Najlepšie tipy na riadenie času

Stály nedostatok času a prepracovanosť platí pre freelancerov aj firmy. To ovplyvňuje nielen produktivitu a motiváciu, ale aj zdravie. Našťastie existuje niekoľko spôsobov, ako sa z toho dostať. V dnešnom článku objavíte, čo znižuje produktivitu v akomkoľvek podnikaní. Taktiež sa naučíte niekoľko efektívnych metód riadenia času a oboznámite sa s užitočnými nástrojmi a aplikáciami na zefektívnenie pracovného toku.

Najlepšie tipy na riadenie času – obsah:

1. Čo narúša prácu?
2. Techniky riadenia času
3. Využite nástroje na riadenie práce a úloh

Čo narúša prácu?

V súčasnosti sa trávi čoraz viac času v práci. Pracovné nadčasy a hromadenie objednávok sa stali novým normálom. Poliaci a Gréci sú medzi najzamestnanejšími na svete – podľa OECD strávia takmer 2 tisíc hodín ročne v práci, čo je výrazne viac ako Nemci, ktorí pracujú o šesťsto hodín menej ročne. Bohužiaľ, tvrdá práca neznamená produktivitu. To ilustruje fakt, že Poliaci dosiahli v testovaní pracovnej efektivity o 70 % horšie výsledky ako Nemci.

Čo narúša prácu? Najprv 9 drobností, ktoré zaberajú čas a paralyzujú akékoľvek podnikanie:

1. Posielanie nekonečných e-mailov – ak ste práve poslali tretí e-mail v odpovedi, neposielajte ďalší. Ešte lepšie, zavolajte osobe alebo sa s ňou stretnite osobne,
2. Zvukové upozornenia na nové e-maily – je dobré pravidelne odpovedať, ale nie všetky sú hodné rozptýlenia od práce,
3. Používanie možnosti “odpovedať všetkým”,
4. Písanie správ, ktoré neslúžia na rozhodovanie a zlepšovanie firmy,
5. Vytváranie správ, ktoré nikto nebude čítať,
6. Presúvanie rozhodnutí na nadriadených,
7. Organizovanie nekonečných stretnutí,
8. Odkladanie priorít,
9. Plánovanie stretnutí dlhších ako 45 minút – tento čas je dostatočný. Príliš často sa zbytočne zaokrúhľuje na celú hodinu.

To je záver štúdie Matt Krzysiaka, ktorú vykonal vo svojej firme, keď sa stal prezidentom Národného motoristického klubu. K tomu pridajte zbytočnú administratívnu prácu, starostlivosť o veci, ktoré nie sú súčasťou našich pracovných povinností, osobné telefonáty, čítanie novín a vybavovanie záležitostí.

Režim home office to neuľahčuje so všetkým domácim ruchom. Sociálne siete, jedenie a pitie kávy, návštevy priateľov a odkladanie úloh na “o chvíľu”. Znie to povedome? Tieto znepokojujúce problémy môžete riešiť rozvojom jednoduchých návykov a nastavením priateľského pracovného rozvrhu.

Techniky riadenia času

1. Pomodoro metóda

Jednou z najznámejších techník, ktorá môže pomôcť, je Pomodoro metóda, odvodená od klasického kuchynského časovača v tvare paradajky. Metóda spočíva v tom, že si na kus papiera zapíšete všetky úlohy, ktoré musíte splniť, vyberiete jednu, nastavíte časovač na 25 minút a pracujete na úlohe počas celého tohto času. Musíte byť plne sústredení bez rozptýlenia Facebookom alebo textovými správami.

Ak po 25 minútach úloha nie je hotová, dajte si 5-minútovú prestávku a potom sa k nej vráťte, nastavte si hodinky na ďalších 25 minút.

Avšak po 2 hodinách takejto práce (4 Pomodoro) bude mozog potrebovať odpočinok, takže si dajte 30-minútovú prestávku, choďte na prechádzku, urobte si šálku čaju alebo si pozrite nejaký seriál. Toto je jednoduchá a efektívna metóda na zlepšenie riadenia času. Je populárna po celom svete.

