Podmienky platby faktúry

Ako majiteľ firmy si môžete sami určiť platobné podmienky. Existujú však určité pravidlá, ktoré musíte dodržiavať pri ich nastavovaní. Ak zabudnete zahrnúť platobnú podmienku na svojej faktúre, príjemca takéhoto dokumentu ju bude musieť zaplatiť v zákonnej lehote, v závislosti od krajiny, v ktorej podnikáte. Preto je najlepšie to špecifikovať. Aké sú najbežnejšie platobné podmienky? Existujú nejaké obmedzenia? Viac informácií o tom nájdete v nasledujúcom článku.

Platobné podmienky faktúry – obsah:

1. Bežné platobné podmienky
2. Prečo je dobrý nápad nastaviť platobnú podmienku na začiatku spolupráce?
3. Prečo veľké spoločnosti potrebujú dlhšie platobné podmienky?
4. Prečo dlhé platobné podmienky ovplyvňujú vaše podnikanie?
5. Ako povzbudiť svojich dodávateľov, aby rýchlo platili svoje faktúry?

Bežné platobné podmienky

Aj keď máte veľkú flexibilitu pri nastavovaní platobných podmienok pre svoje faktúry, stojí za to skontrolovať, ako to robia iní. Aké platobné lehoty sú v praxi najbežnejšie? Tu sú najpopulárnejšie:

• 7 dní,
• 14 dní,
• 30 dní,
• 60 dní,
• 90 dní.

V niektorých krajinách je zákonná platobná lehota 30 dní. To platí napríklad v Spojených štátoch, kde faktúry vystavené nezávislými pracovníkmi musia byť zaplatené do 30 dní. Podobne vo Veľkej Británii je predvolená platobná lehota 30 dní po prijatí faktúry, dodaní tovaru alebo poskytnutí služieb.

Na druhej strane, v niektorých európskych krajinách je odporúčaná platobná lehota pre asymetrické transakcie, t.j. transakcie, kde sa strany líšia veľkosťou, 60 dní. Výnimkou sú transakcie s verejnými subjektmi, ktoré by mali zaplatiť faktúru do 30 dní. Avšak nič nebráni nastaveniu kratšej platobnej lehoty, napríklad 21 alebo 14 dní. Kedy by ste mali informovať svojho dodávateľa o zvolenej platobnej podmienke?

Prečo je dobrý nápad nastaviť platobnú podmienku na začiatku spolupráce?

Musíte si pamätať, že takéto otázky ako dátumy platieb musia byť určené pri podpise zmluvy alebo prijatí objednávky. Prečo? Ak ste pred prijatím objednávky nenastavili dátum platby, váš dodávateľ bude očakávať, že dostane faktúru so zákonnou platobnou lehotou. Ak im vystavíte faktúru s kratšou lehotou, budú mať právo byť prekvapení. To sa na vás nebude dobre odrážať, najmä preto, že zaplatenie faktúry po lehote môže viesť k úrokom.

Preto je najlepšie byť jasný pri prijímaní objednávky. Bude stačiť, ak v e-mailovej korešpondencii súvisiacej s ustanovením podrobností objednávky spomeniete, že plánujete vystaviť faktúru s, napríklad, 14-dňovou lehotou na platbu. V takom prípade si váš dodávateľ bude vedomý, že od vás dostane dokument, ktorý bude musieť zaplatiť v uvedenej lehote. Týmto spôsobom vytvoríte dojem, že ste profesionál, ktorý sa stará o všetky detaily transakcie.

Prečo veľké spoločnosti potrebujú dlhšie platobné podmienky?

Ak pracujete ako nezávislý pracovník alebo vediete malú firmu, pravdepodobne nedostávate veľa faktúr. Cesta od prijatia faktúry po jej zaplatenie je pomerne krátka, najmä ak používate účtovný softvér, ktorý uľahčuje kontrolu nákladov. Môžete si ľahko skontrolovať, či ste objednali tovar a služby uvedené na faktúre. Potom stačí vykonať prevod vo vašej banke a to je všetko.

