Čo je organizačná schéma?

Stále existuje jeden ďalší prvok extrémneho významu, ktorý ste možno vynechali – efektívna štruktúra, ktorú spoločnosť alebo organizácia vytvára. Táto štruktúra sa skladá z závislostí a zodpovedností, ktoré sú efektívne vizualizované pomocou takzvanej organizačnej schémy. Nižšie vysvetlíme, čo presne tento nástroj je, a poukážeme na to, aké výhody jeho použitie prináša spoločnostiam a inštitúciám pôsobiacim v rôznych odvetviach.

Organizačná schéma – alebo čo?

Organizačná schéma nie je len jednoduchý, priamy nákres, ale komplexný manažérsky nástroj na zobrazenie – ale predovšetkým pochopenie – štruktúry danej spoločnosti, inštitúcie alebo iného subjektu. Je to grafická vizualizácia hierarchie (od najvyššej po najnižšiu úroveň), rozdelenia zodpovedností, ako aj prepojení medzi rôznymi subjektmi (rôznymi tímami alebo jednotlivcami).

Je to užitočný prostriedok pre zamestnancov (najmä tých, ktorí práve začínajú), pretože im pomáha vidieť štruktúru spoločnosti alebo inštitúcie jasným definovaním rolí každého útvaru a ich rozsahu zodpovedností a kompetencií. Môže byť tiež praktický pre externistov (ako sú potenciálni investori alebo partneri), ktorí chcú vedieť, ako spoločnosť alebo inštitúcia funguje. Podstata organizačnej schémy teda spočíva v zabezpečení transparentnosti a efektívneho riadenia dostupných zdrojov.

Čo obsahuje organizačná schéma?

Existujú rôzne typy nástrojov, ktoré sú popísané (od hierarchických, cez funkčné, po maticové, t.j. zamerané na prebiehajúce projekty). Presne aké prvky sú zahrnuté závisí od konkrétneho prípadu (najmä od veľkosti subjektu a odvetvia, v ktorom pôsobí). Najčastejšie však obsahuje informácie o takýchto prvkoch ako:

• vedúci pracovníci – v najvyššej časti vizualizácie sú umiestnené najdôležitejšie vedúce pozície zodpovedné za prijímanie kľúčových rozhodnutí týkajúcich sa celej spoločnosti alebo inštitúcie. Tu sa zvyčajne objavujú také osoby ako prezident, viceprezident, generálni manažéri (v takých oblastiach ako HR, marketing, rozvoj, predaj atď.), a niekedy aj vrcholoví manažéri,
• jednotlivé divízie alebo oddelenia – každé oddelenie (napr. marketing, HR, IT, predaj, právne a compliance atď.) je zastúpené samostatným blokom, a v ňom sú jednotlivé pozície a úlohy (v rámci oddelení môžu byť aj tímy zodpovedné za konkrétnu oblasť, napr. v marketingovom oddelení tím pre komunikáciu, výkon a oslovovanie),
• Rozdelenie pozícií – v rámci každého oddelenia alebo divízie sú tiež uvedené konkrétne pozície, ktoré existujú v spoločnosti alebo inštitúcii (od riaditeľov po senior a junior špecialistov, po stážistov a trainee), často s ich pridelenými zodpovednosťami,
• komunikačné a podriadené línie – ako súčasť grafickej reprezentácie štruktúry je tiež uvedené, kto je zodpovedný za hlásenie svojich aktivít a komu takáto správa musí byť predložená,
• kľúč/legenda – grafická vizualizácia často obsahuje aj kľúč alebo legendu, ktorá vysvetľuje význam rôznych symbolov a čiar použitých v diagrame. To uľahčuje všetkým používateľom vidieť štruktúru a pochopiť význam všetkých rôznych prvkov.

Prečo by mala mať spoločnosť organizačnú schému?

Aký prínos má príprava organizačnej schémy? Predovšetkým, týmto spôsobom môžu zamestnanci ľahšie pochopiť svoje miesto v štruktúre – vedia, aké sú ich úlohy, komu presne sú zodpovední (ako v rámci základných, tak aj vyšších úrovní) a na koho sa môžu obrátiť v prípade problému.

Čo viac, ak potrebujú podporu osoby z iného oddelenia, môžu si sami skontrolovať v organizačnej schéme, kto je zodpovedný za konkrétnu oblasť a byť si istí (vo väčšine prípadov), že problém odovzdali správnej osobe. Týmto spôsobom jasne definované komunikačné a zodpovednostné línie pomáhajú predchádzať zmätku a zastaveniu práce. Zároveň popísaná grafická vizualizácia tiež umožňuje identifikovať oblasti, kde sú medzery alebo príliš veľké pracovné zaťaženia, čo umožňuje efektívnejšie rozdelenie aktivít.

Organizačná schéma – zhrnutie

Vzhľadom na vyššie uvedené výhody môžeme s istotou povedať, že riadenie spoločnosti, inštitúcie alebo iného subjektu bez organizačnej schémy by bolo zložitou a mimoriadne ťažkou úlohou. Komunikácia by bola zdĺhavejšia, rozhodnutia by boli menej premyslené (v dôsledku nedostatku úplného poznania vnútornej štruktúry a vzťahov) a zdroje by boli nasadené neoptimalizovaným spôsobom.

Organizačná schéma uľahčuje riadenie, pričom umožňuje aj pochopenie spoločnosti alebo inštitúcie ako celku a identifikáciu oblastí, kde je možné implementovať zlepšenia a zmeny pre ďalší rast a úspech. Takže každá spoločnosť a inštitúcia – aj malá – by sa mala postarať o vytvorenie presnej a (kľúčovo) aktuálnej organizačnej schémy.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.