Je naozaj potrebný nástroj na riadenie projektov vo vašej organizácii?

Bude nástroj na riadenie projektov fungovať pre akúkoľvek organizáciu? Určite áno. V prípade veľkých organizácií používanie takého softvéru výrazne urýchľuje všetky procesy, uľahčuje výmenu informácií a zabezpečuje neustálu kontrolu nad vykonávanými úlohami. Na druhej strane, malé tímy realizujúce malé projekty môžu získať prístup k množstvu užitočných nástrojov v systéme – nielen na riadenie projektov, ale aj CRM a HR – ktoré zlepšujú rôzne oblasti fungovania spoločnosti.

Nástroj na riadenie projektov – obsah:

1. Softvér na riadenie projektov – kedy ho implementovať?
2. Nedostatok kontroly nad vykonávaním úloh
3. Nedostatok riadnej komunikácie medzi členmi tímu
4. Meškania projektov
5. Nedostatok kontroly nad rozpočtom
6. Zhrnutie
7. Pozrite si náš komplexný systém riadenia projektov

Softvér na riadenie projektov – kedy ho implementovať?

Počas priebehu projektu sa často objavujú problémy z dôvodu vonkajších aj vnútorných situácií. Zatiaľ čo vonkajšie faktory sú zvyčajne mimo našu kontrolu, vnútorné faktory môžeme eliminovať – za predpokladu, že chápeme, že sú trvalým a nie len jednorazovým problémom. Nižšie sú uvedené 4 najbežnejšie príklady situácií s negatívnymi dôsledkami pre celý projekt – pre ktoré by implementácia vhodného nástroja mohla byť riešením.

Nedostatok kontroly nad vykonávaním úloh

Nemôžete si spomenúť, kedy má váš podriadený dokončiť pridelenú úlohu? Stratili ste zápisník, kde ste rozdelili úlohy pre prebiehajúcu fázu projektu? Nevieš, čo robia tvoji zamestnanci v tomto momente? Ak máte pocit, že nie ste schopní udržať kontrolu nad projektom, určite by ste mali staviť na implementáciu nástroja na riadenie projektov.

Pridávanie všetkých úloh spolu s osobami zodpovednými za ne, nastavovanie ich priorít a termínov, zmeny stavu (napr. na robí – robí sa – hotovo) – to sú len niektoré z funkcií, ktoré vám umožnia eliminovať problém s nedostatkom dohľadu. Neustále monitorovanie je predsa najlepším spôsobom, ako dosiahnuť očakávané výhody.

Nedostatok riadnej komunikácie medzi členmi tímu

Všimli ste si, že ostatní členovia tímu nevedia, čo ich kolega momentálne robí? Hoci sa môže zdať, že každý by mal byť zodpovedný len za svoje úlohy, je to nesprávne myslenie, ktoré vedie k neefektívnemu využívaniu zdrojov – a následne k chybám. Práca v tíme na spoločnom projekte znamená, že jednotlivci sú na sebe závislí, čo robí riadnu komunikáciu nevyhnutnou. S všetkými informáciami v systéme a prístupom k nim môžete kedykoľvek skontrolovať stav práce iných a plánovať svoje aktivity.

Čo viac, nástroj na riadenie projektov vám umožňuje ponúknuť pomoc (po dokončení vašich úloh) osobe, ktorá pravdepodobne nedodrží svoj termín. Možnosť uchovávať všetky dokumenty na jednom mieste tiež pomáha zlepšiť komunikáciu medzi rôznymi členmi tímu. Poskytnutie prístupu k nim každej osobe v jednom systéme je najjednoduchší spôsob, ako efektívne spolupracovať navzájom.

Meškania projektov

Meškania sa môžu vyskytnúť z rôznych dôvodov a v akomkoľvek štádiu implementácie – a vykonávanie kontroly nad všetkými procesmi bez pomoci vhodného softvéru môže byť výrazne ťažké. Nástroj na riadenie projektov vám umožní vyhnúť sa takýmto situáciám, ktoré ovplyvňujú konečný výsledok implementácie, tým, že vám poskytne neustálu schopnosť kontrolovať úzke miesta. Keď máte všetky informácie v jednom systéme a vedľa každej úlohy je termín dokončenia, možnosť neočakávaných meškaní bude minimalizovaná.

Nedostatok kontroly nad rozpočtom

Financie sú často najväčším problémom projektu, a nedostatok neustálej kontroly nad príjmami a výdavkami môže viesť k katastrofálnym následkom, ktoré výrazne zhoršujú finančnú situáciu spoločnosti. Samozrejme, počas priebehu projektu sa môže stať, že nesplníme pôvodné predpoklady (napríklad kvôli výrazným nárastom cien tovaru, ktorý potrebujeme), ale sledovaním všetkých informácií v jednom systéme môžeme problém odhaliť skôr a reagovať primerane. Ak ste niekedy mali problém dodržať rozpočet, neriskujte opakovanie takejto situácie.

Zhrnutie

Premýšľajte o tom, či sa vyššie uvedené situácie niekedy objavili vo vašej organizácii, a či bola ich frekvencia dostatočne vysoká na to, aby sa stala problémom, ktorý bráni vašej spoločnosti fungovať hladko. Ak je odpoveď áno, presne budete vedieť, aký krok podniknúť ďalej. Jednoduchšie plánovanie úloh, dohadovanie schôdzok, kontaktovanie spolupracovníkov, vykonávanie kontroly, sledovanie udalostí vo vašom kalendári – ak máte pocit, že potrebujete takéto funkcie, neváhajte dlhšie, jednoducho si vyberte najlepší nástroj na riadenie projektov pre vás.

Prečítajte si tiež:Najlepší online kalendár na riadenie projektov

Pozrite si náš komplexný systém riadenia projektov:

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.