10 bežných typov faktúr

Prevádzkovanie podnikania je neodmysliteľne spojené s vystavovaním faktúr a tie prichádzajú vo všetkých tvaroch a veľkostiach. Niektoré sú bežné a známe, zatiaľ čo iné musíme vystaviť raz za uhorský rok. Napriek tomu by sme ako profesionáli mali vedieť, ako vybrať a vystaviť všetky druhy. Tento článok načrtne potrebné základy, ktoré vám pomôžu rozlíšiť a rýchlo vybrať ten správny typ faktúr.

Typy faktúr – obsah

1. Proforma faktúra
2. Faktúra za zálohu
3. Predajná faktúra
4. Opakujúca sa faktúra
5. Čiastková faktúra
6. Konečná faktúra
7. Zhrňujúca faktúra
8. Kreditná poznámka
9. Debetná poznámka
10. Faktúra DPH

Proforma faktúra

Proforma faktúra, alebo ako niektorí hovoria, predbežná faktúra, je riešenie navrhnuté na predstavenie vašej ponuky zákazníkom. Ak prijmú vaše podmienky, zaplatia faktúru a vy môžete dodať podrobne uvedené tovary alebo služby.

Ak zákazníci neprijmú vaše podmienky, nemusia platiť. Je to preto, že vystavovanie proforma faktúr nezaväzuje zákazníkov k platbe ani nevytvára žiadne daňové povinnosti.

Aké podmienky teda naznačujú takúto povinnosť? Iba keď zákazník zaplatí proforma faktúru. V takom prípade musíte vystaviť normálnu faktúru a zaplatiť všetky dane, ktoré sa týkajú predaja. To, čo získate, sú peniaze ešte pred spracovaním objednávky. A čo vaši zákazníci? Tí tiež profitujú, pretože proforma faktúra umožňuje zákazníkovi ľahko a slobodne porovnať ponuky od viacerých spoločností, aby si vybral tú správnu.

Faktúra za zálohu

Na prvý pohľad je faktúra za zálohu podobná proforma. Ale pozrite sa bližšie a zistíte, že sa líšia. Faktúra za zálohu zahŕňa povinnosť platiť, zatiaľ čo proforma faktúra je len návrh na uzavretie predajnej zmluvy.

Kedy je faktúra za zálohu dobrá voľba? Určite v prípade, že potrebujete zaviazať významné, z vášho pohľadu, finančné prostriedky na dokončenie objednávky. Faktúra za zálohu vám umožňuje získať časť platby od zákazníka ešte pred predajom tovaru alebo služieb. To bude mať pozitívny vplyv na vašu likviditu, najmä pri spracovaní veľkých objednávok. Môžete nastaviť hodnotu ako konkrétne percento z celkovej objednávky. To vám dáva väčšiu istotu, že vaši zákazníci neodstúpia od zmluvy, pretože by inak stratili už zaplatené peniaze.

Predajná faktúra

Toto je obyčajná faktúra, ale nemôže chýbať v tomto zozname. V obchodných transakciách sa takáto faktúra vyskytuje najčastejšie. To je dokument, ktorý máme všetci na mysli, keď počujeme pojem faktúra. Rovnako ako iné typy faktúr, obsahuje všetky 12 prvkov, ktoré každá faktúra vyžaduje. Dokumentuje obchodnú udalosť, ktorá sa uskutočnila medzi predávajúcim a kupujúcim. Takáto faktúra môže pokrývať predaj tovaru aj poskytovanie služieb.

Opakujúca sa faktúra

Táto faktúra je veľmi bežná pri poskytovaní služieb. Vystavuje sa v každom predurčenom období. Najčastejšie je to mesiac, ale môžete nájsť aj týždenné, štvrťročné alebo ročné faktúry. Tieto sa zvyčajne objavujú v prípade rôznych predplatných.

Poplatok za každý mesiac je stanovený vopred, takže okamžite viete, akú sumu zaplatiť. Táto vlastnosť opakujúcich sa faktúr uľahčuje automatizáciu vystavovania takýchto faktúr. Použitím aplikácie na fakturáciu sa proces vystavovania opakujúcich sa faktúr môže stať naozaj jednoduchým. Všetko, čo musíte urobiť, je zadať niektoré potrebné údaje a nasledujúce faktúry budú automaticky generované. Aké údaje sú na to potrebné? Zvyčajne budú stačiť nasledujúce informácie:

• údaje o zákazníkovi,
• informácie o tom, na čo je faktúra,
• výška faktúry,
• kedy by mala byť vystavená ďalšia faktúra,
• dátum platby.

Pre opakujúce sa faktúry je každá nasledujúca faktúra veľmi podobná prvej faktúre, ktorá bola vystavená. Budú sa líšiť v čísle, dátume vystavenia a predaja a dátume splatnosti. Ak poznáte e-mailové adresy svojich zákazníkov, môžete tiež nechať svoj fakturačný softvér automaticky posielať tieto faktúry, čo vám určite ušetrí veľa času.

