Čo je register zainteresovaných strán? | #40 Začiatky projektového riadenia

Návrh a implementácia projektu je zložitý proces, ktorý vyžaduje, aby projektový manažér zvládol mnoho aspektov projektu. Jedným z týchto aspektov je identifikácia a správa zainteresovaných strán, t.j. ľudí, ktorí pracujú na úspechu projektu, ako aj ďalších, ktorých sa to môže dotknúť. Takýto zoznam je register zainteresovaných strán a dnes ho definujeme a ukážeme niekoľko užitočných tipov, ako vypracovať dobrý register.

Čo je register zainteresovaných strán? – obsah:

1. Úvod
2. Prečo vytvoriť register zainteresovaných strán?
3. Koho zahrnúť do registra zainteresovaných strán?
4. Ako pripraviť register zainteresovaných strán?
5. Zhrnutie

Úvod

V súčasnosti sa realizuje čoraz viac projektov v medzinárodnom prostredí. To nielen zvyšuje počet zainteresovaných strán, ale aj ich skupina sa stáva rozmanitejšou. Preto, aby bol projekt úspešný, musí projektový manažér identifikovať potreby jednotlivých a skupinových zainteresovaných strán a naučiť sa, ako ich spravovať podľa ich požiadaviek.

Prečo vytvoriť register zainteresovaných strán?

Register zainteresovaných strán má niekoľko dôležitých účelov. Po prvé, umožňuje vám identifikovať všetky zainteresované strany projektu, ktoré môžu ovplyvniť priebeh a výsledky projektu. Po druhé, umožňuje vám určiť stupeň zapojenia a vplyvu každej zainteresovanej strany na projekt. Po tretie, jeho údaje vám môžu pomôcť vypracovať stratégiu správy zainteresovaných strán, ktorá efektívne zohľadní ich potreby a záujmy.

Koho zahrnúť do registra zainteresovaných strán?

Register zainteresovaných strán by mal obsahovať informácie o akejkoľvek osobe, skupine alebo organizácii, ktorá môže ovplyvniť projekt akýmkoľvek spôsobom. Tieto zahŕňajú:

• Členovia projektového tímu,
• Vedenie organizácie,
• Miestna komunita, ak sa projekt realizuje v alebo ovplyvňuje verejný priestor,
• Investori,
• Zákazníci,
• Dodávatelia,
• Obchodní partneri,
• Zástupcovia miestnej samosprávy, ak je potrebné ich zapojiť alebo získať povolenia na činnosti,
• Zástupcovia mimovládnych organizácií ktorí môžu využiť výsledky vyvinuté v projekte v prospech komunity,
• Nepojení zamestnanci môžu byť ovplyvnení projektom, napríklad v dôsledku reorganizácie pracoviska.

Ako pripraviť register zainteresovaných strán?

Projektový manažér by mal predovšetkým identifikovať zainteresované strany projektu a zbierať údaje zamerané hlavne na nich:

• potreby,
• očakávania,
• obchod,
• úroveň angažovanosti v projekte, a
• vplyv na projekt.

Projektový manažér by mal potom vyhodnotiť a klasifikovať zainteresované strany s ohľadom na ich úlohu v projekte. Napríklad, projektový tím bude dôležitejší ako zamestnanci, ktorí nie sú priamo zapojení do úloh. Je tiež dôležité poznamenať potenciálne riziká a príležitosti, ktoré sprevádzajú ich zapojenie do projektu.

Po zhromaždení a vyhodnotení údajov prechádza projektový manažér na kritický krok: vypracovanie dokumentu registra zainteresovaných strán. Mal by obsahovať aktuálne informácie o každej jednotlivé alebo skupinovej zainteresovanej strane. Potrebuje neustále aktualizovanie na priebežnej báze, keď projekt postupuje a situácia sa mení.

Posledným krokom je vypracovanie stratégie správy zainteresovaných strán. Projektový manažér by mal určiť nasledujúce:

• Ako a ako často bude komunikovať so zainteresovanými stranami?
• Aké kroky podnikne na splnenie ich potrieb?
• Ako minimalizuje riziká a využije príležitosti?

Zhrnutie

Register zainteresovaných strán je nevyhnutným nástrojom projektového manažmentu. Umožňuje projektovému manažérovi rozpoznať zainteresované strany projektu, posúdiť ich vplyv a dôležitosť a zároveň splniť ich potreby a očakávania. Príprava registra zainteresovaných strán by mala zostať kľúčovou prioritou počas prvých krokov projektu po projekte charte, aby sa predišlo problémom v neskorších fázach projektu.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.