všetkých nepotrebných prvkov z pracoviska. Hlavným faktorom pri výbere je užitočnosť predmetu. V niektorých prípadoch je v tejto fáze potrebné vytvoriť dodatočný priestor na dočasné uskladnenie nástrojov, ktoré nie sú klasifikované a môžu byť užitočné. Takéto nástroje musia byť označené špeciálnou nálepkou a uchovávané určitý čas. Ak po predpísanom čase nebudú tieto predmety použité, musia byť odstránené z pracovnej oblasti. Na pracovisku musia byť uchovávané iba užitočné, potrebné nástroje.

Čo robiť s nástrojmi, ktoré boli klasifikované ako zbytočné?

Niekteré z nástrojov, ktoré sú počas výberu klasifikované ako nepotrebné, musia byť odstránené z pracoviska, ale nemusia byť vyhodené. Niektoré z predmetov by mali byť uchovávané na inej lokalizácii, pričom identifikácia správneho miesta pre tieto predmety môže byť ťažká. Najlepší spôsob, ako sa s týmto problémom vysporiadať, je metóda 5 červených nálepiek. Na predmet musí byť pripevnená nálepka s informáciou o mieste, kde bol predmet nájdený. Všetky predmety s pripevnenými červenými nálepkami by mali byť uložené na jednom, predpísanom mieste, ktoré bude slúžiť ako čakacia zóna.

Čo robiť s predmetmi ponechanými v čakacej zóne?

Populárny prístup predpisuje ponechať predmet s červenou nálepkou na 30 dní v čakacej zóne. Po uplynutí tohto času, ak predmet zostane nepoužitý, môžeme predpokladať, že nie je potrebný na tomto primárnom pracovisku a je rozšíriteľný. V tomto momente je potrebné zvážiť, či môže byť predmet v budúcnosti potrebný, ak je odpoveď áno, predmet by mal byť uložený a uchovávaný v sklade. Inak by mal byť predaný, recyklovaný alebo vyhodený. Nepotrebné predmety by sa nemali uchovávať „len pre istotu“, pretože to vedie k chaosu.

Aký je prínos zoradenia?

Hlavným prínosom zoradenia je eliminácia problémov súvisiacich s nadmerným hromadením nepotrebných predmetov na pracovisku. Problémy sa zdajú byť nepodstatné, ale sú hlavným dôvodom plytvania časom a zdrojmi v spoločnostiach. Nadmerné množstvo nástrojov uchovávaných v pracovnom priestore sťažuje nájdenie potrebných nástrojov, predlžuje čas potrebný na úlohu a zvyšuje náklady pre spoločnosť.

Upraviť

Tento krok sa týka nájdenia správneho miesta pre každý predmet ponechaný v pracovnej oblasti. Najdôležitejšie je sprístupniť každý nástroj v takom množstve, aké je potrebné na daný čas. Všetky potrebné prvky by mali byť ľahko dostupné. Miesta predmetov by mali byť dobre, viditeľne označené. Vďaka tomu aj osoba, ktorá normálne nepracuje v tejto konkrétnej pracovnej oblasti, bude schopná ľahko upratať priestor. Jasnosť by mala byť hlavným pravidlom pri organizovaní rozmiestnenia miest nástrojov.

Aby sa dosiahla úplná jasnosť, používajú sa rôzne typy vizuálnych označení. Tieto označenia umožňujú rýchlu identifikáciu miesta, kde je predmet uložený. V súlade s typom spoločnosti môžu byť označenia, polia, farby alebo symboly. Čím jednoduchší je systém, tým lepšie. Vo výrobných zariadeniach sa často používajú tabuľky odtieňov. Táto metóda si vyžaduje vytvorenie viditeľných stôp nástrojov na špeciálnom stole. Vďaka tejto metóde vrátenie vecí späť nezaberie veľa času a môže sa vykonať reflexívne.

Aké sú výhody usporiadania vecí?

Usporiadanie predmetov pomáha rýchlej eliminácii odpadu v spoločnosti. Existuje mnoho typov odpadu, ako napríklad:

• Nezbytočné pohyby potrebné pri hľadaní nástrojov
• Chýbajúca bezpečnosť a ochrana zdravia spôsobená chaosom na pracovisku
• Chyby a omyly

Lesk

Po vyčistení priestoru od nepotrebných prvkov a nájdení správnych miest na uskladnenie nastáva čas na lesk priestoru. V treťom kroku sa snažíme nastaviť štandard pre čistenie nového pracovného priestoru. V tejto fáze je potrebné priradiť čistiacu oblasť k danému pracovisku. Lesk pracovnej oblasti sa stane súčasťou každodenných povinností zamestnanca na danom mieste. Odteraz bude lesk pracovnej oblasti vykonávať priamo tento pridelený zamestnanec.