Čiastková faktúra

V prípade veľkých projektov sú obľúbené čiastkové faktúry. V tejto situácii sa dohodnutá práca delí na etapy. Keď je konkrétna etapa splnená, vystavíte čiastkovú faktúru. Tento spôsob fakturácie sa uplatňuje na dodávku tovaru aj poskytovanie služieb. Najlepšie je stanoviť plán platieb už skôr, už v štádiu podpisovania zmluvy. Týmto spôsobom informujete svojich klientov vopred, bez toho, aby ste ich prekvapili faktúrou, ktorú vystavíte.

Aké sú výhody čiastkových faktúr? Poskytnú vám väčšiu likviditu, zatiaľ čo váš zákazník sa vyhne veľmi veľkej faktúre po dokončení celej objednávky, pretože platby sú rozdelené na časti a rozložené v čase.

Konečná faktúra

Táto faktúra sa zvyčajne vyskytuje po dokončení objednávky. Môže prísť spolu s faktúrami za zálohu alebo čiastkovými faktúrami. Vystavíte konečnú faktúru vypočítaním sumy, ktorá je rozdielom medzi dokončenými a vyrovnanými faktúrami k dnešnému dňu a celkovou sumou zmluvy. Ako to urobiť? Musíte od celkovej hodnoty projektu odpočítať hodnotu zálohových alebo čiastkových faktúr, ktoré ste vystavili pre projekt.

Zhrňujúca faktúra

Zhrňujúca faktúra je praktická, keď zákazník u vás zadal niekoľko objednávok. Nemusíte vystavovať samostatnú faktúru pre každú objednávku. V tomto prípade môžete použiť zhrňujúcu faktúru. Samozrejme, aby bola táto možnosť pre vás výhodná, jednotlivé objednávky nemôžu byť rozložené v čase. Prečo? Musíte si pamätať, že peniaze dostanete až po nejakom čase po vystavení faktúry. Preto, ak budete čakať príliš dlho pred vystavením zhrňujúcej faktúry, peniaze budú pripísané na váš účet za dokončené objednávky.

V praxi môžete naplánovať zhrňujúcu faktúru na každé určité obdobie, napríklad týždeň alebo mesiac. Na konci týždňa alebo mesiaca zhrniete všetky objednávky, ktoré ste pre toho zákazníka urobili, a pripravíte jednu zhrňujúcu faktúru. Tento typ faktúry môžete tiež použiť, keď zákazník zadal objednávku, ale neskôr pridal niečo iné. V takom prípade nemusíte predpisovať dve samostatné faktúry, ale môžete zahrnúť obe objednávky do zhrnutia.

Kreditná poznámka

Kreditná poznámka je typ kreditnej faktúry. Zvyčajne sa používa, keď zákazník vrátil produkt, zaplatil za produkt, ale chce zrušiť objednávku, alebo dostal poškodený alebo nesprávne veľký tovar, čo si vyžaduje zníženie ceny ako kompenzáciu. Túto poznámku môžete tiež vystaviť, keď chcete zákazníkovi poskytnúť dodatočnú zľavu po dokončení a zaplatení ich objednávky. Je tiež použiteľná, keď faktúra obsahuje nesprávnu a nadhodnotenú celkovú hodnotu, a preto si vyžaduje úpravy.

Kreditná poznámka znamená, že predávajúci dlhuje peniaze kupujúcemu. Je to potvrdenie od predávajúceho, že dal kupujúcemu nejakú formu úveru. Kupujúci môže tento úver využiť na budúce nákupy alebo požiadať o vrátenie peňazí.

Debetná poznámka

Toto je typ opravnej faktúry, ktorú posielate zákazníkovi, keď urobíte chybu v podhodnotení hodnoty predaného tovaru alebo služieb. Debetná poznámka znamená, že okrem fakturovanej sumy vám zákazník dlhuje aj sumu, za ktorú bola poznámka vystavená. Rozdiel medzi kreditnou alebo debetnou faktúrou a bežnou faktúrou je ten, že bežnú faktúru posielate, keď sa tovar alebo služby predajú. Kreditná alebo debetná faktúra sa však vyskytuje po vystavení bežnej faktúry na opravu uvedených súm na faktúre.

Faktúra DPH

V krajinách, kde existuje DPH (daň z pridanej hodnoty), veľmi bežným typom faktúry je faktúra DPH. Dokumentuje predaj tovaru a služieb subjektmi, ktoré sú platcami DPH. To je zvyčajne väčšina spoločností, ktoré pôsobia v takýchto krajinách. Zaujímavé je, že aj keď vo vašej krajine nie je DPH, ak predávate tovar alebo služby do krajín, kde DPH existuje, môžete byť povinní vystaviť faktúru, ktorá zahŕňa DPH.

Prečítajte si tiež: 5 bežných chýb pri fakturácii

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.