Analýza príčin – výhody a ciele

Najlepším riešením je vykonať štúdiu, ako je Analýza príčin (RCA). Nižšie vysvetlíme, čo je tento nástroj, aký je jeho účel a aké pozitívne výsledky môže jeho aplikácia priniesť organizácii.

Čo je analýza príčin?

Analýza príčin je široko používaný nástroj, ktorý funguje nielen v rôznych oblastiach (od inžinierstva po zdravotnú starostlivosť, medicínu a podnikanie až po výrobu alebo riadenie kvality), ale niekedy môže byť užitočný aj v našich každodenných životoch. Analýza príčin je prístup, ktorý prostredníctvom svojho systematického procesu vedie k identifikácii základov problémov, incidentov a zlyhaní, ktoré sa už vyskytli alebo sú potenciálne.

Využitie tohto nástroja vyplýva z presvedčenia, že akcie zamerané na tento aspekt – teda na skutočnú podstatu ťažkosti – sú zvyčajne efektívnejšie ako jednoducho reagovať na symptómy, ktoré sa môžu objaviť neskôr.

Výhody analýzy príčin

Hlavnou výhodou spojenou s analýzou príčin je prevencia opakovania, ktorá sa stáva možnou práve odstránením dôvodov, prečo k problémom a zlyhaniam dochádza. Tým sa zlepšuje kvalita ponúkaných produktov, služieb alebo procesov, znižujú sa vznikajúce náklady a zabezpečuje sa optimálnejšie využitie zdrojov. Avšak, toto nie je jediný pozitívny výsledok prijatia tejto techniky – medzi ďalšie výhody môžeme spomenúť:

• Better risk management – analýza príčin pomáha pochopiť, aké faktory môžu viesť k problémom, čo umožňuje efektívnejšie riadenie rizík ako pre jednorazové projekty, tak aj pre každodenné operácie,
• Increased safety – v sektoroch ako priemysel, medicína alebo doprava, RCA pomáha identifikovať nebezpečenstvá (substrát nehôd), čo zvyšuje úroveň bezpečnosti,
• Improve customer satisfaction – odstránením dôvodov na sťažnosti alebo nespokojnosť sa zlepšuje vzťah zákazníka s našou značkou.

Ciele analýzy príčin

Môže sa zdať, že hlavný cieľ analýzy príčin je pochopiť skutočný dôvod za problémom alebo zlyhaním, ktoré sa vyskytlo, čo je v opozícii k zameraniu sa iba na bezprostredné symptómy a prijímanie nápravných opatrení. Avšak, mali by sme zdôrazniť, že takáto akcia je iba prejavom použitia opísaného nástroja. To preto, že RCA sa snaží – prostredníctvom konkrétnych krokov – identifikovať oblasti na zlepšenie, čo vedie k zvýšeniu efektivity, kvality vykonaných krokov a rýchlosti prebiehajúcich procesov.

Takže prijatie analýzy príčin podporuje neustále zlepšovanie produktov, služieb alebo procesov, čo sa očakáva, že prinesie pozitívny výsledok pre všetkých zainteresovaných (zamestnancov, zákazníkov, obchodných partnerov atď.).

Ako vykonať RCA?

Ako by sa mal proces RCA vykonať, aby sa zabezpečilo, že prinesie očakávané výsledky? Najlepším spôsobom je dodržiavať tieto kroky:

1. Identifikujte problém – vyberte konkrétny problém, incident alebo zlyhanie, ktoré chcete preskúmať, a potom presne popíšte, čo sa stalo a aké boli následky.
2. Zbierajte údaje – použite správy, dokumentáciu, záznamy, svedectvá a iné dostupné zdroje, aby ste získali úplný obraz situácie.
3. Identifikujte potenciálne príčiny – zamerajte sa na identifikáciu všetkých faktorov, ktoré mohli spôsobiť problém (napr. pomocou Ishikawovho diagramu). Pamätajte, že niektoré z nich môžu byť skryté alebo nie sú zjavné.
4. Testujte potenciálne príčiny – akonáhle sú potenciálne príčiny identifikované, mali by sa otestovať, aby sa potvrdila alebo vylúčila ich účasť na veci.
5. Identifikujte koreň – nájdite dôvod za zlyhaním, ktorý je najdôležitejší (t.j. má najhoršie následky).
6. Implementujte nápravné opatrenia – na základe identifikovaných dôvodov vypracujte konkrétne nápravné opatrenia, ktoré znížia alebo odstránia riziko opakovania problému. Po ich implementácii nezabudnite vyhodnotiť ich účinnosť a zostať flexibilní (keďže nápravné opatrenia môžu potrebovať úpravy, keď sa objavia nové informácie).

Ak si nie ste istí, čo je skutočným zdrojom ťažkosti, môžete sa opýtať svojich zamestnancov na ich názor. Systém riadenia projektov a tímov, Firmbee, vám pomôže udržiavať otvorenú komunikáciu. Pomocou funkcie check-in môžete poslať automatickú správu všetkým (alebo vybraným) členom vášho tímu, aby sa vyjadrili k danej téme. Môžete to tiež nastaviť ako pravidelné oznámenia (napr. v určitých dňoch a časoch). Týmto spôsobom získate širšiu perspektívu na daný problém a dozviete sa o potenciálnych dôvodoch z pohľadu iných ľudí.

Analýza príčin – zhrnutie

Ak hľadáte spôsob, ako zlepšiť kvalitu, efektivitu, bezpečnosť alebo spokojnosť zákazníkov v rámci produktov alebo služieb, ktoré ponúkate, analýza príčin by vám mala vyhovovať. Ale musíte pokorne prijať, že RCA nie je magická medicína, ktorá spôsobí, že všetky problémy zmiznú. Napriek tomu, aplikovanie princípov analýzy príčin na zistenie základov určitého problému výrazne zvyšuje šance na úspech a dosiahnutie vašich obchodných cieľov. Navyše, nezabudnite, že RCA zabezpečuje, že problematické záležitosti sa vyskytujú menej často (alebo sú eliminované), čo je vždy dobrá správa pre všetky zúčastnené strany.

Ak sa vám páči náš obsah, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.