Ako implementovať systém riadenia freelancerov vo firme?

Implementácia systému správy freelancerov v spoločnosti nie je vôbec ťažká. Stačí vyhľadať v Google správny systém, prezrieť dostupné ponuky a vybrať si ten, ktorý vás najviac zaujíma. Nič jednoduchšie, len pár kliknutí. Trik však spočíva v efektívnej implementácii FMS. Ako to urobiť? Stačí sa riadiť krokmi uvedenými nižšie.

Ako implementovať systém správy freelancerov v spoločnosti? – obsah:

1. Líder na správnom mieste
2. Efektívna komunikácia s freelancermi
3. Naplánovanie nasadenia
4. Príprava tímu
5. Zavedenie vylepšení
6. Komunikácia s údržbárom systému

Líder na správnom mieste

Aby sa systém správy freelancerov dobre implementoval, spoločnosť by sa mala najprv postarať o to, aby mala na mieste, t.j. v spoločnosti, lídra/projektového manažéra. Táto osoba bude zodpovedná za sledovanie pokroku organizácie počas implementácie systému a zabezpečí aj neustály kontakt s vybraným poskytovateľom FMS.

Projektový líder alebo manažér by mal byť trvalým kontaktným bodom medzi dodávateľom a zákazníkom od implementácie systému správy freelancerov, cez zavedenie relevantných zmien, až po úplnú implementáciu systému. Toto je tiež osoba, ktorá ako prvá dostane akékoľvek novinky alebo informácie o nových funkciách neskôr.

Efektívna komunikácia s freelancermi

Efektívna komunikácia je nevyhnutná nielen v osobnom živote, ale aj v profesionálnom živote. V našom prípade hlavne s freelancermi. Ako pravidlo, pri zavádzaní zmien súvisiacich s novými technológiami, sa objavuje veľa nových informácií naraz, čo vytvára komunikačný šum. Okrem toho sú freelanceri ľudia, ktorí pracujú väčšinou na diaľku a nie sú v neustálom kontakte s tým, čo sa deje priamo v spoločnosti.

Preto je veľmi dôležitou súčasťou implementácie systému správy freelancerov v spoločnosti informovať freelancerov vopred o nadchádzajúcich zmenách, ako aj o podrobnostiach súvisiacich so zavedením nového systému. Mali by ste zahrnúť, ako si majú udržiavať a spravovať svoje profily, aby ste organizácii ušetrili čas na vysvetľovanie každého problému osobitne.

Naplánovanie nasadenia

Systém správy freelancerov môžete v spoločnosti nastaviť veľmi rýchlo. Avšak bez riadnej organizácie času nasadenia sa môžete stretnúť s niekoľkými prekážkami, ako je zbytočné vracanie sa k predchádzajúcim fázam nasadenia kvôli neustále sa objavujúcim nevyriešeným problémom. Plánovaním času nasadenia vopred môžete zabrániť frustrácii medzi ľuďmi zapojenými do projektu.

S pomocou konzultanta dodávateľa FMS môžete usporiadať pracovný harmonogram tak, aby zodpovedal schopnostiam organizácie a jej zamestnancov. Je dobré zdokumentovať každú fázu harmonogramu a sprístupniť ju ľuďom zapojeným do implementácie systému, aby vedeli, v akej fáze sa nachádzajú.

Príprava tímu

Počas úvodných diskusií s dodávateľom FMS sa uistite, že ľudia, ktorí budú systém používať, sú si vedomí prichádzajúcich zmien a sú im oddaní. Okrem toho, v prvých fázach implementácie systému správy freelancerov v spoločnosti, by bolo vhodné uskutočniť školenie pre nových zamestnancov medzi projektovým dozorom na strane dodávateľa systému a všetkými osobami zapojenými na strane prijímajúcej spoločnosti. Takéto školenie by malo pripraviť každého, kto bude mať kontakt s novým systémom, aby vedel, ako ho používať a, predovšetkým, ako na ňom efektívne pracovať.

Zavedenie vylepšení

Po dokončení implementácie by sa mala prevádzka systému neustále monitorovať a zbierať spätná väzba od jeho používateľov. Ako tých, ktorí pracujú na mieste v organizácii, tak aj tých, ktorí pracujú na diaľku. Takéto akcie sú zamerané na vykonávanie priebežných opráv alebo vylepšení systému s cieľom maximalizovať jeho schopnosti. Zohľadňujúc plány na budúcnosť ich spoločnosti, môžu používatelia FMS tiež predkladať nápady na rozšírenie prevádzky systému. Týmto spôsobom je to ešte efektívnejšie a môžete prekročiť rámec oddelenia alebo projektu, ktorý sa v súčasnosti realizuje prostredníctvom neho v organizácii.

Komunikácia s údržbárom systému

Každý dobrý poskytovateľ systému správy freelancerov by mal delegovať vyhradeného údržbára systému, ktorý pomôže prijímajúcej spoločnosti. Údržbár systému by nemal pôsobiť len počas implementácie FMS v organizácii zákazníka, ale mal by byť k dispozícii aj neskôr počas jeho prevádzky. To poskytuje zákazníkovi FMS nepretržitú pomoc v prípade akýchkoľvek neočakávaných situácií. Táto osoba tiež pôsobí ako neustály spojovací článok medzi dodávateľom a zákazníkom, zabezpečujúc, že akákoľvek spätná väzba je zhromaždená a odovzdaná vývojárom.

Týmto spôsobom môžete vykonávať všetky opravy alebo vylepšenia FMS priebežne. Môže sa ukázať, že údržbár nie je po implementácii systému vôbec potrebný, ale je dobré uznať, že existuje vyhradená osoba, na ktorú sa môžete obrátiť v neskorších fázach prevádzky so systémom správy freelancerov.

Prečítajte si tiež: Kľúčové prvky systému správy freelancerov

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.