4 kroky k navrhnutiu a realizácii efektívneho cvičenia na stole

Všetko sa deje prostredníctvom rozprávania, zdieľania a hľadania riešení, skôr než, ako v prípade terénnych cvičení, konať alebo predstierať. V takejto forme je kľúčové naučiť sa a zistiť, či sa teoretické ustanovenia premietajú do skutočných núdzových situácií. Z tohto článku sa dozviete, akú hodnotu môžu pridať cvičenia na stole k organizácii, kedy je ich vykonanie opodstatnené a ako ich správne viesť.

Základné pravidlá pre vedenie cvičenia na stole

Cvičenie na stole je stretnutie zamerané na navrhovanie postupov, ktoré je potrebné dodržiavať a opatrení, ktoré je potrebné prijať počas núdzovej situácie. V závislosti od typu organizácie môže zahŕňať načrtnutie spôsobov reakcie na kybernetický útok, prírodnú katastrofu ako zemetrasenie alebo náhly teroristický útok. Môže mať aj uvoľnenejší rozsah, ako napríklad zistenie, ako sa vysporiadať so stratou kľúčových členov tímu alebo náhlym objavením konkurenta na trhu.

Bez ohľadu na stupeň núdze majú cvičenia na stole jednu spoločnú vec: hotový scenár so špecifickými opatreniami, ktoré je potrebné prijať, a ich postupnosť. Bez scenára nemá vedenie TXT zmysel. To je preto, že hlavným cieľom týchto cvičení je skontrolovať, či sa teoretické ustanovenia fungujúce v organizácii odrážajú v realite a či je potrebné vykonať zmeny. Takže ak vaša organizácia nemá definovaný plán akcie v prípade núdze, prvým krokom by malo byť napísať taký scenár.

Cvičenia sa konajú v uvoľnenej atmosfére, aby všetci členovia tímu mohli voľne definovať svoje úlohy pri reagovaní na konkrétne situácie a diskutovať o znepokojujúcich otázkach bez strachu alebo hanby. Tu nejde o súťaž a testovanie, či zamestnanci dokážu konať pod tlakom, ale o učenie sa a prácu ako tím.

Akú hodnotu prináša vedenie cvičenia na stole?

Vedenie cvičenia na stole nie je také časovo náročné ako terénne cvičenie, ale stále si vyžaduje venovať čas a zvolať jednotlivých členov tímu. Budete musieť investovať niektoré zdroje, ale to, čo dostanete na oplátku, sú mnohé výhody nielen pre organizáciu, ale aj pre členov tímu.

Hodnota pre organizáciu, ktorú môže TXT priniesť

• Overenie postupov počas neformálneho stretnutia je oveľa výhodnejšie ako “živé” testovanie počas krízy
• Príležitosť na vylepšenie pravidiel, uzavretie medzier a implementáciu nápravných opatrení
• Príležitosť na zlepšenie techník reakcie na núdzové situácie
• Posilnenie väzieb medzi jednotlivými členmi tímu
• Overiť, že zamestnanci poznajú a dodržiavajú teoretické ustanovenia protokolov

Hodnota pre členov tímu, ktorú môže TXT priniesť

• Príležitosť prejsť si svoju úlohu v neformálnom formáte
• lepší podmienky na zapamätanie si ďalších krokov pri riešení konkrétnej situácie
• Príležitosť klásť otázky, rozšíriť svoje vedomosti
• Vedenie scenárov a testov uľahčuje prichádzanie s návrhmi na zmeny alebo vylepšenia jednotlivých záznamov

Ako viesť cvičenie na stole?

1. Identifikujte účel vedenia cvičenia na stole

Plánovanie cvičenia na stole by malo začať definovaním cieľa, ktorý chcete dosiahnuť po jeho vykonaní, a ako plánujete aplikovať dosiahnuté výsledky. Pre niektorých bude kľúčovou otázkou vzdelávanie tých členov tímu, ktorí predtým nemali príležitosť analyzovať rôzne ustanovenia v plánoch. Iní v tom nájdu príležitosť posúdiť, či sa teoretické princípy odrážajú v realite. Nech už je váš hlavný podnet na vedenie takýchto cvičení akýkoľvek, určite prinesú oveľa viac výhod, než plánujete.

2. Určte zapojené osoby a definujte ich úlohu v cvičení

Aj keď je cvičenie na stole statické a vykonáva sa vo forme neformálneho skupinového rozhovoru, stále existujú určité pravidlá, ktoré je potrebné dodržiavať. Musíte určiť osoby, ktoré sa zúčastnia cvičenia, a priradiť im konkrétne úlohy. Iní ľudia môžu sledovať a sledovať scenár, ale aby sa predišlo chaosu, nemali by sa aktívne zúčastňovať počas samotného cvičenia. Pozorovatelia môžu tiež vyjadriť svoje názory, čo môže byť užitočné počas hodnotenia a dokumentácie cvičenia, takže stojí za to stanoviť čas na kladenie otázok a návrhy hneď po TXT.