2. Technika 5S

Ďalšou odporúčanou technikou je 5S, ktorá pomáha organizovať pracovisko a zvyšovať produktivitu. Taktiež znižuje prevádzkové náklady firmy a zlepšuje kvalitu vyrábaných tovarov a služieb.

5S je populárna už desaťročia medzi japonskými spoločnosťami a pozostáva z piatich princípov:

• výber – odstráňte všetky nepotrebné položky z pošty,
• segregácia – priraďte miesto pre potrebné položky; musia byť ľahko nájditeľné a odložené po použití, takže ich organizujte pomocou boxov, štítkov alebo farebných nálepiek (katalogizácia správ),
• údržba čistoty – denne si upratujte pracovný priestor, eliminujte zdroje znečistenia (mazanie SPAMu a odhlasovanie sa z nepotrebných newsletterov),
• štandardizácia – stanovte si štandardné pracovné hodiny (určte konkrétne časy, kedy odpovedáte na e-maily),
• sebadisciplína – vytvorte si návyk dodržiavať vyššie uvedené 4 kroky.

3. Scrum

Máte po ruke tabuľu a farebný papier? Spoznajte Scrum, metódu riadenia času na organizovanie práce, ktorú často používajú startupy a vývojári. Scrum je metóda, v ktorej sú projekty a úlohy napísané na kusoch papiera a pripevnené na stĺpce na tabuli. Stĺpce označujú postupné prvky procesu (napr. “naplánované”, “v priebehu”, “testované”, “urgentné na dokončenie”, “hotové”).

V prvom stĺpci vytvoríte frontu úloh, ktoré sú prioritizované. Potom vedľa každej úlohy napíšete, koľko hodín sa na ne očakáva (pomocou rôznych farieb kariet ich môžete rozdeliť do kategórií). Karty sú potom pripevnené zľava doprava, ako sa práca posúva do sekcie “hotové”.

Scrum vám umožňuje sledovať pokrok projektu, rozpoznať nové výzvy, monitorovať termíny a sledovať, koľko úloh zostáva. To je veľmi praktické ako pri organizovaní času, tak aj pri komunikácii s klientom.

4. Štvorcový systém

Metóda štvorcového systému je založená na prioritizácii pridelených úloh. Podľa tejto techniky je kus papiera rozdelený na štyri rovnaké boxy. Každý box zodpovedá štyrom kategóriám úloh:

• urgentné úlohy – dôležité (1) a nedôležité (2) – sú napísané v horných kvadrantoch,
• neurgentné úlohy – dôležité (3) a nedôležité (4) – sú umiestnené v dolných kvadrantoch.

Urgentné a neurgentné úlohy sú tie, ktoré by sa mali vybaviť čo najskôr, ale bez dodržania konkrétneho termínu (napr. telefonát). Urgentné a dôležité úlohy sú termíny, ktoré musia byť rýchlo splnené (napr. zaplatenie predplatného).

Vďaka tomuto systému vieme, ktoré úlohy treba urobiť najprv a ktoré môžu počkať. Toto je dokonalé doplnenie zoznamu aktivít, ktoré sa plánujú vykonať každý deň. Táto kombinácia umožňuje ešte efektívnejšie riadenie času.

5. 80/20

Ďalšou technikou je plnenie úloh podľa Paretovho princípu (známeho aj ako 80/20). Takmer pred sto rokmi Vilfredo Pareto pozoroval, že 80 % tovaru je v rukách iba 20 % populácie. Čoskoro sa zistilo, že tieto proporcie platia v rôznych oblastiach života. Príklady: 80 % príjmov generuje 20 % zákazníkov, 20 % služieb firiem generuje 80 % príjmov, 80 % času nosíme 20 % oblečenia, ktoré máme v skrini, a tak ďalej.

