Čo je to RACI diagram?

V čase, keď sú projekty čoraz zložitejšie a mnohostranné, a tímy zapojené do nich zahŕňajú mnoho ľudí s rôznymi kompetenciami, zabezpečenie jasného rozdelenia zodpovedností sa stáva kľúčovým. Nástroj, ako je RACI diagram, môže byť v tejto oblasti užitočný. Nižšie sa zaoberáme presne tým, čo toto riešenie je a ako môže podporiť vaše operácie.

RACI diagram – čo je tento nástroj?

RACI diagram je nástroj na riadenie projektov a organizácií, ktorý je navrhnutý na priradenie konkrétnej osoby k konkrétnym úlohám alebo aktivitám v rámci projektu alebo procesu. Jeho použitie pomáha efektívne riadiť zodpovednosti – poskytuje jasnosť v rozdelení, minimalizuje riziko prehliadania aktivít, ktoré je potrebné vykonať, a zlepšuje komunikáciu (keď je jedna osoba závislá od druhej vo svojich zodpovednostiach).

Takto použitie tohto nástroja uľahčuje plánovanie a monitorovanie pokroku, pričom umožňuje dosiahnuť stanovené ciele. Opísané riešenie sa v súčasnosti používa firmami pôsobiacimi v rôznych odvetviach, ako aj organizáciami tzv. tretieho sektora.

Ako vyzerá RACI diagram?

To, ako presne bude vyzerať matica zodpovednosti, môže byť prispôsobené konkrétnemu tímu, projektu alebo organizácii. Najčastejšie je však prezentovaný vo forme diagramu, s úlohami alebo prvkami projektu v jednej dimenzii (napr. v stĺpcoch) a s ľuďmi alebo tímami priradenými k nim v druhej (napr. v radoch).

V väčších projektoch alebo organizáciách môže byť tabuľka zložitejšia (napr. môže zahŕňať aj úrovne rozhodovania). Označenia uvedené nižšie (ktoré vysvetľujú iný názov pre tento nástroj – RACI) sa používajú na označenie rolí priradených každej osobe:

• R – Zodpovedný – osoba, ktorá je povinná vykonať úlohu,
• A – Zodpovedajúci – osoba, ktorá musí akceptovať vykonanie danej úlohy,
• C – Konzultovaný – osoba, ktorá má špecializované znalosti a môže pomôcť pri vykonávaní danej úlohy,
• I – Informovaný – osoba, ktorá musí byť informovaná o pokroku úlohy, ale nie je aktívne zapojená do jej realizácie.

Výhody používania RACI diagramu

Hlavným účelom používania opísaného nástroja je presne definovať, kto je zodpovedný za vykonanie danej úlohy, čo eliminuje nejasnosti a nezrovnalosti v chápaní zodpovedností, čím sa znižuje riziko chýb (najmä duplicity úloh alebo ich opomenutia).

Avšak, toto nie je jediná výhoda tohto prístupu k prebiehajúcim projektom a procesom. RACI diagram tiež umožňuje:

• zlepšiť komunikáciu v tíme – keď každý vie, aké úlohy a role sú priradené jemu a ostatným, denná komunikácia a spolupráca sa stávajú jednoduchšími a plynulejšími,
• zabezpečiť efektívne riadenie zdrojov – priradenie jednotlivých úloh ľuďom s najlepšími kompetenciami na ich vykonanie umožňuje optimálne využitie zdrojov (a zároveň zabezpečuje, že úlohy sú rozdelené rovnomerne, ak je to možné). Zároveň podporuje uzatváranie v rámci stanoveného rozpočtu,
• efektívne riadiť riziko – priradením schvaľovacej úlohy (Zodpovedajúci) pre každú úlohu môže byť presne identifikovaná osoba, ktorá robí konečné rozhodnutie, a tak sa predchádza potenciálnym problémom,
• zefektívniť obchodné procesy – nástroj tiež umožňuje identifikovať kľúčové úlohy, čo vám umožňuje prehodnotiť vaše obchodné procesy a vyhnúť sa zbytočným oneskoreniam alebo medzerám v operáciách.

RACI diagram – zhrnutie

Uvedený nástroj pomáha zabezpečiť transparentnosť v rozdelení úloh, aby sa minimalizovali oneskorenia, eliminovali nezrovnalosti v chápaní svojej úlohy a všetci účastníci projektu mohli spolupracovať harmonicky. Pri používaní RACI diagramu je však potrebné priradiť úlohy podľa skutočných zručností a kompetencií jednotlivcov, aby mal každý člen tímu jasne definované úlohy a vedel, čo sa od neho očakáva počas projektu.

Je tiež potrebné zabezpečiť, aby bol nástroj pravidelne aktualizovaný, ako sa práca posúva a vykonávajú sa zmeny v projekte. To zabezpečí prispôsobenie sa meniacim sa podmienkam, predíde konfliktom a udrží plynulosť prebiehajúcich aktivít.

Ak sa vám páči náš obsah, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.