Ako používať účtovný softvér na automatizáciu fakturácie a prijímania platieb?

Faktúry sú najbežnejšie dokumenty potvrdzujúce dodanie tovaru alebo vykonanie služieb spoločnosťami. S vydávaním takýchto dokumentov sa zvyčajne zaoberajú oddelenia predaja a financií/účtovníctva. Moderným riešením podporujúcim vydávanie faktúr a sledovanie pohľadávok v mnohých spoločnostiach je využívanie čoraz integrovanějších finančných a účtovných systémov, aplikácií a systémov pre viacúrovňové ERP (Enterprise Resource Planning). Stojí za to implementovať jeden z týchto nástrojov vo vašej spoločnosti? Aké výhody to prinesie?

Účtovný softvér na automatizáciu fakturácie a prijímanie platieb – obsah:

1. Kto môže profitovať z profesionálneho účtovného softvéru?
2. Optimalizácia prevádzkových nákladov
3. Ako spravovať fakturáciu samostatne?
4. Inteligentný spôsob vyrovnania vašich platieb
5. Priebežný prístup k vašim faktúram a financiám

Kto môže profitovať z profesionálneho účtovného softvéru?

Až donedávna boli pokročilé účtovné softvéry alebo riadiace systémy doménou veľkých jednotiek so stabilnou pozíciou na trhu. Aký bol dôvod tohto stavu? Boli to inovatívne nástroje, preto náklady na ich implementáciu často presahovali finančné možnosti menších subjektov. Avšak v ére rýchleho pokroku a rozvoja digitalizácie sa takéto systémy a aplikácie stávajú dostupnými takmer pre každého, vrátane freelancerov.

Proces implementácie a používania týchto systémov v súčasnosti nepresahuje finančné a hardvérové možnosti ani mikro-podnikov. Zohľadňujúc rozšírenie skupiny príjemcov, je softvér dostupný v rôznych variantoch. Vďaka tomu je lepšie prispôsobený individuálnym potrebám spoločnosti v závislosti od jej veľkosti, odvetvia alebo spôsobu zdanenia. Pri rozhodovaní o implementácii takýchto vylepšení vo veľkej spoločnosti sa oplatí konzultovať odborníka v tejto oblasti, aby navrhol najlepšie riešenie. V prípade malej firmy alebo samostatne zárobkovej činnosti si môžete ľahko nájsť správny softvér alebo aplikáciu pre vás.

Optimalizácia prevádzkových nákladov

Prvá a často najdôležitejšia vec pri vedení podnikania je optimalizácia nákladov. To platí takmer pre každého, od freelancerov, cez malé rodinné podniky, až po veľké medzinárodné korporácie. Využitím účtovných systémov môžete automatizovať niekoľko opakujúcich sa úloh, ako je vydávanie opakujúcich sa faktúr. To vám ušetrí čas a peniaze. Vydané faktúry môžu byť automaticky zaúčtované a zároveň zaslané v elektronickej forme dodávateľovi. Nemusíte ich tlačiť. To ušetrí papier, toner, elektrinu, kancelársky priestor a možné náklady na zamestnancov, ktoré sú často jedným z najväčších nákladov na prevádzku podnikania. Ak si najmete účtovníka, už nebude strácať čas zadávaním údajov, ale sústredí sa na zodpovednejšie úlohy.

Ako spravovať fakturáciu samostatne?

Ak ste samostatne zárobkovo činný, potom vďaka podpore aplikácií a účtovného softvéru nebudete musieť využívať služby účtovnej kancelárie. Poradíte si s vydávaním a zaúčtovaním faktúr, a dokonca aj so zúčtovaním daní a platieb. To pre vás bude obrovská úspora. Intuitívne nástroje vám pomôžu spravovať fakturáciu bez toho, aby vám zaberali príliš veľa času. Pri vydávaní faktúr v špeciálnych aplikáciách a systémoch veľmi pomáha využívať dostupné šablóny faktúr a ich automatickú generáciu, napríklad na základe výdavkov.

Dostupné šablóny faktúr si môžete ľahko prispôsobiť svojim potrebám. Po zadaní budú údaje použité na generovanie ďalších dokumentov. Samozrejme, ak je to potrebné, môžete ich kedykoľvek ľahko zmeniť alebo aktualizovať. Môžete tiež vytvoriť úplne nový dokument – individuálny a prispôsobený typu podnikania, ktoré prevádzkujete. Ak vykonávate zahraničné transakcie, nemusíte sa o nič obávať. Môžete ľahko vydávať faktúry v rôznych menách a s rôznymi daňovými sadzbami, ako aj s rôznymi lehotami splatnosti a spôsobmi platby.

Inteligentný spôsob vyrovnania vašich platieb

Okrem fakturácie dostupný softvér uľahčuje prijímanie a vyrovnávanie platieb. Vďaka týmto nástrojom môžete rýchlo prepojiť príjem prostriedkov na bankový účet s príslušnou faktúrou. To vám umožní neplytvať časom na únavné hľadanie každej platby na papierovom výpise. Taktiež nemusíte manuálne označovať, ktorá faktúra už bola zaplatená a ktorá nie.

To všetko sa dá vykonať elektronicky prostredníctvom aplikácie na smartfóne, tablete alebo počítači. Takéto systémy vám umožňujú nielen sledovať, ktorý dodávateľ má oneskorené platby, ale aj generovať a zasielať žiadosti o platbu a úrokové poznámky. To je značná úspora času a peňazí.

Priebežný prístup k vašim faktúram a financiám

Vďaka špeciálnym účtovným programom a aplikáciám môžete mať prístup k faktúram, ktoré ste vydali, kedykoľvek a kdekoľvek. Môžete si ľahko skontrolovať, komu a presne za čo bola faktúra vydaná. Ste schopní overiť dátum, spôsob platby a sumu faktúry. Môžete tiež skontrolovať, či bola zaplatená alebo nie. Okrem prezerania vydaných faktúr môžete priebežne kontrolovať svoje financie. Môžete sledovať svoje platby a nedoplatky. Takéto informácie vám pomôžu posúdiť, s ktorými dodávateľmi stojí za to spolupracovať a ktorým sa treba vyhnúť.

Vďaka tomu si udržíte finančnú stabilitu a vyhnete sa rizikovým podnikaniu. Všetky tieto údaje vám umožnia mať neustály prehľad o vašej aktuálnej finančnej situácii. Potom bude pre vás jednoduchšie spravovať spoločnosť, nové objednávky alebo sa rozhodnúť o ďalších investíciách a nákupoch. To všetko znamená, že používanie aplikácie na správu financií vám prinesie množstvo výhod.

Skontrolujte našu novú bezplatnú aplikáciu na fakturáciu a fakturačný softvér na vytváranie faktúr.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku a Twitteri.