Fáza lesku umožňuje skontrolovať či boli všetky predchádzajúce kroky vykonané správne. V prístupe 5S lesk znamená udržiavanie čistoty, nie čistenie od nuly. Problémy s čistotou by sa mali preskúmať, aby sa zistilo, čo môže byť ich príčinou – zamestnanec alebo zlé zavedenie prístupu 5S.

Prečo by si mal každý zamestnanec osobne čistiť svoje pracovisko?

Priradenie čistiacej oblasti každému zamestnancovi má hlbší význam. Každodenné čistenie pracoviska nám umožňuje lepšie ho spoznať. Počas čistenia je možné objaviť problémy s vybavením a nástrojmi. To dáva nádej na rýchlejšiu opravu.

Aby sme povzbudili zamestnancov, aby sa starali o svoje pracovisko, môžeme im dať nové nástroje. O nové veci sa staráme ochotnejšie, navyše takýto krok pomáha vytvárať pocit vlastníctva miesta.

Štandardizovať

Štandardizácia spája všetky kroky metódy 5S do stabilného procesu. Počas kroku štandardizácie musí byť celá činnosť podrobne opísaná a prispôsobená určitým štandardom. V tomto kroku musia byť vytvorené jasné a transparentné pokyny, ktoré by mali pomôcť vykonávať všetky úlohy s veľkým detailom. Pokyn by mal obsahovať aj rozsah povinností každého zamestnanca. Vďaka dobre napísaným pokynom by mal byť zamestnanec schopný prevziať pracovisko a nájsť si svoju cestu.

Udržiavať

Prechod všetkými krokmi prináša zamestnancom veľké uspokojenie. Účinky sú jasne a rýchlo viditeľné, pretože miesto je čisté a usporiadané. Bez sebadisciplíny sa môžu opäť objaviť niektoré zlé návyky. Tento prvok je obzvlášť dôležitý, pretože rozvoj nových, dobrých návykov si vyžaduje čas. V tomto momente je obzvlášť dôležité, aby si zamestnanci uvedomili, že systém 5S nie je jednorazová akcia, ale metóda, ktorá má zmysel iba vnímaná ako proces.

Nástroje na podporu sebadisciplíny

Posledná fáza procesu je najťažšie dosiahnuteľná, pretože predpisuje zmenu v organizačnej kultúre spoločnosti. Každý zamestnanec sa musí tiež zmeniť. Je obzvlášť dôležité používať podporné nástroje na zvýšenie a posilnenie disciplíny. Najčastejšie používaným nástrojom je audit pracoviska. Pravidelne vykonávaný audit umožňuje rýchlo nájsť nezrovnalosti a problémy. Všetky nezrovnalosti môžu byť rýchlo odstránené.

Na podporu sebadisciplíny sa používajú aj iné metódy:

• Vizuálne zobrazenie pracovných staníc, ktoré ukazujú priestor pred a po zavedení systému 5S
• Návšteva iných oddelení na porovnanie
• Podpora zo strany manažérskeho personálu
• Hodnotenie produktivity, výsledková tabuľka

Systém 5S je proces, preto po poslednom kroku by sme sa mali opäť vrátiť k prvému. Musíme si pamätať, že pravidlá a predpisy, raz stanovené, sa môžu časom zmeniť. Neustály rozvoj a neustále zlepšovanie sú základom štíhleho manažmentu.

Výhody systému 5S

Určite každá spoločnosť získa rôzne výhody z implementácie systému 5S. Rovnako sú dôvody na zavedenie systému 5S rôzne pre každú organizáciu. Ale niektoré výhody sú všade rovnaké a to sú:

• lepšia organizácia pracovných priestorov
• lepšie využitie času zamestnancami
• zvýšenie bezpečnostných štandardov
• lepšia identifikácia zamestnancov v rámci spoločnosti
• zvýšenie kvality produktov (služieb)
• zníženie odpadu
• podpora kreativity zamestnancov

Zhrnutie

5S je nástroj, ktorý prináša mnoho výhod nielen pre spoločnosť, ale aj pre zamestnanca. Táto metóda umožňuje zvýšiť stabilitu práce a mení atmosféru na pracovisku. Zamestnanci sa môžu sústrediť na svoje povinnosti namiesto starania sa o organizačné problémy, ktoré bránia ich úsiliu. Systém 5S môže byť vnímaný ako skvelá príležitosť pre spoločnosť zlepšiť procesy bez použitia mnohých zdrojov. Najdôležitejšia je motivácia a angažovanosť všetkých zamestnancov.

Skontrolujte naše najlepšie tipy na riadenie času.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.