Spoločnosť bez kancelárie. Ako efektívne pracovať na diaľku a riadiť svoj tím

Premýšľali ste niekedy, ako pracovať na diaľku? Nie každá spoločnosť potrebuje mať kanceláriu, aj keď má zamestnancov. Práca na diaľku je čoraz populárnejším riešením. Tento spôsob zamestnania má svoje výhody a nevýhody, ako pre zamestnancov, tak aj pre zamestnávateľa. Zvažujete to? Skontrolujte, na čo si dať pozor a čo si zapamätať pri rozhodovaní o prevádzkovaní malej firmy bez kancelárie.

Ako pracovať na diaľku – obsah:

1. Spoločnosť bez registrovanej kancelárie? Právne záležitosti
2. Najmite správnych ľudí
3. Zabezpečte dobrú komunikáciu
4. Určte prekryté hodiny
5. Mapujte projekty

Zamestnávanie pracovníkov na diaľku eliminovalo náklady na prenájom priestorov, vrátane poplatkov za energie alebo najímania upratovacej firmy. Ušetrené peniaze môžu byť investované do rozvoja spoločnosti alebo platov. Výberom tohto spôsobu spolupráce si podnikateľ môže dovoliť zamestnávať odborníkov z akéhokoľvek miesta na svete, bez obmedzenia na konkrétne mesto a bez potreby ich privádzať do firmy.

Spoločnosť bez registrovanej kancelárie? Právne záležitosti

Každá spoločnosť musí mať registrovanú kanceláriu – adresa, na ktorej spoločnosť predáva, vyrába alebo poskytuje služby, musí byť oznámená úradom. Ak podnikateľ nechce prenajímať kanceláriu, môže uviesť svoju rezidenčnú adresu ako hlavné miesto podnikania.

Je tiež dobré vedieť, že práca na diaľku, známa aj ako e-práca alebo telepráca, je forma zamestnania regulovaná pracovným právom. Podľa Zákonníka práce (Časť II Pracovný pomer, Kapitola II b – zamestnávanie zamestnancov formou telepráce) takáto práca:

1. Môže sa vykonávať pravidelne mimo pracoviska, s využitím elektronických prostriedkov komunikácie v zmysle ustanovení o poskytovaní elektronických služieb (telepráca).
2. Telepracovník je zamestnanec, ktorý vykonáva prácu za podmienok uvedených v § 1 a oznamuje výsledky práce zamestnávateľovi, najmä prostredníctvom elektronickej komunikácie.

Takže, v skratke, telepráca spočíva v poskytovaní práce mimo pracoviska a zasielaní jej výsledkov zamestnávateľovi napríklad e-mailom.

Zamestnávanie zamestnancov formou telepráce môže prebiehať na základe pracovnej zmluvy aj zmluvy občianskeho práva, t.j. zmluvy o vykonaní práce, zmluvy o dielo alebo zmluvy o sprostredkovaní.

Najmite správnych ľudí

Práca na diaľku nie je pre každého. Okrem potrebných znalostí by mal byť pracovník na diaľku schopný spravovať svoj vlastný čas a byť nezávislý. Hľadajte ľudí, ktorí nepotrebujú byť riadení. Komunikačné zručnosti a jasné formulovanie myšlienok a pokynov sú tiež dôležité, pretože diaľková komunikácia má svoje obmedzenia.

Nezabúdajte, že aj keď ste v kontakte len občas, stojí za to hľadať ľudí, s ktorými bude tento kontakt príjemný. Práca s mimoriadne talentovaným, ale ťažkým na spoluprácu odborníkom sa môže ukázať ako neúspech. Samozrejme, nejde o zameranie sa na charakter zamestnancov namiesto ich kompetencií. Avšak hľadajte kompromis. “90% kultúry spoločnosti vytvárajú ľudia, ktorých zamestnáte,” tvrdí Sean Byrnes, podnikateľ a generálny riaditeľ Flurry.

