Individuálny základ kompetencií v oblasti praxe – Časť 6 Príručka certifikácie IPMA

Oblasť kompetencií “Praxis” sa zaoberá základnými kompetenciami portfólia. Definuje štrnásť kompetenčných prvkov. Tieto prvky určujú technické aspekty riadenia projektov, programov a portfólií. Dnes sa na ne pozrieme bližšie. Pokračujte v čítaní.

Individuálny kompetenčný základ v oblasti praxe – obsah:

1. Praxis 1: Návrh
2. Praxis 2: Ciele, úlohy a prínosy
3. Praxis 3: Rozsah
4. Praxis 4: Čas
5. Praxis 5: Organizácia a informácie
6. Praxis 6: Kvalita
7. Praxis 7: Financie
8. Praxis 8: Zdroje
9. Praxis 9: Obstarávanie a partnerstvo
10. Praxis 10: Plán a kontrola
11. Praxis 11: Riziko a príležitosti
12. Praxis 12: Zainteresované strany
13. Praxis 13: Zmena a transformácia
14. Praxis 14: Výber a vyváženie

Praxis 1: Návrh

Návrh popisuje, ako sú požiadavky, priania a vplyvy jednej alebo viacerých organizácií interpretované a hodnotené jednotlivcom a následne preložené do vysokého úrovne návrhu projektu, aby sa zabezpečila najvyššia pravdepodobnosť úspechu. Z analýzy vonkajšieho kontextu načrtneme predbežný plán celkovej architektúry, ako by mal byť projekt nastavený, vyvinutý a riadený.

To zahŕňa zdroje, prostriedky, ciele zainteresovaných strán, prínosy a organizačné zmeny, riziká a príležitosti, riadenie, konečný produkt, priority a najurgentnejšie otázky. Keďže všetky vonkajšie faktory a kritériá úspechu (a/alebo ich vnímaná relevantnosť) sa často v priebehu času menia, tento počiatočný plán by sa mal pravidelne prehodnocovať, aby zostal aktuálny. 

Praxis 2: Ciele, úlohy a prínosy

Každý projekt je iniciovaný, pretože interné a externé zainteresované strany chcú dosiahnuť zisk. Tento kompetenčný prvok popisuje dôvody, prečo projekt existuje – aké ciele a prínosy je potrebné dosiahnuť, aké úlohy je potrebné vykonať a aké požiadavky zainteresovaných strán je potrebné splniť.

Všetky tieto otázky vyplývajú z potrieb, očakávaní, požiadaviek a strategických cieľov organizácie, ktorú zainteresované strany zastupujú. Účelom tohto kompetenčného prvku je umožniť jednotlivcovi vytvoriť spojenie medzi tým, čo zainteresované strany hľadajú, a tým, čo má projekt dodať.

Praxis 3: Rozsah

Rozsah definuje konkrétny zameranie alebo obsah projektu. Popisuje výstupy, výsledky, prínosy a prácu potrebnú na ich vyprodukovanie. Okrem toho popisuje, čo nie je súčasťou projektu. V podstate rozsah definuje jeho hranice. Tento kompetenčný prvok je navrhnutý tak, aby pomohol jednotlivcovi pochopiť, kde sú hranice projektu, aby ho mohol riadiť a kontrolovať, a aby sa naučil, ako ovplyvňuje (a je ovplyvňovaný) rozhodnutiami, pokiaľ ide o riadenie a jeho vykonávanie.  

Praxis 4: Čas

Tento kompetenčný prvok zahŕňa plánovanie všetkých fáz a úloh projektu v priebehu času, aby sa optimalizovalo jeho vykonávanie. Účelom plánovania je určiť, kedy vykonať určité úlohy, vďaka čomu bude implementácia daného projektu čo najefektívnejšia. Úlohy by sa preto mali analyzovať, najlepšie graficky prezentovať v diagrame alebo harmonograme a priradiť vhodným osobám alebo tímom. Doba trvania každej úlohy by sa mala odhadnúť a umiestniť do času. To zabezpečí, že sa zachová sekvencia aktivít a že celý proces bude optimalizovaný.

Praxis 5: Organizácia a informácie

Zahŕňa definíciu, implementáciu a riadenie dočasnej projektovej organizácie. Definuje požadované úlohy a povinnosti, ako aj efektívnu komunikáciu v organizácii. Tento kompetenčný prvok tiež zahŕňa vytváranie a uchovávanie dokumentácie, ako aj plánovanie komunikačných procesov a ľudských zdrojov. Zabezpečuje efektívny tok informácií medzi ľuďmi a kvalitné rozhodovanie. 

