Akú úlohu zohrávajú informačné systémy v riadení ľudských zdrojov?

Informačné systémy ľudských zdrojov sú efektívnym nástrojom, ktorý využíva väčšina moderných organizácií. V dobe modernej technológie je ťažké si predstaviť riadenie ľudských zdrojov bez IT podpory. Miera, do ktorej sú tieto systémy prispôsobené organizácii, závisí od jej veľkosti, zložitosti procesov, prístupu k využívaniu moderných nástrojov a jej zdrojov a kapitálu. Implementácia IT systémov alebo modernizácia existujúcich si vyžaduje nielen finančné výdavky, ale aj organizačné, personálne a mentálne zmeny, ako aj znalosti programu. Preto predtým, ako sa rozhodnete implementovať takýto softvér, analyzujte a pripravte sa na potrebné zmeny.

Informačné systémy v riadení ľudských zdrojov – obsah:

1. Prvky informačných systémov
2. Použiteľnosť informačných systémov v HRM
3. Výhody používania informačných systémov
4. Zhrnutie

Prvky informačných systémov

Informačný systém je súčasťou informačných technológií (IT), ktorá využíva počítačové nástroje. Aby sa systém mohol nazývať IT, musí pozostávať z počítačového hardvéru, softvéru, telekomunikácií a zamestnancov.

Hardvér je súbor technického vybavenia, ktorý umožňuje prenos, prijímanie a spracovanie informácií. Hardvér pozostáva z takého vybavenia ako sú vstupné zariadenia (klávesnica, čítačky, myš), výstupné zariadenia (monitory, tlačiarne, skenery), procesory a pamäť. Vzhľadom na rýchly rozvoj moderných IT riešení sa hardvér neustále mení a veľmi rýchlo sa stáva zastaraným. Najpohodlnejším a najobľúbenejším hardvérom používaným v riadení personálu je osobný počítač (notebook) a smartfón.

Softvér je súbor programov, inštrukcií, implementovaných rozhraní a integrovaných údajov, ktorý umožňuje spracovanie údajov na účely určené používateľom. Pomocou softvéru sa vytvárajú základné nástroje ako rôzne databázy, ktoré fungujú ako zbierky vzájomne prepojených údajov. Databáza zamestnancov obsahuje všetky informácie o zamestnancoch, modelová databáza umožňuje simuláciu dôsledkov rozhodnutí a hodnotenie zamestnancov. Znalostná databáza zase umožňuje riadenie znalostí, štúdium správania zamestnancov a realizáciu vzdelávacích programov.

Telekomunikácie zahŕňajú prepojenie práce viacerých počítačov a terminálov. Počítače môžu byť prepojené na regionálnej, národnej alebo globálnej úrovni. Takéto riešenie umožňuje vytvárať virtuálne organizácie a realizáciu práce na diaľku. Telekomunikácie fungujú na základe telefónnych, optických, ale aj bezdrôtových a dokonca satelitných sietí.

Zamestnanci sú najdôležitejším a najcennejším prvkom informačného systému. Personál, ktorý obsluhuje systém, pozostáva z programátorov, architektov, manažérov a používateľov. Aby systém fungoval efektívne, je potrebné školenie a oboznámenie zamestnancov s novými úlohami. Malé firmy zvyčajne využívajú externú technickú podporu. Väčšie zamestnávajú IT špecialistov, ktorí dohliadajú na prevádzku a priebežnú modernizáciu systému.

Použiteľnosť informačných systémov v HRM

Pred rozhodnutím o použití informačného systému vykonajte analýzu organizácie a najmä potrieb zamestnancov zodpovedných za politiku HRM. Odpovedzte na otázku, či a do akej miery systém uľahčí ich prácu a či budú implementované aktivity efektívnejšie. Bude tiež užitočné vykonať ekonomický výpočet pre konkrétnu situáciu. Je dobré si zapamätať, že užitočnosť informačných systémov závisí od úlohy a miesta oddelenia riadenia ľudských zdrojov v štruktúre podniku.

Výhody používania informačných systémov

Informačné systémy ľudských zdrojov dostupné na trhu sa líšia, pokiaľ ide o funkčnosť. Avšak práve ich jedinečné vlastnosti ovplyvňujú ich implementáciu a používanie. Správna implementácia HRIS má niekoľko merateľných výhod, ako sú

• Úspory. Návratnosť investícií je dlhodobá, ale po určitom čase sú viditeľné finančné výsledky implementácie systému. Centralizovaný systém umožňuje integrovať menšie procesy do jedného, čo vedie k výraznému zvýšeniu pracovnej efektivity. Modul profesionálneho rozvoja znižuje logistické náklady spojené s organizovaním školení.
• Zlepšená komunikácia. Centralizovaná databáza znižuje tzv. “komunikačný šum” poskytovaním jedného nemenného súboru informácií pre všetkých zamestnancov v organizácii. Zníženie chýb spôsobených prácou s nesprávnymi údajmi tiež znižuje náklady a eliminuje nesprávne rozhodnutia.
• Analýza a reportovanie. Funkcie zostavovania, triedenia a interpretácie umožňujú jednoducho a rýchlo analyzovať údaje, a získané informácie nie sú náchylné na chyby. Rýchly prístup k správam umožňuje manažérom robiť presnejšie personálne rozhodnutia.
• Zvýšená produktivita. Funkcie systému zefektívňujú prácu súvisiacu napríklad s sledovaním dochádzky alebo analýzou udržania a fluktuácie zamestnancov. Pokročilé informačné systémy automatizujú najnudnejšie úlohy.

Informačné systémy – zhrnutie

Informácie pre riadenie ľudských zdrojov, ktoré sú spracovávané v informačnom systéme, sú obzvlášť dôležité. Vďaka tejto špecifickej databáze znalostí je možné efektívne riadiť personál prostredníctvom adekvátneho plánovania, organizovania, vedenia a kontroly.

Informácie o organizácii a jej prostredí určujú správne rozhodovanie o zamestnancoch. Stúpajúci počet problémov v oblasti riadenia ľudských zdrojov v poslednom čase robí implementáciu IT riadiaceho systému jednou z kľúčových podmienok úspechu v tejto oblasti. Správne využitie systému môže byť jedným z najdôležitejších faktorov vedúcich k konkurenčnej výhode spoločnosti.

Čítajte tiež: Typy softvéru HRIS.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.