Riadenie rozpočtu projektu – ako to robiť správne?

Správa rozpočtu projektu znamená spravovanie a dohľad nad financiami súvisiacimi s obchodnými projektmi. Toto je najpriamočiarejšia, ba dokonca zrejmá odpoveď. Ale aby sme získali širší pohľad, poďme sa na chvíľu zastaviť a položiť si otázku, čo je rozpočet projektu?

Je to kombinované náklady všetkých aktivít, pracovnej sily, úloh a materiálov, ktoré vás dovedú k finálnemu projektu. Preto by ste mali starostlivo naplánovať svoj projekt predtým, ako sa pustíte do financií. Ako to urobiť správne? Dobré nástroje na riadenie projektov vám určite pomôžu.

Správa rozpočtu projektu – ako to urobiť správne?

Je dôležité mať rozpočet projektu, pretože vám to poskytne dobré pochopenie toho, ako sa veci (a výdavky!) posúvajú dopredu. Budete mať kontrolu nad všetkými aktivitami a okamžite budete vedieť, kedy náklady začnú rásť príliš vysoko. Táto znalosť určite podporí vaše rozhodovanie počas celého procesu a urobí vás múdrejšími pri plánovaní ďalších projektov.

Aby ste vykonali správu rozpočtu projektu, definujte rozsah projektu

Ako môžete počítať svoj rozpočet projektu bez toho, aby ste poznali detaily svojho projektu? Tu prichádza na pomoc definovanie rozsahu projektu. Definovanie rozsahu projektu znamená zdokumentovať zoznam konkrétnych cieľov projektu, členov tímu, míľnikov, úloh, dodávok, funkcií, funkcií a termínov. Zahrnie to aj akékoľvek hlavné ciele projektu, dodávky a ciele, ktoré pomôžu merať úspech. Mnoho nástrojov na riadenie projektov vám pomôže s organizovaním všetkých týchto vecí. Jedným z nich je Firmbee.

Techniky odhadu

Okay, máte svoj plán, tak ako začať počítať peniaze? Techniky odhadu môžu pomôcť. Krátke zhrnutie týchto techník nájdete nižšie. Rozhodnite sa, ktorá je pre vás vhodná a hlbšie sa zaoberajte touto témou.

Odhad zdola nahor

Je to technika odhadu jednotlivých úloh a následného kombinovania do celkového odhadu projektu. Do tohto času by ste už mali vedieť, ktorý člen tímu je zodpovedný za čo (ak nie – pozrite sa na naše riešenie), môžete požiadať každého, kto vykonáva úlohu, aby vám poskytol odhady. Určite sú v lepšej pozícii na odhad úlohy, na ktorej budú pracovať. Po tom, čo máte odhad nákladov na prácu na najnižšej možnej úrovni detailu, agregujte ich, aby ste dospeli k súhrnným celkom.

Odhad zhora nadol

Tu sa skupiny skúsených manažérov alebo externých odborníkov snažia odhadnúť rozpočet projektu. Môžete tiež využiť informácie z predchádzajúceho, podobného projektu. Táto technika sa často používa v veľmi raných fázach projektu, keď nie sú k dispozícii mnohé informácie. Na rozdiel od odhadu zdola nahor, tentoraz budete odhadovať trvanie dodávok a/alebo hlavných dodávok.

Analógový odhad

Fráza analógový odhad pochádza z faktu, že používate podobný minulý projekt na odhad trvania alebo nákladov vášho aktuálneho projektu. Malo by to byť zmes historických informácií a odborného posúdenia. Preto je tak dôležité sledovať svoj rozpočet projektu zakaždým, keď niečo dodáte.

Parametrický odhad

Parametrický odhad je technika založená na štatistike, ktorá vám pomáha vypočítať očakávané množstvo finančných prostriedkov alebo času potrebného na dokončenie projektu. Pri parametrickom odhade bude potrebné niečo viac matematiky, ale len základné zručnosti, takže sa nebojte! Pozrite sa na tento príklad:

Povedzme, že váš projekt zahŕňa rozhovory s 300 ľuďmi. Každý rozhovor obsahuje 10 otázok s výberom odpovedí a predchádzajúce skúsenosti ukázali, že trvá 20 minút ich uskutočniť. Celkový čas na túto úlohu bude:

Počet rozhovorov × 20 minút = 6000 minút = 50 hodín

Teraz si z vašich predchádzajúcich skúseností skontrolujte, koľko stojí hodina pracovnej sily. Hotovo!

Automatizujte proces

Nezabúdajte, že nemusíte robiť všetko sami pomocou poznámok alebo kalkulačiek. Systémy na riadenie projektov môžu vypočítať rozpočet za vás na základe rozsahu projektu a pomôcť vám uchovávať a organizovať informácie. Finančný modul Firmbee vám umožňuje nastaviť rozpočet projektu, vypočítať náklady na zamestnancov, sledovať vaše príjmy a výdavky počas celého procesu. Po dokončení projektu sa informácie automaticky prenesú do faktúr. Taktiež sa zobrazuje informácia o tom, čo dlhujete iným.

Skontrolujte Firmbee a sledujte ziskovosť vašich projektov:

Máte radi náš obsah? Pridajte sa k Facebook komunite, aby ste zostali v kontakte!