Ako zvýšiť svoju produktivitu pomocou Kanban metódy?

Pochádzajúci z výrobného priemyslu, metóda Kanban (implementovaná spoločnosťou Toyota a pôvodne používaná iba na riadenie procesov) bola prijatá spoločnosťami v iných sektoroch a teraz sa často používa ako nástroj na pomoc pri riadení práce. Jej cieľom je zabezpečiť, aby každý člen projektového tímu dosiahol svoju maximálnu produktivitu, pričom sa stará o plynulý tok práce a predvída vznik úzkych miest. Ako táto metóda funguje a prečo má pozitívny vplyv na produktivitu zamestnancov?

Metóda Kanban – obsah:

1. Metóda Kanban
2. Ako Kanban zvyšuje produktivitu?
3. Zhrnutie

Metóda Kanban

Metóda Kanban je založená na troch hlavných princípoch: vizualizácia (japonské slovo kanban znamená vizuálnu tabuľu), jednorazové úlohy (zníženie práce v procese) a riadenie toku práce na zlepšenie procesu.

V rámci prvého princípu sa používajú špeciálne Kanban tabuľe, ktoré sú banálne jednoduché na výrobu a používanie, a sú rozdelené do troch sekcií: na vykonanie (týkajúce sa backlogu), v procese (pokrytie úloh, ktoré sú momentálne v procese) a dokončené (pokrytie vecí, ktoré už boli dokončené). Každá úloha na tabuli priradená konkrétnemu zamestnancovi by mala prejsť týmito tromi stĺpcami, aby sa zabezpečila kontrola nad tokom práce, vedomosť o tom, čomu sa osoba v danom čase venuje, a schopnosť odhaliť úzke miesta (napr. oneskorenia), ktoré by mohli negatívne ovplyvniť podnikové operácie.

Metóda Kanban tiež predpokladá, že by ste mali obmedziť počet úloh v procese, pretože multitasking neprináša (na rozdiel od toho, čo sa často verí) očakávané výsledky. Zároveň sa spolieha na neustále pozorovanie na zlepšenie procesu a zvýšenie efektivity (identifikovaním blokád alebo úzkych miest, ktoré môžu ohroziť dosiahnutie stanovených výsledkov).

Ako Kanban zvyšuje produktivitu?

Učenie a pochopenie vyššie uvedených prvkov je nevyhnutné na odpoveď na otázku, ako metóda Kanban zlepšuje produktivitu.

Začnime prvým princípom o vizualizácii úloh. Podľa výskumu, ktorý vykonali vedci z MIT v roku 2014, ľudský mozog spracováva informácie prezentované vo vizuálnej forme (obraz) 60 000-krát rýchlejšie ako v písanej forme (text). Čo je viac, podľa štúdie Sociálneho vedeckého výskumného siete, 65% ľudí na svete sú vizuálni učitelia, čo znamená, že informácie absorbujú ľahšie tým, že sa na ne pozerajú, než keď o nich počujú. Takže vizualizácia úloh zvyšuje produktivitu, pretože vás informuje o tom, koľko povinností je potrebné vykonať a motivuje vás dokončiť jednu úlohu za druhou.

Druhý princíp sa týka obmedzenia práce v procese. Podľa Johna Littlea, vedca z MIT, pracujeme pomalšie, ak sa snažíme dokončiť niekoľko úloh naraz – a sme produktívnejší, keď sa sústredíme na dokončenie jednej povinnosti a potom prejdeme na ďalšiu. Predpokladá sa, že každý zamestnanec by mal mať maximálne tri úlohy – ak túto hranicu prekročíte, môžu sa objaviť problémy s výkonom alebo úzkymi miestami. V podnikaní sa multitasking považuje za ilúziu, čo potvrdzuje množstvo štúdií, vrátane tých, ktoré vykonali výskumníci na Kansas State University.

Podstata tretieho princípu sa nachádza v holandskej štúdii, ktorá ukázala, že samotné pozorovanie môže byť hnacou silou pre zmenu ľudského správania. Štúdia vykonaná na domácnostiach zistila, že rodiny s veľmi viditeľnými elektromermi používali o 30 percent menej elektriny ako ich susedia, ktorých meradlá boli mimo dohľadu. Výskumníci tvrdia, že tieto rodiny dostávali vizuálnu spätnú väzbu, na základe ktorej robili zmeny vo svojom správaní – Kanban tabuľe fungujú rovnakým spôsobom. Pomáhajú vám vizualizovať váš pracovný tok a zlepšovať procesy.

Zhrnutie

Ako vidíte, výsledky dosiahnuté spoločnosťou Toyota a výskum o ľudskom správaní, ktorý bol uvedený vyššie, ukazujú, že používanie Kanban tabúľ pomáha zvyšovať efektivitu. Metóda Kanban bola úspešná pre členov tímu pochádzajúcich z rôznych obchodných oblastí.

Prečítajte si tiež:Je naozaj potrebný nástroj na riadenie projektov vo vašej organizácii?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.