Čo je zmierenie faktúr?

Vyrovnanie faktúr je proces, ktorý spočíva v porovnaní údajov z faktúr s údajmi z bankových výpisov. Je to veľmi dôležitá úloha pre všetky spoločnosti. Vyrovnanie faktúr sa vzťahuje ako na faktúry za zakúpené tovary a služby, tak aj na faktúry vystavené klientom. Vďaka tejto operácii môžete skontrolovať, či máte oneskorené platby za nákupy súvisiace s podnikaním. To vám umožní lepšie kontrolovať pohľadávky. Prečítajte si článok, aby ste zistili, prečo by sa vyrovnanie faktúr nemalo zanedbávať.

Vyrovnanie faktúr – obsah článku:

1. Ako vyrovnať prichádzajúce faktúry?
2. Aké sú výhody vyrovnania prichádzajúcich faktúr?
3. Ako vyrovnať odchádzajúce faktúry?
4. Aké sú výhody vyrovnania odchádzajúcich faktúr?
5. Je možné vyrovnať faktúry ručne?
6. Ako zlepšiť proces vyrovnania faktúr?

Ako vyrovnať prichádzajúce faktúry?

Každýkrát, keď zakúpite tovary, dostanete faktúru. Rovnako aj so službami – tie sú tiež vyrovnané faktúrami. Ak sa vaša spoločnosť nedávno objavila na trhu, existuje riziko, že nie všetci partneri budú ochotní predávať svoje produkty alebo služby na základe odložených platieb. V takom prípade budete musieť vyrovnať svoje platby v hotovosti. Tento spôsob platby znamená, že nebudete musieť vyrovnávať prichádzajúce faktúry. V prípade hotovostných faktúr si môžete byť vždy istí, že bola vyrovnaná.

Po nejakom čase, keď sa vaša spoločnosť stane známejšou medzi dodávateľmi, čoraz viac spoločností bude ochotných predávať vám svoje produkty na základe odložených platieb. Je to výhodné, pretože pri nákupe produktov nemusíte investovať svoje prostriedky na mieste. Vašou jedinou úlohou je sledovať termíny platieb. Vyrovnanie faktúr pomáha pri tejto dôležitej úlohe. Ako vyrovnať faktúry?

Všetko, čo musíte urobiť, je porovnať prichádzajúce faktúry, konkrétne tie, ktoré ste dostali od iných spoločností, s vaším bankovým účtom. Aby ste urýchlili proces, môžete sa rozhodnúť filtrovať prichádzajúce faktúry. Po tejto operácii dostanete úplný zoznam transakcií so všetkými podrobnosťami o platbách za tovary a služby. S takýmto zoznamom v ruke budete musieť porovnať čísla na faktúrach s tými na bankových výpisoch. Skontrolujte, či všetky prevedené peniaze dosiahli správneho príjemcu porovnaním údajov o vystaviteľovi faktúry s údajmi o príjemcovi faktúry. Ak sa tieto údaje zhodujú a všetko je správne, môžete faktúru označiť ako zaplatenú.

Aké sú výhody vyrovnania prichádzajúcich faktúr?

Prečo je vyrovnanie prichádzajúcich faktúr vo vašej spoločnosti také dôležité? Táto operácia vám pomáha udržiavať kontrolu nad všetkými dátumami a termínmi platieb. Ak po vyrovnaní stále máte nejaké faktúry, ale nie sú žiadne zodpovedajúce prevody, znamená to len jedno – tieto faktúry ste nezaplatili. V tejto situácii musíte skontrolovať, či bol termín platby prekročený. Ak niektoré prevody neboli vykonané, skontrolujte svoj účet v sekcii čakajúcich objednávok, môžu čakať na realizáciu, v takom prípade nie je dôvod na obavy. Ale ak bol termín platby prekročený a faktúra nebola zaplatená, je lepšie vyrovnať všetky nezaplatené platby čo najskôr.

Platba vykonaná po termíne môže mať negatívne dôsledky pre vaše podnikanie. Aké dôsledky? Vystaviteľ faktúry, ktorá nebola zaplatená včas, vám môže účtovať úrok za odloženie platby. Oneskorenej platbe môže viesť k strate zliav a rabatov. Problémy s platbami ovplyvňujú obraz vašej spoločnosti, pretože nikto nemá rád spoluprácu s subjektmi, ktoré sú často oneskorené s platbami. Vyrovnanie faktúr vám pomáha vyhnúť sa takýmto problémom, s týmto procesom budete schopní splniť svoje záväzky včas.

Ako vyrovnať odchádzajúce faktúry?

Odchádzajúce faktúry sú faktúry zaslané vašou firmou vašim klientom, keď bol váš produkt predaný alebo vaša služba poskytnutá. Vyrovnanie odchádzajúcich faktúr vám pomôže sledovať všetky vaše záväzky. Vďaka tejto operácii budete presne vedieť, kto vám zaplatil a kto má oneskorenie s platbou. Ako sa v skutočnosti vykonáva vyrovnanie odchádzajúcich faktúr?