V veľkých organizáciách to vyzerá úplne inak. Faktúra musí prejsť dvoma alebo dokonca viacerými oddeleniami, kým sa nakoniec zaplatí. Prečo sa to deje? Faktúry idú do sekretariátu alebo administratívneho oddelenia, kde sú prijaté a zaregistrované. Potom sú postúpené účtovnému oddeleniu, ale to neznamená okamžité zaplatenie. V závislosti od postupov prijatých v danej korporácii môže byť potrebné skontrolovať, kto objednal tovar alebo služby, či je suma v súlade s podpísanou objednávkou a či sú platobná lehota alebo iné údaje uvedené na faktúre správne. Takéto úlohy môžu vykonávať úplne iní ľudia.

Následne je faktúra predložená na zaplatenie. Je potrebné poznamenať, že podpis osoby oprávnenej schváliť platbu je stále potrebný na spracovanie prevodu. To je časovo náročné, takže by ste to mali zohľadniť pri spolupráci s veľkými spoločnosťami. Pri určovaní optimálnej platobnej lehoty faktúry pre obe strany si však pamätajte, že prehnané extrémy môžu byť nevhodné. Musíte tiež mať na pamäti svoje vlastné potreby.

Prečo dlhé platobné podmienky ovplyvňujú vaše podnikanie?

Nastavením veľmi dlhej platobnej lehoty poskytujete úver svojmu dodávateľovi. Kým čakáte na platbu, váš klient už môže profitovať z tovaru alebo služieb, ktoré ste poskytli. Ak by vám zaplatili okamžite, mohli by ste peniaze minúť a profitovať z nich. To je obzvlášť dôležité, ak máte problémy s likviditou. V takom prípade je pre vás lepšie dohodnúť sa na kratších platobných podmienkach.

Ak fakturujete niekomu s veľmi dlhou platobnou lehotou, ako napríklad 90 dní, a v tom čase vám dôjdu peniaze, možno budete musieť vziať bankový úver. To prinesie dodatočné náklady, ktorým by ste sa mohli vyhnúť, ak by ste im vystavili faktúru s kratšou platobnou lehotou. Ak vás niekto presviedča, že dlhšia platobná lehota by nemala byť problémom, môžete sa vždy pokúsiť situáciu zvrátiť. Ako to urobiť? Môžete ponúknuť predplatenie za vaše služby výmenou za malú zľavu. To môže byť oveľa lepšie riešenie ako vziať si drahý úver.

Ako povzbudiť svojich dodávateľov, aby rýchlo platili svoje faktúry?

Ak sa platobná lehota počíta od dátumu prijatia faktúry dodávateľom, potom faktúra zaslaná elektronicky pomôže pri rýchlejšom zaplatení. V tomto prípade nemusíte čakať, kým ju poštár doručí vášmu klientovi. Okrem toho, ak príjemca vašich tovarov alebo služieb používa systém CRM, elektronická faktúra môže uľahčiť ich prácu, vďaka čomu môžete očakávať rýchlejšie zaplatenie.

Existuje niečo ďalšie, čo môžete urobiť na urýchlenie procesu? Napríklad môžete ponúknuť zľavu za rýchle zaplatenie. Samozrejme, musíte vypočítať výšku zľavy, aby ste na tom neztratili. Taktiež môžete varovať svojho dodávateľa, že ak faktúru nezaplatí včas, pripočítate úroky za oneskorené platby. Tak či onak, nastavte vzájomne výhodnú lehotu na platbu a potom sledujte, či váš klient dodržal termín. S našou bezplatnou fakturačnou aplikáciou môžete nastaviť pripomienky na nadchádzajúce platby a jedným kliknutím skontrolovať splatnú sumu a termíny splatnosti.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.