Automatizácia úloh a jej vplyv na organizačné výsledky

Automatizácia úloh má veľký vplyv na výsledky spoločnosti. S rozvojom digitalizácie a nových technológií sa automatizácia úloh na trhu práce stáva čoraz dôležitejšou. To sa dá aplikovať na oddelenia ľudských zdrojov, kde sa manažéri snažia optimálne využiť automatizáciu v oblasti riadenia ľudských zdrojov. Implementácia nových technológií sa stáva kľúčovým faktorom, ktorý zlepšuje kvalitu procesov HR. Súčasné nástroje sú dostupné nielen pre veľké a silné organizácie, ale aj pre menšie a priemerne veľké spoločnosti. Zavedenie automatizácie umožní efektívnejšie riadenie ľudských zdrojov a môže sa stať bezpečnostným ventilom v neistých časoch hospodárskej krízy.

Vplyv automatizácie úloh – obsah:

1. Automatizácia úloh v oblasti HR
2. Implementácia automatizácie úloh
3. Výhody automatizácie úloh
4. Zhrnutie

Automatizácia úloh v oblasti HR

Práca oddelení ľudských zdrojov zahŕňa významné výzvy a očakávania. Účinnosť personálnych politík má významný dopad na posilnenie pozície spoločnosti na trhu, ako aj na zlepšenie jej imidžu a konkurencieschopnosti. To je dôvod, prečo stojí za to využiť nové technológie a zlepšiť prácu v takýchto oblastiach:

Nábor a zamestnávanie pracovníkov – hľadanie kandidátov je časovo náročná úloha, hlavne kvôli fragmentácii trhu práce, kde existuje mnoho portálov a databáz používaných náborovými profesionálmi. Riešením tohto problému sú nástroje informačných technológií, ktoré umožňujú prístup k mnohým portálom súčasne (multiposting), a funkčnosť filtrovania výsledkov umožňuje dosiahnuť presne špecifikovaných kandidátov. Chatboti, ktorí môžu vykonať počiatočný výber kandidátov a spravovať databázy jednotlivcov zaujímajúcich sa o pracovné ponuky, sú rovnako užitoční. Navyše, stojí za to využiť video pohovory, online testy alebo gamifikáciu.

Adaptácia nových zamestnancov – existujú špeciálne platformy a onboarding softvér s databázami znalostí, ktoré obsahujú inštruktážne videá, ako aj súbor pravidiel a predpisov – všetko pre realizáciu tohto procesu. Navyše sú obzvlášť užitočné také funkcie ako uvítacie e-maily, prístup k zdrojom, koučovacie moduly a moduly, ktoré uľahčujú elektronický tok personálnych dokumentov.

Riadenie kompetencií – špeciálne navrhnuté platformy umožňujú rýchlu analýzu a spracovanie údajov pomocou prediktívnej analýzy (analýza historických a aktuálnych faktov na plánovanie budúcnosti) na efektívnejšie plánovanie v oblasti riadenia kompetencií a znalostí.

Rutinné úlohy – automatizácia takých úloh ako plánovanie školení, spracovanie žiadostí o dovolenku, správa pracovných kariet a individuálnych záznamov.

Analýza KPI ukazovateľov – efektívnejšia s systémami riadenia nákladov, ktoré zlepšujú reportovanie a umožňujú efektívnu analýzu všetkých procesov. Pokročilý softvér umožňuje meranie KPI ukazovateľov v oblasti udržania a obratu zamestnancov, zdrojov nových uchádzačov o zamestnanie, efektivity jednotlivých zamestnancov a pracovných tímov, priemerných nákladov na procesy a mnohých ďalších.

Implementácia automatizácie úloh

Automatizácia úloh súvisiaca s procesmi HR bude efektívna iba v prípade presnej implementácie, ktorá musí byť pripravená s osobitnou starostlivosťou. Takýto prístup pomôže vyhnúť sa problémom súvisiacim so zlým nastavením riešení v budúcnosti. Prvou aktivitou pri implementácii automatizácie úloh by mala byť analýza oblastí HR, kde automatizácia úloh môže byť zavedená a kde takáto akcia môže priniesť merateľné výhody. Stojí za to najprv, na skúšobnej báze, vybrať menej zložité procesy na testovanie nových nástrojov a identifikáciu potenciálnych problémov.

V ďalšom kroku by sa mali definovať ciele, aby sa neskôr dalo skontrolovať, či automatizácia úloh splnila svoj účel. Potom sa musí urobiť rozhodnutie a vybrať projektový koordinátor a správne nástroje. Na konci sa nesmie zabudnúť na zamestnancov, ktorí musia byť informovaní o zmenách a nových riešeniach, ktoré sa zavádzajú. Potreba zavedenia nových technológií a nástrojov musí byť im vysvetlená, potom musí byť poskytnuté školenie v používaní týchto nových technológií.

Výhody automatizácie úloh

Automatizácia úloh v riadení ľudských zdrojov by mala priniesť hmatateľné výhody organizácii, inak je zavedenie automatizácie bezvýznamné. Kľúčové výhody, ktoré určujú úspech automatizácie úloh, sú:

Obmedzenie úloh – ktoré sa vykonávajú manuálne, a ktoré vyžadujú zásah zamestnancov. Tieto sú hlavné úlohy ako zhromažďovanie informácií, reportovanie a príprava analýz.

Rýchlejšie vykonávanie úloh – vytvorenie postupov v procesoch náboru, ktoré sa zaoberajú hľadaním, výberom a onboardingom, je veľmi časovo náročné. Automatizácia úloh výrazne skracuje čas spojený s týmito aktivitami.

Redukcia chýb – ľudská práca je vystavená riziku chýb. Existuje dokonca príslovie: len tí, ktorí nič nerobia, nerobia žiadne chyby. Moderné nástroje môžu znížiť možnosť akýchkoľvek chýb.

Získanie cenných zamestnancov – automatizácia úloh v nábore a výbere zvyšuje šancu na získanie naozaj dobrých zamestnancov. To zvyšuje spokojnosť súvisiacu s efektívnym náborom a adaptáciou.

Moderné technologické riešenia uvedené vyššie umožňujú komplexné zlepšenie kvality a podmienok všetkých aktivít vykonávaných oddeleniami HR. Takéto riešenia sú vynikajúcou podporou pre zamestnancov aj manažérsky personál.

Zhrnutie

Vzhľadom na všetky výhody automatizácie úloh v HR sa vynára otázka, prečo toľko organizácií na trhu nezaviedlo takéto riešenia? Môže byť mnoho dôvodov, ako obavy súvisiace so zavedením potrebných zmien, nedostatok znalostí o schopnostiach nových technológií prezentovaných manažérským personálom a nedostatok dlhodobej stratégie rozvoja spoločnosti. Existuje problém s človekom samotným a jeho úlohou v pracovnom prostredí dominovanom umelou inteligenciou. Je potrebné poznamenať, že implementácia automatizácie úloh v oddeleniach HR je predovšetkým šancou, ktorá môže poskytnúť podporu zamestnancom, nie hrozbou, ani nie konkurenciou pre nich.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.