Ako môže systém riadenia projektov pomôcť s marketingom podujatí?

Či už organizujete konkrétnu udalosť po prvýkrát alebo po druhýkrát, mali by ste vždy uľahčiť vykonávanie konkrétnych aktivít – aby ste zabezpečili lepšiu kontrolu nad rozpočtom alebo jednoduchšiu komunikáciu medzi jednotlivými členmi tímu pracujúcimi na spoločnom úspechu. Špeciálny softvér na riadenie projektov vám pomôže dosiahnuť takýto výsledok. Zaujíma vás, ako tento typ systému podporí vaše marketingové aktivity na podujatia? Čítajte ďalej.

systém riadenia projektov a marketing udalostí – obsah:

1. Projekt a udalosť
2. Systém riadenia projektov
3. Firmbee – funkcie a výhody
4. Zhrnutie
5. Pozrite si naše video o softvéri na riadenie projektov pre riadenie udalostí

Projekt a udalosť

Aby sa udalosť stala nástrojom na podporu najdôležitejších cieľov spoločnosti, musíme sa na ňu pozerať komplexne – ako na projekt, ktorý sa musí začať plánovaním a skončiť implementáciou a vyhodnotením dosiahnutých výsledkov. Pomocné môže byť mať podobný rámec pre projekt a udalosť: dátum ukončenia, stanovený rozpočet, počet zapojených ľudí, trvanie, séria úloh, ktoré je potrebné vykonať. Týmto spôsobom budeme schopní zabezpečiť plynulý priebeh všetkých aktivít, čo sa premietne do pozitívneho konečného výsledku.

Systém riadenia projektov

Dobré plánovače projektov uľahčujú svoju každodennú prácu pomocou špeciálnych systémov, v ktorých je okrem iného možné plánovať harmonogram, nastavovať úlohy, rozdeľovať prácu alebo sledovať pokrok, ako aj uchovávať všetky dôležité informácie na jednom mieste s prístupom pre akúkoľvek oprávnenú osobu. Správne navrhnutý program tiež umožňuje nastaviť ciele, ktoré sa majú dosiahnuť v rámci projektu/udalosti, vďaka čomu získate holistický pohľad na situáciu.

Nástroje na riadenie projektov sú navrhnuté tak, aby pomohli projektovým manažérom (ako aj organizátorom udalostí) plánovať, monitorovať a prijímať nápravné opatrenia, keď je to potrebné. Keď sa na udalosť pozeráme ako na projekt, môžeme okamžite vidieť, aké výhody môžeme získať výberom správneho systému v našej každodennej práci.

Firmbee – funkcie a výhody

Na trhu nájdete množstvo programov na riadenie projektov, ktoré budete môcť použiť aj na organizáciu vašej udalosti. Osobitne odporúčame Firmbee, softvér, ktorý sme vytvorili, vybavený všetkými funkciami, ktoré by ste mohli potrebovať. Pri vytváraní nášho riešenia sme zohľadnili fakt, že projekt a udalosť majú spoločné rysy, najmä v oblasti plánovania práce a kontroly nad pokrokom a tokom informácií – z tohto dôvodu vám môžeme zaručiť, že Firmbee dokonale splní všetky vaše potreby, pokiaľ ide o riadenie udalostí.

Firmbee vám umožní:

• vytvoriť zoznam všetkých úloh, ktoré je potrebné dokončiť, a rozdeliť ich konkrétnym členom tímu (použitím Kanban tabúľ a možnosti stavov úloh, prioritizácie alebo sledovania času),
• udržiavať kalendáre na rôzne účely,
• nastaviť pripomienky na nadchádzajúce stretnutia alebo úlohy, ktoré je potrebné dokončiť,
• sledovať príjmy a výdavky súvisiace s realizáciou udalostí, čím máte plnú kontrolu nad rozpočtom
• uchovávať údaje všetkých osôb spojených s udalosťou – od organizátorov po dodávateľov a účastníkov
• komunikovať s ostatnými ľuďmi pomocou Slacku
• vydávať faktúry

Čo je viac, zoskupenie všetkých úloh potrebných pre udalosť na jednom mieste umožní každému zapojenému do projektu mať prehľad o pokroku práce a reagovať primerane skôr, ako vypukne požiar (napr. prijatím konkrétnej úlohy alebo podporou procesov a ľudí, ktorí sú ohrození, že nesplnia svoje povinnosti včas). S takýmto programom môžete zabudnúť na množstvo dokumentov, tabuliek alebo dokonca ručne písaných poznámok, kde ste doteraz uchovávali dôležité informácie.

Zhrnutie

V mnohých ohľadoch sa riadenie udalostí nelíši od riadenia projektov. V oboch prípadoch máme predsa len tímy vykonávajúce konkrétne úlohy v danom čase zamerané na dosiahnutie určitého cieľa. Rovnako ako realizácia projektu (napr. v IT spoločnosti) môže byť výzvou, vzhľadom na technologické problémy, ktoré sa na ceste objavujú, v prípade konferencie alebo veľtrhu môže byť ťažké pripraviť miesto alebo agendu. Z tohto dôvodu môže byť softvér na riadenie projektov – ako Firmbee – použitý aj na plánovanie udalostí.

Pozrite si naše video o softvéri na riadenie projektov pre riadenie udalostí:

Čítajte tiež: 4 trendy v marketingu udalostí, na ktoré si dajte pozor v roku 2023

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite zaneprázdnených včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.