Ako spolupracovať s klientmi pri práci na diaľku?

Ale tento typ zmeny neprišiel bez svojich výziev, najmä kvôli nedostatku priameho kontaktu s obchodnými partnermi. Nižšie vysvetľujeme, ako pracovať s klientmi v ére rozšírenej práce na diaľku, aby ste dosiahli rovnaké výsledky ako predtým.

Stály kontakt – základ úspešnej spolupráce s klientmi

Jedným z najdôležitejších aspektov pri práci s klientmi je udržiavať s nimi kontakt za každých okolností, aby vedeli, v ktorej fáze sa práca nachádza, dostali odpovede na otázky okamžite alebo nemali obavy o konečný výsledok. V prípade práce na diaľku môže byť priamy kontakt ľahko nahradený pravidelnými online stretnutiami (na vybranom instantnom messengeri), výmenou e-mailov alebo telefonátmi.

Pre obe strany je tento typ príležitosti značným pohodlím, pretože šetrí čas a finančné prostriedky (napr. vynaložené na cestovanie do priestorov partnera) – pričom dosahuje rovnaký výsledok. V tomto ohľade môže byť obzvlášť užitočné stanoviť pevný termín pre stretnutia (napr. týždenne, každé dva týždne, mesačne) v závislosti od potrieb a formy spolupráce s klientom. Týmto spôsobom je zabezpečená kontrola nad aktivitami spolu s neustálym spätným väzobou.

Stanovenie spoločných cieľov – postarať sa o obe strany v spolupráci s klientmi

Pre prácu na mieste aj na diaľku je dôležité jasne definovať ciele a očakávania oboch strán. Preto je pred začatím práce s klientom (a začatím implementácie aktivít) nevyhnutné dôkladne prediskutovať požiadavky, rozsah práce a očakávané výsledky – a najdôležitejšie, termíny dokončenia a míľniky. Tým sa vyhneme zbytočným nedorozumeniam, umožníme sledovať pokrok a zabezpečíme, že konečný produkt bude dodaný podľa očakávania.

Na tento účel je užitočné najprv pravidelne zdieľať rôzne druhy dokumentov, prototypov alebo makiet, aby jedna strana mohla sledovať prácu a druhá strana mohla dostávať neustálu spätnú väzbu (návrhy na zmeny, schválenie smeru vývoja atď.), ktorá zlepší implementáciu aktivít.

Online nástroje – na urýchlenie implementovaných procesov

Aby sa uľahčila spolupráca s klientom pri práci na diaľku, stojí za to využiť špeciálne nástroje na riadenie projektov (ako Firmbee). Takéto riešenia umožňujú všetkým oprávneným sledovať pokrok práce, vymieňať si informácie, komunikovať, zdieľať súbory, plánovať stretnutia a vykonávať niekoľko ďalších procesov na zefektívnenie každodenného kontaktu.

Týmto spôsobom môžete ľahko spravovať harmonogram projektu, prideľovať úlohy, monitorovať ich plnenie a udržiavať nepretržitú komunikáciu. Všetko sa stáva veľkým pohodlím pre všetkých zúčastnených na téme a minimalizuje počet otázok a pochybností, ktoré vznikajú.

Rýchla doba reakcie – na inšpiráciu dôvery

Aby ste zabezpečili efektívnu spoluprácu s klientmi na diaľku, mali by ste si tiež pamätať, že sa snažíte byť dostupní pre svojich partnerov a nezdržiavať sa v odpovediach na ich správy (samozrejme s ohľadom na rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom). Ak nie ste schopní okamžite poskytnúť úplnú odpoveď, dajte im vedieť, že ste správu prijali a že sa čoskoro ozvete s spätnou väzbou. Týmto spôsobom posilníte dôveru svojho partnera vo vás a váš tím a tiež minimalizujete možné obavy o prebiehajúce aktivity.

Čo viac, prejavovanie záujmu a empatie voči uvedeným potrebám, počúvanie a porozumenie rôznym perspektívam a reagovanie na očakávania (najmä pokiaľ ide o opravy alebo smerovanie ďalšieho vývoja) pomáha budovať trvalé vzťahy. Vzhľadom na povahu vzdialeného prostredia stojí za to pristupovať k týmto aspektom s primeranou pozornosťou a starostlivosťou.

Spolupráca s klientmi – zhrnutie

Spolupráca s klientmi pri práci na diaľku môže byť rovnako plodná ako práca na mieste, ktorá zahŕňa osobný kontakt – pokiaľ sa uistíte, že váš partner je rovnako dobre postaraný ako predtým (aj keď v inej forme). Určite vám pomôžu rôzne typy instantného messagingu a nástroje, ktoré boli vyvinuté s takýmito situáciami na pamäti (najmä uľahčujúce budovanie vzdialených vzťahov).

Napokon, pamätajte, že kľúčové je zostať flexibilní voči hláseným potrebám a pripravení prispôsobiť sa meniacim sa situáciám. Neustále sa snažiť zlepšovať svoje procesy, aby ste zabezpečili kvalitné služby – bez ohľadu na miesto, formy kontaktu a spôsob vykonávania svojich povinností – je kľúčom k efektívnej spolupráci s klientmi.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.