Všetko o mapovaní obchodných procesov. Môže sa to použiť v elektronickom obchode?

Obchodné operácie sú založené na mnohých komplexných postupoch. Každý deň sa v každom z nich môžu vyskytnúť chyby a nedostatky, ktoré sú zaznamenané príliš neskoro, čo nakoniec vedie k finančným stratám. Viete, ako včas odhaliť nezrovnalosti a vyhnúť sa plytvaniu zdrojmi? Využite mapovanie obchodných procesov. Čítajte ďalej, aby ste sa dozvedeli viac.

Mapovanie obchodných procesov – obsah:

1. Čo je mapovanie obchodných procesov?
2. Typy máp obchodných procesov
3. Softvér na mapovanie obchodných procesov
4. Výhody mapovania obchodných procesov
5. Nevýhody mapovania obchodných procesov
6. Mapovanie obchodných procesov v e-commerce
7. Zhrnutie

Čo je mapovanie obchodných procesov?

Každý proces, ktorý sa uskutočňuje v spoločnosti (riadenie produktov, predajný proces atď.) môže byť rozdelený na konkrétne aktivity, ktoré vedú k dosiahnutiu stanoveného cieľa. Mapovanie obchodných procesov je vizuálne zobrazenie toho, čo sa deje v spoločnosti a kto je zodpovedný za každú úlohu.

Je to užitočný nástroj, ktorý vám umožňuje pozerať sa na spoločnosť z širšej perspektívy. Vďaka mapovaniu obchodných procesov ste schopní odhaliť nezrovnalosti v procesoch, eliminovať alebo znížiť ich dopad, zvýšiť produktivitu a znížiť náklady. Všetky tieto kroky sú kľúčové pre dosiahnutie zisku.

Typy máp obchodných procesov

Aby ste ilustrovali priebeh každého procesu, môžete použiť niektoré nástroje vytvorené na tento účel. Nižšie uvádzame tie, ktoré sa najčastejšie používajú v praxi:

Základný diagram toku

Na jeho vytvorenie sa používajú určité symboly diagramu toku, napr. obdĺžniky, ktoré predstavujú akýkoľvek krok v procese, šípky, ktoré naznačujú smer akcie, a kosoštvorce, ktoré symbolizujú rozhodnutia potrebné na pokračovanie. Vytvorenie takého diagramu je celkom jednoduché a umožňuje vizualizovať niekoľko procesov, napr. predaj a výrobu.

Mapa hodnotového toku

Je podobná základnému diagramu toku popísanému vyššie a často sa používa ako súčasť stratégií štíhleho riadenia. Hodnotový tok sa dá chápať ako všetky aktivity vykonávané spoločnosťou v jej operačných procesoch. Vytvorenie mapy hodnotového toku zahŕňa porovnávanie súčasného stavu s budúcim stavom.

Pri analýze súčasného stavu venujte osobitnú pozornosť času potrebnému na vykonanie určitých aktivít. Budúci stav (ideálny stav, po ktorom by sme mali túžiť) predstavuje čas, kedy by mal byť produkt pripravený a dosiahnuť zákazníka, aby splnil jeho potreby. Vznikajúce nezrovnalosti medzi súčasným stavom a budúcim stavom sú takzvané úzke miesta, ktoré vedú k plytvaniu zdrojmi a zníženej produktivite.

Swimlane

Je to o niečo zložitejšia verzia základného diagramu toku. Okrem popisu jednotlivých aktivít v rámci procesu tiež vyznačuje povinnosti, za ktoré sú zodpovedné konkrétne oddelenia alebo zamestnanci. Vďaka tomu je ľahšie vidieť spojenie medzi stranami zúčastnenými na procese.

SIPOC

SIPOC znamená Dodávateľ, Vstupy, Procesy, Výstupy, Zákazníci. Upozorňuje na vybraných zainteresovaných strán, ktorí sa podieľajú na procesoch spoločnosti a na aktivitách vyplývajúcich z týchto procesov.

Softvér na mapovanie obchodných procesov

Na trhu je niekoľko nástrojov BPM, ktoré výrazne uľahčujú riadenie podnikania. Medzi niektoré z populárnejších môžeme spomenúť Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard a mnohé ďalšie. V závislosti od vašich potrieb môžete hľadať najlepší softvér pre vás.

Výhody mapovania obchodných procesov

Vypracovanie mapy obchodného procesu si vyžaduje určitý čas a úsilie. Je to však investícia, ktorej výsledky uvidíte v pokroku vášho podnikania. Aké sú výhody používania mapovania obchodných procesov?

Pohľad na vaše podnikanie z širšej perspektívy

Ilustrovanie jednotlivých procesov vám umožňuje pozerať sa na ne objektívne, čo vám pomôže robiť strategické rozhodnutia a zlepšovať procesy.

