4 kroky na presnejšie odhadovanie času pre úlohy

Odhadovanie času potrebného na vykonanie konkrétnej činnosti je jedným z kľúčových prvkov lepšej organizácie našich životov – či už v práci alebo doma (napr. pri domácich prácach). Mnohí ľudia majú voči tejto technike výhrady, pretože sa domnievajú, že vo väčšine prípadov je jednoducho nemožné presne odhadnúť čas potrebný na vykonanie úlohy kvôli závislosti na príliš mnohých vonkajších faktoroch. Existujú však spôsoby, ako môžeme tento proces lepšie vykonávať, čo môže byť rozhodujúce, napríklad pri vytváraní projektového harmonogramu. Predstavujeme vám ich nižšie.

4 kroky na odhadovanie času – obsah:

1. Krok 1: Zoznam všetkých potrebných činností
2. Krok 2: Spomeňte si na minulé skúsenosti
3. Krok 3: Predpokladajte
4. Krok 4: Sledujte svoj pokrok
5. Zhrnutie

Krok 1: Zoznam všetkých potrebných činností

Aby ste správne odhadli pracovný čas, nestačí len napísať zoznam úloh a určiť počet hodín potrebných na ich dokončenie. Je dôležité uviesť pre každú úlohu komplexný zoznam činností, ktoré budú vykonané v rámci jej dokončenia.

Potom si všimnete, ktoré činnosti budete schopní vykonať sami, kedy sa budete musieť poradiť s inými ľuďmi (a prispôsobiť sa ich časovým harmonogramom alebo čakať na ich schválenie) a ktorá činnosť si vyžaduje, aby ste venovali viac času (napríklad kreatívne úlohy). Takže pri vytváraní projektového harmonogramu musíte zohľadniť termíny svoje aj iných ľudí.

Krok 2: Spomeňte si na minulé skúsenosti

Vždy je dobré učiť sa z chýb – svojich aj cudzích – takže ako ďalší krok, sa opýtajte sami seba, či ste v minulosti vykonávali podobné činnosti a koľko času vám to trvalo, a potom si urobte závery. Ak ste sa s takou úlohou sami nestretli, opýtajte sa svojich členov tímu – môže byť niekto vo vašom tíme, kto už tento typ činnosti vykonal a bude vám vedieť poskytnúť radu, koľko času by vám to malo trvať. Pamätajte, že je vždy lepšie sa opýtať, ako ľutovať, že ste si nevyžiadali radu.

Pri príprave projektového harmonogramu je dobré zorganizovať stretnutie všetkých členov tímu a odhady urobiť spoločne. Zmes rôznych zručností a skúseností vám určite umožní dosiahnuť lepšie výsledky.

Krok 3: Predpokladajte

Odhadli ste čas potrebný na dokončenie všetkých krokov jednej úlohy? Skvelé – teraz tento čas predĺžte o, napríklad, 10-20% (v závislosti od typu úlohy), aby ste si nechali priestor na nečakané udalosti (najmä ak, po prvom kroku, už viete, že sa budete spoliehať na iných ľudí).

Pracovné neschopenky, plánované a neplánované dovolenky, oneskorenia v dodávkach, konzultácie alebo testy sú len základné príklady situácií, ktoré môžu ovplyvniť naše činnosti a výrazne predĺžiť ich vykonanie. Avšak sú neoddeliteľnou súčasťou podnikania, takže sa na ne musíte pripraviť, predpokladajúc potrebný čas. Ak sa nič nestane, jednoducho úlohu dokončíte skôr, ako sa očakávalo – a všetci budú s tým spokojní.

Krok 4: Sledujte svoj pokrok

Posledný spomenutý krok je dôležitý, pretože vám umožňuje plne kontrolovať situáciu, čím sa znižuje riziko úzkych miest a neschopnosti na ne reagovať. Z tohto dôvodu, akonáhle ste urobili odhad času potrebného na danú úlohu, mali by ste pravidelne porovnávať skutočný harmonogram s predpoveďami, ktoré ste pripravili vopred.

Takto môžete objaviť dôvody, prečo odhady nezodpovedajú realite a urobiť závery, ktoré využijete pri svojej ďalšej úlohe. Pokrok projektu môžete sledovať napríklad pomocou špeciálnych aplikácií navrhnutých na meranie času alebo pomocou softvéru na riadenie projektov – ako je Firmbee.

Zhrnutie

Správne odhadovanie času potrebného na konkrétne úlohy je nevyhnutné na maximalizáciu produktivity každého jednotlivého zamestnanca, ale aj na zabezpečenie toho, aby bol projekt dokončený podľa dohodnutého harmonogramu. Použitie vyššie uvedených metód, spolu s neustálym monitorovaním vykonávaných činností (sledovanie dodržiavania cieľov, kontrola úzkych miest a vykonávanie potrebných úprav), je predpokladom úspechu projektu.

Prečítajte si tiež:Je naozaj potrebný nástroj na riadenie projektov vo vašej organizácii?

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.