Podľa tejto metódy stačí vykonať 20 % úloh, aby sa dosiahlo 80 % výsledkov. Trik spočíva v rozlíšení, ktoré úlohy to presne sú a “pretriediť pšenicu od plev”. Samozrejme, tento princíp nie je bezchybne – pomery sa môžu líšiť 90/10, 70/30, 97/3 atď.

Paretov princíp je metóda riadenia času, ktorá vám pomáha sústrediť sa na kľúčové otázky dodržiavaním svojho plánu a vyhnúť sa zbytočnému rozprávaniu.

6. Minúta alebo dve

Posledná a najjednoduchšia technika je 2-minútové pravidlo Davida Allena. Je skvelé na prácu a každodenné úlohy. Podľa tohto princípu, ak akcia trvá maximálne 2 minúty, mala by sa vykonať okamžite. Ak to odložíte, môže sa to v budúcnosti stať obrovskou záťažou. Táto metóda je najjednoduchšia na implementáciu zo všetkých, no poskytuje najlepšie výsledky v krátkom čase.

Navyše zvyšuje úroveň spokojnosti. Splnenie niekoľkých úloh za deň, aj keď malých, je odmeňujúce a posilňuje dokončovanie ďalších.

Okrem toho sú tu dve praktické smernice, ktoré stoja za to dodržiavať:

• Nečakajte na väčší kus voľného času – odkladanie všetkého zvyčajne nie je najlepší nápad; počas prázdnin chceme odpočívať a niekedy sa objavia neohlásené situácie,
• Plánujte iba 60 % času – často preceňujeme svoje schopnosti; pri plánovaní úloh si zoznamujte priority, snažte sa predvídať neohlásené udalosti a škrtajte časové jedlá.

Využite nástroje na riadenie práce a úloh

Okrem používania techník riadenia času je tiež dobré využiť všetky nástroje na riadenie práce, ktoré boli vytvorené na optimalizáciu našich každodenných procesov.

Google Docs

Je to bezplatný nástroj Google na vytváranie, zdieľanie a úpravu súborov (textové súbory, tabuľky, prezentácie, formuláre), offline aj online. Funguje na vašom telefóne, tablete alebo počítači. Čo je viac, nástroj je kompatibilný so súbormi Word – takže si nemusíte kupovať softvér – a je integrovaný s Google Drive (15 GB).

Office Online

Bezplatná verzia Microsoft Office je pokračovaním silného online nástroja na správu, ktorý vám umožňuje vytvárať, ukladať a zdieľať dokumenty, tabuľky, prezentácie a poznámkové bloky. Office Online obsahuje Word Online, Excel Online, PowerPoint Online, OneNote Online, OneDrive (15 GB), Outlook.com poštu, kalendár a kontakty.

Dropbox

Dropbox je bezpečný systém na zdieľanie a ukladanie súborov, zálohovanie a synchronizáciu súborov medzi počítačmi. Umožňuje vám nahrávať, prezerať a sťahovať dáta ako prostredníctvom bežného prehliadača, tak aj prostredníctvom špeciálnej aplikácie nainštalovanej na vašom počítači.

ColorNote

Jednoduchá aplikácia pre Android – CollorNote vám umožňuje rýchlo a jednoducho upravovať poznámky, pripomienky, e-maily, správy, nákupné a úlohové zoznamy. Táto aplikácia vám umožňuje organizovať poznámky podľa farby, zamknúť heslá a vytvárať zálohy.

Aplikácie na riadenie času

V ruchu moderného života môže byť neuveriteľne ťažké udržať si prehľad o všetkom, čo potrebujete dokončiť. Efektívna aplikácia na sledovanie času vám nielenže pomôže získať väčšiu kontrolu nad vaším dňom, ale tiež zvýši produktivitu vášho tímu a zlepší jeho zodpovednosť.

A aké sú vaše spôsoby úspešného riadenia času? Poznáte nejaké iné zaujímavé tipy, pravidlá alebo aplikácie na riadenie času? Neváhajte si pozrieť a zdieľať komentáre.