Riešenie problémov

Identifikácia úzkych miest, ktoré znižujú efektivitu procesov, je prvým krokom k odstráneniu alebo zníženiu ich negatívneho dopadu.

Efektívne riadenie rizík

Analýza vašich obchodných procesov vám pomáha odhaliť nezrovnalosti predtým, ako dôjde k významným finančným stratám a právnym porušeniam.

Definovanie rolí a zodpovedností tímu

Vďaka mapovaniu obchodných procesov je jednoduchšie priradiť zodpovednosti jednotlivcom, čo je tiež dôležité pre plynulý priebeh procesov.

Rozvíjanie a aplikovanie osvedčených postupov

Táto technika je dobrou príležitosťou na učiť sa z vlastných chýb, neustále sa zlepšovať a definovať správanie, ktoré prispeje k úspechu spoločnosti.

Nevýhody mapovania obchodných procesov

Neúplné údaje

Informácie o priebehu práce zvyčajne pochádzajú od tých, ktorí najlepšie poznajú proces – zamestnancov. Ich názory sú však stále subjektívne a nedokážu adekvátne zobraziť skutočnú situáciu alebo môžu byť založené na ich postojoch (nespokojnosť, frustrácia atď.).

Vyžaduje si to veľa presnosti

Neexistencia štandardov pre mechanizmy zberu údajov robí získané výsledky menej spoľahlivými. Vypracovanie mapy, ktorá presne zobrazuje skutočný stav podniku, si vyžaduje trpezlivosť a disciplínu. Navyše, hlbšie prenikanie do niektorých komponentov procesu môže pôsobiť príliš zložito, čo vedie k nadinterpretácii a zmätku.

Mapovanie obchodných procesov v e-commerce

Mapovanie obchodných procesov sa môže používať v niekoľkých odvetviach. Nižšie ukážeme jeho aplikáciu v e-commerce pomocou základného diagramu toku a SIPOC.

Definujte účel vytvorenia mapy

Môže sa týkať procesu, ktorý je neefektívny určitým spôsobom.

Vyzdvihnite dôležité kroky

Určte začiatok a koniec daného procesu, napr. Hľadanie produktov v e-obchode (začiatok predajného procesu) a Odoslanie objednávky zákazníkovi (koniec predajného procesu). Potom vyzdvihnite zostávajúcu sekvenciu aktivít, ktoré sú potrebné na dokončenie toku. Predstavte ich pomocou jedného z predtým spomenutých typov máp obchodných procesov.

Poradte sa s ostatnými

Predstavte pripravený diagram svojmu tímu a diskutujte o bodoch, ktoré je potrebné zlepšiť.

Urobte zmeny

Identifikujte oblasti, ktoré je potrebné optimalizovať. Môžete na to použiť stratégie štíhleho riadenia. Pri pohľade na vypracované mapy si premyslime, v ktorých fázach procesu môžu vzniknúť úzke miesta. Tieto môžu zahŕňať:

• Meškania pri spracovaní údajov pri zadávaní objednávok.
• Meškania pri dokončovaní platieb.
• V štádiu zadávania údajov a dokončovania objednávok (ktoré vykonávajú zamestnanci) existuje riziko chýb a meškaní.
• Nedostatočné prispôsobenie platformy mobilným zariadeniam – väčšina ľudí používa svoje telefóny na nakupovanie. Ak vaša webová stránka nefunguje správne, potenciálni zákazníci sa vzdajú vašich služieb.
• Zložitý proces objednávania – čím menej podstránok alebo kliknutí je potrebných na uskutočnenie nákupu, tým lepšie.
• Obmedzené metódy platby a dodania – stojí za to byť flexibilný a ponúkať rôzne možnosti na uskutočnenie nákupu, napr. platba na splátky alebo odložená platba, dodanie na určenú adresu, balíkové automaty, výdajné miesta a do zahraničia.
• Slabá komunikácia so zákazníkmi – nezabudnite na svojho zákazníka po dokončení predaja. Ľudia, ktorí už majú (pozitívnu) skúsenosť s obchodom, sú pravdepodobnejšie, že si opäť zakúpia, ale stojí za to im pripomenúť vašu prítomnosť. Môžete im posielať automaticky generované e-maily s aktualizáciami, akciami, ako aj ich požiadať, aby ohodnotili kvalitu zákazníckeho servisu a spokojnosť s transakciou.

Zhrnutie

Používanie mapovania obchodných procesov môže byť dôležitým prvkom pri zlepšovaní riadenia konkrétnych projektov nielen v odvetví e-commerce, ale aj vo väčšine ostatných obchodných sektorov. Ilustrovanie vnútorného aj vonkajšieho priebehu určitých aktivít sa môže ukázať ako mimoriadne potrebné. Osobitne stojí za to sa zamerať na časovanie a kvalitu procesov, možné riziká, zapojenie zamestnancov a externé strany.

Čítajte tiež: Morfologická analýza ako metóda kreatívneho riešenia problémov.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.