Ako poslať faktúru? Užitečné nástroje

Každý freelancer, majiteľ malej firmy alebo podnikateľ vystavuje faktúry každý mesiac. Sú nevyhnutné na prijatie platby za vykonanú prácu alebo dodané tovary. Ale len vystavenie takého dokumentu nezaručuje prijatie platby. Pre úplný úspech je potrebné doručiť ho dodávateľovi. Z tohto článku sa dozviete 3 spôsoby, ako poslať faktúru a aké nástroje sú v tomto procese obzvlášť užitočné.

Ako poslať faktúru – obsah:

1. Ako poslať papierovú faktúru?
2. Ako pripraviť faktúru v elektronickej forme?
3. Ako vytvoriť a poslať PDF súbor s faktúrou?
4. Ako vám môže pomôcť aplikácia na fakturáciu?

Ako poslať papierovú faktúru?

Aj keď internet pevne zakotvil v našich domovoch a kanceláriách, prevažná väčšina faktúr sa posiela tradičnou poštou. Podľa správy E-Invoicing / E-Billing. Digitalizácia a automatizácia až 90% faktúr ide k príjemcom v papierovej forme.

Žiaľ, má to svoje nevýhody. Jednou z nich je čas, ktorý trvá doručenie listu na uvedenú adresu. Pri zasielaní musíte zohľadniť celý proces vedúci k prijatiu platby. Musíte si pamätať, že niekoľko ľudí môže byť pripútaných k papierovým dokumentom. Budú očakávať, že im poskytnete faktúry práve v tejto forme. Priznajme si, že niektorých môžete presvedčiť, aby fakturovali elektronicky, ale v iných prípadoch sa budete musieť prispôsobiť prianiam svojich zákazníkov.

Väčšina nástrojov, ktoré potrebujete na zaslanie papierovej faktúry, je k dispozícii v každej kancelárii. Budete potrebovať počítač s tlačiarňou, kancelársky softvér a obálky. Aj keď môžete faktúru napísať ručne na špeciálne pripravený formulár, je oveľa jednoduchšie pracovať s elektronickými dokumentmi.

Pomocou textového procesora alebo tabuľkového procesora môžete pripraviť dokument, ktorý obsahuje všetky potrebné prvky. Potom ho musíte vytlačiť, vložiť do obálky, adresovať a poslať. Najpopulárnejšie textové procesory umožňujú tlač na obálky, takže sa nemusíte trápiť s písaním adresy ručne. Zostáva vám len kúpiť poštovú známku a poslať list dodávateľovi.

Ako pripraviť faktúru v elektronickej forme?

Alternatívou k papierovým dokumentom je e-faktúra. Na jej vytvorenie nepotrebujete špeciálny softvér, pretože ten, ktorý používate každý deň – jednoduchý tabuľkový procesor alebo textový procesor – bude stačiť. Rovnako ako pri dokumente zaslanom tradičnou poštou, najprv musíte vytvoriť faktúru, s tým rozdielom, že namiesto tlače by ste mali súbor uložiť týmto spôsobom.

Vyhnite sa formátom ako DOC alebo XLS, pretože aj keď sú bežné a ľahko sa otvárajú, majú jednu veľkú nevýhodu – dokument pripravený týmto spôsobom môže byť ľahko upravený. Priznajme si, že máte možnosť zabezpečiť úpravy takého súboru heslom, ale je lepšie použiť osvedčené riešenie – PDF súbory. Zaslaním takého dokumentu si môžete byť istí, že nikto nebude zasahovať do jeho obsahu.

Ako vytvoriť a poslať PDF súbor s faktúrou?

Môžete sa rozhodnúť pre jeden z konvertorov dostupných na webe, ako je napríklad Adobe Acrobat, na vytvorenie PDF súboru. Stačí vybrať faktúru predtým uloženú v DOC súbore a program automaticky vykoná konverziu na PDF. V závislosti od nastavení vášho počítača a možností dostupných vo vašom textovom procesore/tabuľkovom procesore môžete tiež už vybrať možnosť uložiť súbor vo formáte PDF priamo z programu.

Pridajte dokument pripravený týmto spôsobom ako prílohu v e-maile. Je dobrý nápad začať vytvárať správu pre klienta týmto krokom. To zabezpečí, že nepošlete e-mail bez prílohy. V názve správy môžete uviesť názov projektu, na ktorý sa faktúra vzťahuje. Obsah e-mailu by mal byť krátky a vecný, ale nezabudnite zachovať zdvorilý tón. Môžete im poďakovať za predchádzajúcu spoluprácu, povzbudiť ich, aby využívali ponúkané služby v budúcnosti, a v prípade čiastočnej faktúry uviesť, k akému štádiu práce sa vzťahuje.

Ako vám môže pomôcť aplikácia na fakturáciu?

Je to nástroj, ktorý výrazne uľahčuje zasielanie faktúr, pretože vám poskytuje najširšiu škálu možností. Ak pracujete s firmami, ktoré vyžadujú papierové dokumenty, jednoducho vystavíte, vytlačíte a pošlete faktúru poštou podľa priania klienta. Výhodou pre vás je, že takáto aplikácia prichádza s hotovými šablónami faktúr, takže si môžete byť istí, že budú spĺňať predpisy vašej krajiny.

Taktiež sa nemusíte obávať sadzieb DPH alebo správnosti výpočtov a sumarizácie. Stačí vybrať príslušnú daňovú sadzbu, zadať čistú hodnotu tovaru/služieb a program vypočíta hodnotu položky spolu s daňou.

Pomocou bezplatnej aplikácie na fakturáciu, môžete ľahko posielať e-faktúry priamo do e-mailových schránok tých dodávateľov, ktorí akceptujú tento spôsob komunikácie. Takýto dokument sa okamžite uloží vo formáte PDF, takže nebudete mať problém s konverziou takého súboru do formátu, ktorý zabezpečí integritu údajov. Môžete poslať faktúru pripravenú týmto spôsobom s doslova niekoľkými kliknutiami. Nemusíte sa prihlasovať do svojho e-mailu – všetko môžete urobiť priamo z aplikácie. Môžete zadať predmet správy, doplniť jej obsah alebo použiť pripravenú šablónu, čo šetrí čas a výrazne skracuje vašu prácu.

Dôležité je, že už nikdy sa nestane, že by ste poslali e-mail bez prílohy, pretože kliknutím na tlačidlo “odoslať” je faktúra, ktorú ste vystavili, automaticky pripojená k správe. Rovnako ako pri štandardnom e-maile, môžete vybrať príjemcu správy, pridať ďalších príjemcov a dokonca poslať skrytú kópiu. To je praktické pri jednaniach s veľkými spoločnosťami, pretože môžete poslať faktúru ako osobe, s ktorou pracujete na projekte, tak priamo účtovnému oddeleniu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.