Údaje z bankových výpisov musia byť porovnané so všetkými vystavenými odchádzajúcimi faktúrami. Aby ste urýchlili proces, môžete sa rozhodnúť filtrovať odchádzajúce faktúry. Po tejto operácii dostanete úplný zoznam platieb na účet. V ďalšom kroku musíte porovnať všetky čísla z bankového výpisu s odchádzajúcimi faktúrami. Dôkladne skontrolujte, či údaje osoby alebo údaje spoločnosti, ktorá zaplatila faktúru, zodpovedajú údajom kupujúceho na odchádzajúcej faktúre.

Osobitná opatrnosť je potrebná pri vyrovnávaní faktúr, najmä ak existovalo niekoľko faktúr s rovnakou sumou na zaplatenie, ale pre rôznych zákazníkov. Nedostatok presnosti pri vyrovnávaní môže viesť k zhodnoteniu faktúry s nesprávnym klientom. Aby ste sa vyhli takýmto chybám, skontrolujte všetky názvy prevodov. Pokiaľ viete, za aký produkt alebo službu bola platba vykonaná, malo by byť jednoduché priradiť prevod k správnej odchádzajúcej faktúre. Ale prečo je vyrovnanie faktúr také dôležité?

Aké sú výhody vyrovnania odchádzajúcich faktúr?

Vyrovnanie odchádzajúcich faktúr vám poskytuje prehľad o aktuálnej finančnej situácii spoločnosti. Vďaka vyrovnaniu viete, ktoré faktúry vystavené vami už boli zaplatené, a viete, aký príjem môžete očakávať na svojom účte v blízkej budúcnosti. Operácia vyrovnania vám pomôže všimnúť si všetkých zákazníkov, ktorí majú oneskorené platby za vaše produkty alebo služby. S presnými informáciami sa môžete rozhodnúť podniknúť kroky v tejto oblasti a prinútiť svojich dlžníkov vyrovnať vaše pohľadávky. Neváhajte posielať svojim klientom jemné pripomienky o ich platbách, akékoľvek oneskorenie v tom môže viesť k problémom s vymáhaním vašich pohľadávok. Nezanedbávajte vyrovnanie odchádzajúcich faktúr.

Je možné vyrovnať faktúry ručne?

Ak nevystavujete veľa faktúr, proces vyrovnania vám nezaberie veľa času. Rovnako ak ste nevystavili veľa nákladových faktúr, kontrola prichádzajúcich faktúr by nemala byť ťažká. Pri malom množstve dokumentov môže byť celé vyrovnanie faktúr vykonané ručne. Je užitočné vytvoriť zoznam všetkých prichádzajúcich faktúr, kde môžete odškrtnúť všetky už zaplatené a vidieť zvyšok, ktorý ešte čaká na vyrovnanie. Mali by ste vytvoriť rovnaký typ zoznamu pre všetky odchádzajúce faktúry. Na tomto zozname odškrtnete všetky faktúry zaplatené vašimi klientmi, aby ste videli tých, ktorí majú oneskorenie s platbou.

Pri vyrovnávaní faktúr je rozumné použiť dobré pripravené tabuľky. Stojí za to usporiadať všetky faktúry chronologicky.

Skúste označiť všetky prichádzajúce zaplatené faktúry ihneď po prijatí prevodu na váš účet. Ručné vyrovnávanie faktúr nemusí byť najlepšou voľbou pre tých, ktorí majú veľa faktúr. Čo robiť, aby sa uľahčila operácia vyrovnávania faktúr, keď je oveľa viac dokumentov na kontrolu? Ako sa vysporiadať s vyrovnávaním, ktoré nemožno vykonať ručne?

Ako zlepšiť proces vyrovnania faktúr?

Aby ste uľahčili proces vyrovnania faktúr, ktoré nemožno vykonať ručne, je výhodné použiť špeciálny softvér. Dedičná aplikácia vám pomôže nájsť všetky nezrovnalosti medzi odchádzajúcimi faktúrami a prevodmi na vašom účte. S aplikáciou môžete ľahko určiť, či váš klient zaplatil faktúru v plnej výške, čiastočne alebo má oneskorenie s platbou. Počítačový softvér vám umožňuje rýchlo nájsť všetky faktúry s prepadnutými termínmi, čo vám môže umožniť vymáhať dlhy, ak je to potrebné. Nikdy nezmeškáte termín platby za zakúpené tovary a služby. Aplikácia vám pomôže ušetriť veľa času, ktorý môžete využiť v iných oblastiach vašej činnosti.

Prečítajte si tiež: Čo je zľava na faktúru?

Vďaka automatizácii môže vaša firma znížiť náklady na fakturáciu o 29%. Skontrolujte našu bezplatnú aplikáciu na fakturáciu a fakturačný softvér.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest.