Ako softvér na sledovanie času zvyšuje produktivitu?

Softvér na sledovanie času používajú niektoré súčasné spoločnosti. Štatistika prezentovaná spoločnosťou Tech Jury ukazuje, že 17% ľudí aktívne používa niektoré typy nástrojov na riadenie svojho času. Nedávno klesla produktivita zamestnancov, pričom tieto výsledky znamenajú skutočné straty pre mnohé spoločnosti. Najlepším príkladom nedostatku efektivity sú Spojené štáty, kde je ekonomická škoda vážna a dosahuje 50 miliónov dolárov denne! Prečítajte si text, aby ste zistili, ako môže softvér na sledovanie času pomôcť zvýšiť úroveň produktivity vašich zamestnancov.

Ako softvér na sledovanie času zvyšuje produktivitu? – obsah:

1. Softvér na sledovanie času – výhody
2. Pomodoro technika
3. Mýty a fakty
4. Synergický efekt
5. Zhrnutie
6. Pozrite si náš softvér na sledovanie času

Softvér na sledovanie času – výhody

Aby sme presne ukázali potenciál dostupných aplikácií na sledovanie času, stojí za to začať s hlavnými problémami, ktoré spomaľujú výkon počas každodennej práce. Už ste počuli o Parkinsonovom zákone? Viete, čo tento termín znamená?

Parkinsonov zákon je axióm, ktorý hovorí, že „Práca sa rozširuje, aby zaplnila čas dostupný na jej dokončenie“. Toto je pravidlo, ktoré vytvoril Cyril Northcote Parkinson, ktorý prvýkrát opísal svoju pozorovanie v roku 1955. Parkinson bol britský spisovateľ, historik a expert na verejnú správu.

Jeho názory týkajúce sa byrokracie a organizácie sú základom jeho teórie. Parkinsonov zákon poukazuje na kľúčové faktory, ktoré predlžujú fázu realizácie úloh viac, než je potrebné – realizácia sa predlžuje na maximálnu možnú dĺžku. Rušenia, prestávky, nedostatok sústredenia, perfekcionizmus a prokrastinácia sú faktory popísané Parkinsonovým zákonom.

Pomodoro technika

Odpoveďou na nedostatok produktivity je technika riadenia času nazývaná Pomodoro. Názov metódy pochádza z kuchynskej časomiery, ktorá mala tvar paradajky, ktorú používal tvorca techniky.

Účinnosť Pomodoro techniky spočíva v obrovskej jednoduchosti a intuitívnosti aplikácie. V prvom kroku je potrebné pripraviť zoznam úloh – nezabudnite usporiadať úlohy podľa ich priority.

Ďalším krokom je použitie softvéru na sledovanie času. Existuje mnoho aplikácií a rôznych typov softvéru, ktoré používajú Pomodoro techniku. Nová technológia umožňuje pohodlné prispôsobenie parametrov individuálnym potrebám zamestnanca. Okrem toho môžu špeciálne doplnky v prehliadači automaticky blokovať všetky rušivé oznámenia.

Zvuk spúšťa 25-minútový cyklus, ktorý končí 5-minútovou prestávkou. Sekvencia sa opakuje 4-krát a je čas na dlhšiu prestávku. Táto pracovná stratégia zintenzívňuje efektivitu, umožňuje udržiavať plné sústredenie, rozdeľuje projekt na menšie časti a pomáha udržiavať čerstvý pohľad. To nie je všetko – softvér zobrazuje všetky dokončené úlohy, čo zvyšuje motiváciu osoby.

Mýty a fakty

Mnohé spoločnosti pestujú viacúčelové modely práce. Zapojenie do viacerých projektov súčasne sa často ukazuje ako príklad a vysoký štandard angažovanosti zamestnancov – ale nič nie je ďalej od pravdy. Výskum ukazuje, že iba 2,5% ľudí má túto nadpriemernú dispozíciu multitaskovať počas práce.

Pre zvyšok zamestnancov multitasking znamená zníženie efektivity vykonávaných povinností. Dôvodom takýchto výsledkov je zvýšené riziko chýb a strata sústredenia, ako aj zabúdanie na niektoré prvky, ktoré musia byť splnené počas úlohy. Kultúra multitaskingu znižuje kreativitu a zvyšuje úroveň stresu.

Mechanizmy, ktoré riadia ľudský mozog, umožňujú sústrediť sa na jednu činnosť naraz, preto technika multitaskingu nie je integrovaná s hlavným orgánom v ľudskom tele. Skúsenosti ukázali, že multitasking môže prispieť k zníženiu IQ a poškodiť mozog.

Zamestnávatelia musia pamätať na to, že by mali ponúkať výhody ako pre jednotlivcov, ktorí sú rodičmi, tak aj pre jednotlivcov, ktorí sú slobodní a žijú sami. Spoločnosť musí zohľadniť rôzne potreby a nemôže zanedbávať nikoho.

Profesionálny softvér na sledovanie času by mal nielen zvyšovať produktívne výsledky medzi vašimi zamestnancami, ale mal by zaručiť ochranu pred negatívnym účinkom neefektívneho riadenia. Sledovanie času núti používateľa softvéru plne sa sústrediť na jednu úlohu.

Synergický efekt

Čoraz viac ľudí sa zaujíma o svoje zdravie, fyzické aj psychické. Rastúca spoločenská uvedomelosť núti spoločnosti hľadať ešte lepšie riešenia, ktoré presahujú medicínske a športové balíčky. Niektoré spoločnosti (najmä kancelárie) sa rozhodli ponúknuť bezplatné služby masérov alebo poskytnúť masážne kreslá vo svojich budovách.

Softvér na sledovanie času sa neustále vyvíja, čo znamená, že na trhu je čoraz viac univerzálnych a funkčných nástrojov. Registrácia všetkých aktivít umožňuje monitorovanie a kontrolu momentov, ktoré boli venované konkrétnym úlohám. Plné poznanie o riadení času je potrebné na optimalizáciu celého denného rozvrhu.

Kontrola nad výsledkami môže identifikovať tie prvky každodenného scenára, ktoré majú najväčší vplyv na efektivitu. Podľa Paretovho pravidla 20% všetkých úloh môže generovať 80% celkovej produktivity. Aby ste zistili, ktoré úlohy sú najdôležitejšie, musíte vedome riadiť svoj čas.

Riadenie času v skupinách a tímoch je rovnako dôležité ako individuálne riadenie času. Čoraz viac spoločností sa rozhoduje zaviesť špeciálne aplikácie na uľahčenie správy rozvrhu a vytvorenie efektívnej siete spojení medzi zamestnancami.

Takéto rozhodnutia ma neprekvapujú – štatistiky ukazujú 25% nárast v produktivite v organizáciách, kde sú úrovne komunikácie vysoké. Moderné aplikácie integrujú všetkých účastníkov podujatia a čo je najdôležitejšie, stanovujú termíny pre všetky aktivity.

Zhrnutie

Technológia riadenia času umožňuje automatizáciu všetkých zbytočných aktivít. Všetci členovia tímu môžu byť informovaní o úlohe bez nutnosti priamych zásahov do ich pracovného rozvrhu. Navyše, kolektívna kontrola nad úlohami zvyšuje motiváciu dokončiť projekt a eliminuje potenciálne nedostatky, pričom efektivita práce zostáva na vysokých úrovniach.

Prečítajte si tiež: Globálne trendy v oblasti vedenia v podnikaní pre rok 2022 a 2023

Pozrite si náš softvér na sledovanie času:

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.