Existuje mnoho zaujímavých a rôznorodých nástrojov na zvládanie verejných vzťahov. Jedným z nich je často podceňovaný event marketing. Ale ako sa pripraviť na podujatie? Ukážeme vám cestu k efektívnej PR stratégii podujatia.

Efektívna PR stratégia podujatia – obsah:

  1. Čo je PR?
  2. Čo je PODUJATIE?
  3. Na čo sa mám pripraviť pred podujatím? – PR stratégia podujatia
  4. Akú úlohu zohráva podujatie v PR a komunikácii?
  5. Typy podujatí
  6. Kľúčové otázky

Čo je PR?

Existuje mnoho definícií verejných vzťahov a každá z nich prináša novú verziu tohto pojmu. Stručne povedané, PR sa zameriava na formovanie sociálnych vzťahov prevádzkového subjektu s jeho prostredím. Je to súbor vedomých, plánovaných a dlhodobých akcií a aktivít, ktoré majú za cieľ prezentovať značku v tom najlepšom svetle staraním sa o dobrý obraz organizácie alebo osoby.

Čo je PODUJATIE?

V angličtine podujatie označuje príležitosť. Z teoretického hľadiska sa event marketingom zaoberajú, mimo iného, komunikačné a mediálne vedy, ekonomika a manažment, turistika a psychologické vedy týkajúce sa ľudského správania počas hromadných podujatí. V praxi event marketing funguje ako jeden z nástrojov PR marketingových stratégií. Zahŕňa neustálu organizáciu rôznych typov podujatí, ktorých cieľom je mať priamy dopad na dosiahnutie stanovených cieľov podnikmi.

Event_PR_Strategy

Na čo sa mám pripraviť pred podujatím? – PR stratégia podujatia

Pri plánovaní podujatia je dobré zohľadniť niekoľko dôležitých bodov, ktoré podporia našu prácu a umožnia nám kontrolovať rôzne situácie počas stretnutia. Tieto body zahŕňajú:

  1. Formulovanie núdzového zoznamu – kontrolný zoznam rozšírený o postupy súvisiace s riešením núdzových situácií.
  2. Príprava vyhlásenia – modelové vyhlásenie alebo tlačová správa, napísaná vopred a prezentujúca najdôležitejšie informácie a reakciu na krízu.
  3. Vytvorenie zoznamu kontaktov a médií – tento zoznam by mal obsahovať všetky informácie na kontaktovanie zástupcov médií (napr. meno, telefónne číslo, e-mailová adresa).
  4. Príslušné určenie zástupcov médií.
  5. Poskytovanie komunikácie – okrem označenia záchranného a protipožiarneho vybavenia a samostatnej miestnosti pre služby zodpovedné za zabezpečenie podujatia atď.
  6. Určenie zóny pre médiá – iný čas vstupu a samostatná zóna od ostatných účastníkov.
  7. Pripraviť kópie všetkých potrebných dokumentov.

NEZABUDNITE!

Na prípravu a organizáciu úspešného podujatia potrebujete predovšetkým zdravý rozum, podrobný program, bezpečnosť na všetkých úrovniach od kybernetického priestoru po poistné zmluvy, veľa trpezlivosti a neustále úsilie každý deň.

Akú úlohu zohráva podujatie v PR a komunikácii?

Podujatia sa môžu zamerať na rôzne konkrétne aspekty posilnenia spoločnosti, ako je imidž, charita alebo predaj. Môžu propagovať konkrétne produkty, značky, služby alebo dokonca myšlienky. Pre manažéra podujatia bude užitočné pravidlo “5W“, ktoré v prípade organizovania podujatia môže mať formu nasledujúcich otázok:

  • Čo – čo organizujeme?
  • Kto – pre koho je podujatie určené?
  • Kde – kde ho organizujeme?
  • Kedy – aký je čas a dátum podujatia?
  • Prečo – na aký účel organizujeme podujatie?
Event_pr_Strategy

Položením si týchto 5 základných otázok významne podporujeme myšlienku a realistické predpoklady o organizovanom podujatí.

Pri organizovaní podujatia nezabudnite určiť, aký rozsah marketingových aktivít zvoliť a ako nasmerovať správu:

  • ATL (Nad čiarou) – stratégia marketingových aktivít, ktoré sa realizujú v tradičných médiách (rádio, televízia, tlač, plagáty, vonkajšia reklama),
  • BTL (Pod čiarou) – marketingové aktivity zamerané na spotrebiteľov, ktoré nie sú reklamou v masových médiách.

Typy podujatí

Podujatia môžeme tiež rozdeliť do rôznych typov v závislosti od účelu a povahy:

  • Firemné a obchodné podujatia
  • Veľtrhy a výstavy
  • Rekreačné a zábavné podujatia
  • Občianske a vládne podujatia
  • Marketingové podujatia
  • Konferencie a stretnutia
  • Spoločenské podujatia
  • Športové podujatia

Podujatie je dokonalým doplnkom k viacúrovňovej PR alebo marketingovej kampani, napr. zameranej na online predaj produktu. Je to tiež dokonalá príležitosť na interakciu a priamy rozhovor so zákazníkom a médiami. Podujatia sú zamerané na komunikáciu a stretnutie so špecifickým príjemcom. Budujú vzťahy, ako aj podporujú kontakty s partnermi a zamestnancami, integrujú a spájajú.

Pozrite si Najlepšie PR kampane roku 2021.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.

Zofia Lipska

S viac ako 10-ročnými skúsenosťami v digitálnom marketingu Sophia nielenže pozná pravidlá tohto odvetvia, ale predovšetkým vie, ako ich porušiť, aby dosiahla vynikajúce a kreatívne výsledky.

View all posts →

The most important questions

  1. Záleží na type organizovanej akcie?

    Áno. Konečným určujúcim faktorom je cieľová skupina. Rôzne typy sa hodia pre rôzne ciele. Napríklad, podujatie pre čerstvo zosobášené páry z vyššej triedy z dobre situovanej predmestia by bolo iné ako podujatie pre seniorov z vidieka. Ešte lepšie, vianočná párty pre zamestnancov sa vôbec nepodobá na podujatie na uvedenie nového produktu pre celebrity a tlač, a tak ďalej.

  2. Ako zistíte, či bola udalosť účinná?

    Určením počtu účastníkov, rozdelením letákov alebo propagačných materiálov/produktov, analýzou médií (tlačové správy a mediálne pokrytie) a spätnou väzbou od účastníkov (zhromaždenou počas alebo po podujatí).