Životne dôležitým prvkom celého úsilia je vymenovanie správneho lídra/facilitátora. Môžete sa rozhodnúť pre niekoho z vášho tímu alebo si na tento úkol najať profesionála. V každom prípade by to mal byť niekto, kto nielenže veľmi dobre pozná scenár a pravidlá spoločnosti a úlohy jednotlivých členov tímu, ale má aj špecifické interpersonálne vlastnosti na správne vedenie cvičenia.

Facilitátor by mal vedieť a starostlivo rozhodnúť, kedy sledovať a kedy viesť skupinu. Kľúčovým aktívom, ktoré by mal mať, je schopnosť poskytnúť pohodlné podmienky pre kreatívnu diskusiu a viesť debatu tak, aby zostala k veci. Skúsený líder cvičenia na stole bude cítiť skupinu a udržiavať zdravú rovnováhu medzi voľnosťou a prísnymi pravidlami.

3. Identifikujte konkrétny scenár

Scenár by mal reagovať na potenciálnu hrozbu, ktorá je pre organizáciu najreálnejšia. Veľa závisí od typu podnikania, ale aj od umiestnenia sídla. Takýto akčný plán môže riešiť výskyt hurikánu alebo iného živlu, ale aj špecifikovať ďalšie kroky pri riešení masívneho hackerského útoku.

Bez ohľadu na to, aký je váš cieľ, scenár by mal definovať a podrobne opísať dosť realistickú situáciu. Musí obsahovať otázky pre jednotlivcov, aby ich dostali do správneho myslenia a skontrolovali, či robia správne rozhodnutia. To je preto, že každý člen tímu musí vedieť, koho kontaktovať v prípade krízy, aké akcie sú nevyhnutné, ako aj ktoré zostávajúce zdroje je potrebné uprednostniť a chrániť. Musia sa oboznámiť s všeobecným scenárom pred naplánovaným stretnutím, aby sa naň mohli dobre pripraviť.

Scenár musí obsahovať konkrétny skript, avšak stojí za to staviť na určitú flexibilitu. Možno v priebehu diskusie sa ďalšie body zmenia a prístup členov tímu osvetlí celú situáciu. V takom prípade je najlepšie, aby líder nepretrhol diskusiu, nechal ju plynúť a mierne sa odklonil od pôvodného skriptu, aby vytvoril lepší, vylepšený.

4. Nezabudnite na konečnú analýzu

Cvičenia pomáhajú členom tímu pochopiť svoje úlohy a testujú, či poznajú rôzne ustanovenia na správnu reakciu v prípade núdze. Avšak skutočná hodnota cvičenia na stole prichádza z analýzy tejto diskusie a spočíva v príležitosti na zlepšenie a vylepšenie už existujúcich riešení. Preto je rovnako dôležité analyzovať celý priebeh udalosti po tom, čo cvičenie už prebehlo, a vypracovať na jeho základe správu. Tieto informácie môžu zlepšiť plán pohotovosti a overiť medzery v ňom.

Je cvičenie na stole vždy správnym riešením?

Samozrejme, každý prístup k riadeniu rizík a pripravenosti na núdzové situácie má svoje výhody a nevýhody. Výsledky, ktoré prinášajú, sú formované viacerými premennými, prostrediami a okolnosťami a ľuďmi. To isté platí aj pre cvičenie na stole. Nezvratne, toto cvičenie vám umožňuje testovať existujúce pokyny a hodnotiť prostredie a ľudí. Umožňuje vám tiež dozvedieť sa o návrhoch ostatných členov tímu.

Je to tiež skvelá príležitosť na učenie a kladenie otázok, ktorá si nevyžaduje veľa zdrojov a nie je príliš pracná. Čo je viac, takéto cvičenia sa môžu konať aj na diaľku, takže budú fungovať dobre pre organizácie s rôznymi lokalitami po celom svete.

Avšak to neznamená, že táto metóda je ideálnym riešením, má aj svoje nevýhody. Po prvé, uvoľnená atmosféra a teoretická diskusia nikdy neodrážajú skutočnú udalosť, počas ktorej môžu aj dobre pripravení zamestnanci zlyhať, keď sa pridá stres a potreba konať v zhone. Počas cvičenia na stole môžete skontrolovať, že každý pozná svoju úlohu, ale nie vždy odhalíte všetky nedostatky v pláne. Niektoré z nich sa objavia iba počas skutočných situácií, nie počas teoretických diskusií.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.