Praxis 6: Kvalita

Kvalita v projekte môže byť chápaná dvoma spôsobmi. Po prvé, znamená kvalitu samotného procesu – to znamená, ako je projekt organizovaný. Týka sa zavádzania, implementácie a kontroly štandardov, udržiavania kvality v každej fáze projektu. Na druhej strane to znamená riadenie a kontrolu kvality produktov a výsledkov celého projektu. Pojem kvality sa vzťahuje na celý projekt od jeho iniciácie až po odovzdanie hotového riešenia.

Praxis 7: Financie

Pojem financie zahŕňa všetky činnosti súvisiace s odhadovaním, plánovaním, výdavkami a kontrolou prostriedkov prichádzajúcich a odchádzajúcich z projektu. V počiatočnej fáze projektu musí jednotlivec určiť, ktoré náklady sú potrebné pre projekt – to sa nazýva definovanie rozpočtu. Jednotlivec musí tiež vykonať kroky súvisiace s tým, ako je projekt financovaný alebo podporovaný. 

Praxis 8: Zdroje

Tento kompetenčný prvok zahŕňa definovanie, získavanie, kontrolu a rozvoj všetkých zdrojov potrebných na splnenie cieľov projektu. Tieto zdroje môžu byť ľudia, ale aj ich vedomosti a skúsenosti, zariadenia, vybavenie, materiály alebo nástroje atď. – všetky tovary potrebné na vykonanie plánovaných úloh a dosiahnutie stanovených cieľov. Táto kompetencia definuje, ako získať a využiť zdroje, optimalizovať a kontrolovať ich pre čo najlepšiu efektívnosť projektu.

Praxis 9: Obstarávanie a partnerstvo

Zahŕňa všetky procesy od plánovania obstarávania po nákup a správu zmlúv. Umožňuje získať najlepšiu dostupnú hodnotu od daného dodávateľa alebo partnera, čo pomáha dodať najlepšiu hodnotu pre kupujúceho a organizáciu. 

Praxis 10: Plán a kontrola

Na základe návrhu všetky jeho prvky tvoria vyvážený plán. Jeho implementácia by mala byť kontrolovaná a pravidelne aktualizovaná, v súlade so zmenami, ktoré sa v projekte alebo jeho kontexte vyskytujú. Táto kompetencia kombinuje všetky potrebné informácie a umožňuje rozhodovanie. Základný cyklický proces zahŕňa postupne: plánovanie, vykonávanie, monitorovanie a opravu plánu alebo jeho implementácie.

Praxis 11: Riziko a príležitosti

Zaoberá sa identifikáciou, hodnotením, plánovaním stratégie a kontrolou rizík, ktoré vznikajú v rámci projektu. Správne riadenie rizík a príležitostí môže pomôcť rozhodovacím činiteľom prijímať informované rozhodnutia na základe dostupných informácií a priradiť priority konkrétnym aktivitám. Riadenie rizík je nepretržitý proces – preto sa vyskytuje počas celého životného cyklu projektu.

Praxis 12: Zainteresované strany

Tento kompetenčný prvok zahŕňa identifikáciu, analýzu, zapojenie a riadenie postojov a očakávaní zainteresovaných strán. Hlavným cieľom tohto kompetenčného prvku je zabezpečiť, aby jednotlivec udržiaval zapojenie zainteresovaných strán efektívnym riadením ich očakávaní a záujmov, ako aj ich vplyvu na projekt.

Praxis 13: Zmena a transformácia

Zmena (t.j. zlepšovanie aktuálnej situácie, pričom sa berie do úvahy minulosť) a transformácia (t.j. rozvoj nových situácií, založený na vízii budúcnosti) umožňujú procesy, nástroje a techniky, pomocou ktorých organizácia a jej zamestnanci môžu vykonávať úpravy vedúce k prijatiu a implementácii zmeny. To umožňuje dosiahnuť očakávané výsledky a úspech celého projektu.

Praxis 14: Výber a vyváženie

Toto je posledný kompetenčný prvok. Popisuje výber a vyváženie komponentov portfólií. Zameriava sa na hodnotenie, výber a monitorovanie výkonu projektov a programov, pričom zabezpečuje, že portfólio ako celok prináša optimálne prínosy pre organizáciu.

Práve ste si prečítali článok o individuálnom kompetenčnom základe v oblasti praxe. Prečítajte si tiež: Ako sa vysporiadať s hlavnými problémami v riadení projektov.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.