Zabezpečte dobrú komunikáciu

Veľkou prekážkou pri práci na diaľku – najmä na začiatku – môže byť nedostatok kontroly nad zamestnancami. Diskutovanie o aktuálnych úlohách a kontrolovanie ich práce cez internet je ťažšie, aj napriek rôznym technologickým riešeniam.

Musíte zabezpečiť, aby vaši zamestnanci presne vedeli, čo od nich očakávate, čo sa od nich očakáva a čo sa aktuálne deje. Každý by mal poznať svoju úlohu v tíme a na koho sa môže obrátiť, ak má problém. Spätná väzba je rovnako dôležitá. Okrem delegovania úloh dobre vedení lídri tiež vedia, ako počúvať, pýtať sa a poskytovať usmernenia. Dobrým nápadom je zaviesť do firemného rozvrhu krátke, pravidelné stretnutia so zamestnancami, napr. cez Skype alebo Google Hangouts. Počas ktorých sa tím bude môcť rozprávať o tom, na čom pracujú, čo ešte treba urobiť a či sú nejaké problémy.

Navyše, občas usporiadajte neformálne stretnutie. Práca na diaľku tiež sťažuje budovanie a udržiavanie vzťahov s kolegami, a to môže mať dopad na morálku tímu. Podporujte dobré vzťahy so zamestnancami a poskytnite im miesto, kde sa môžu rozprávať, nielen o pracovných záležitostiach. To im uľahčí spoznať sa navzájom a stať sa priateľmi. Ak si myslíte, že taká videokonferencia nebude fungovať, skúste nastaviť tematický kanál na Slacku, skupinový chat na Skype alebo dokonca skupinu na Facebooku.

Určte prekryté hodiny

Práca na diaľku je spojená s flexibilným pracovným časom. Niektorí zamestnanci preferujú pracovať ráno a iní večer, vďaka čomu sú efektívnejší. Napriek tomu takéto usporiadanie môže sťažovať prácu celého tímu – je ťažšie pracovať, keď odpovede na e-maily a iné správy prichádzajú niekoľko hodín neskôr. Okrem toho, ak pracujete sami, keď chcete, vlastne budete vždy pracovať. A to znamená, že budete k dispozícii na telefonáty od pondelka do nedele, ako ráno o siedmej, tak aj večer o desiatej.

Takže premýšľajte o tom, či si uložiť dve až tri hodiny denne alebo týždenne pre seba a svojich zamestnancov, počas ktorých by mali byť všetci online.

Mapujte projekty

Je oveľa jednoduchšie sadnúť si k práci alebo sledovať pokrok svojho tímu, keď presne viete, čo treba urobiť. Pri práci na diaľku je dobré naplánovať a rozdeliť všetky dôležité projekty na tabuli alebo časovej osi.

Metóda, ktorú často používajú startupy a vývojári na organizáciu práce, je Scrum. Scrum je metóda, kde projekty a úlohy sú napísané na kusoch papiera a potom pripevnené na príslušné stĺpce na tabuli – stĺpce predstavujú jednotlivé prvky procesu (napr. “naplánované”, “v priebehu”, “testovanie”, “urgentné na dokončenie”, “hotové”). V prvom stĺpci sa vytvára fronta úloh, ktoré sú prioritizované a koľko hodín sa na ne očakáva (pomocou rôznych farieb kariet ich môžete rozdeliť do kategórií). Potom sa karty umiestňujú jedna po druhej zľava doprava, ako sa práca posúva do sekcie “hotové”.

Vďaka tomu môžete priebežne sledovať vývoj projektu, odhadnúť, aké sú najväčšie problémy. Ide práca podľa plánu a koľko úloh ešte treba dokončiť? To uľahčuje kontrolu práce tímu – pracovníci na diaľku sú zvyčajne zodpovední za dosiahnuté výsledky, a nie za čas strávený pri počítači.

Možno ste projektový manažér? Ak áno, nezabudnite si prečítať náš článok o výzvach spojených s prácou na diaľku a ako ich prekonať.

Čo si myslíte o práci na diaľku – stojí to za to, alebo je lepšie pracovať v kancelárii? Podeľte sa o svoj názor a označte nás na Twitteri!