Vplyv oddelenia ľudských zdrojov a vedúcich tímov na udržanie a zapojenie zamestnancov

Výzvy v udržaní zamestnancov

Fluktuácia zamestnancov je percento zamestnancov, ktorí opustili organizáciu v určitom období a boli nahradení novými ľuďmi. Môže byť dobrovoľná (zamestnanec sa rozhodne opustiť spoločnosť rezignáciou alebo odchodom do dôchodku) alebo nedobrovoľná (zamestnanec je prepustený). V druhom prípade sú takéto rozhodnutia väčšinou zámerné a riadené dobrom organizácie.

Rozhodnutie zamestnancov dobrovoľne opustiť svoje zamestnanie môže byť motivované rôznymi faktormi, napríklad nízkou spokojnosťou s prácou, nedostatkom príležitostí na kariérny rozvoj alebo nerovnováhou medzi pracovným a súkromným životom. V takejto situácii sa spoločnosť musí vysporiadať s rizikami fluktuácie zamestnancov, ako sú:

• znižená produktivita – kým sa nenajme nová osoba, ostatní členovia tímu preberajú predchádzajúce povinnosti zamestnanca, alebo sa práca pozastaví.
• nižšia kvalita produktov/služieb – znížená efektivita a produktivita tímu, spojená s neznalosťou nových zamestnancov, priamo vedie k zhoršeniu kvality produktov.
• nízka morálka – vysoká fluktuácia zamestnancov nepriaznivo ovplyvňuje prostredie a atmosféru v organizácii – súčasní zamestnanci čelí preťaženiu, zatiaľ čo noví zamestnanci často bojujú s pochopením svojich úloh a existujúcich postupov.
• oslabená značka – vysoká miera fluktuácie účinne odrádza potenciálnych kandidátov od zasielania prihlášok na danú pracovnú ponuku, takže HR oddelenia môžu mať problémy s obsadzovaním voľných miest.

Stratégie na udržanie zamestnancov

Vzhľadom na vyššie uvedené riziká je udržanie zamestnancov kľúčové. Udržanie zamestnancov môžeme definovať ako schopnosť spoločnosti udržať zamestnancov v organizácii, o čom sme podrobne písali v článku: “Faktory ovplyvňujúce udržanie zamestnancov.” Teraz si povedzme o stratégiách, ktoré môžete použiť na udržanie zamestnancov vo vašej spoločnosti:

1. Zlepšenie procesu náboru a výberu

Už v štádiu náboru stojí za to ponúknuť prácu kandidátom, ktorých udržanie, z pohľadu spoločnosti, bude prospešné. Zamestnanci, ktorí nie sú správne zladení, nemusia splniť očakávania zamestnávateľa. V dôsledku toho môžu byť prepustení alebo čeliť ťažkostiam pri prispôsobovaní sa pracovému prostrediu, čo ich môže prinútiť odísť.

Avšak, je ťažké spoznať kandidáta na jednom pohovore. Preto stojí za to organizovať viacstupňový náborový proces, počas ktorého bude možné dôkladne overiť zručnosti uchádzača, ako aj posúdiť ich zladenie s organizačnou kultúrou a tímom (napr. prostredníctvom osobnostných testov).

2. Ponúkanie príležitostí na rast

Keď zamestnanec pracuje v tej istej spoločnosti dlhý čas, môže dosiahnuť bod, kedy má pocit, že dosiahol svoj plný potenciál. A to vyvoláva otázku: “Čo ďalej?” V tomto momente má dve možnosti, buď sa držať známej úlohy, ktorá mu už neprináša radosť a naplnenie, alebo hľadať nové výzvy inde.

Avšak, je možné predchádzať takejto situácii. V reakcii na očakávania zamestnancov môže spoločnosť ponúknuť výhody ako workshopy, školenia alebo prístup k kurzom, ktoré im umožnia zlepšiť svoje profesionálne zručnosti. Je však potrebné poznamenať, že nie každý zamestnanec môže mať záujem o učenie. Napriek tomu môže byť potreba rastu splnená, napríklad ponúkaním povýšení alebo zmenou pozícií.

3. Podpora spätnej väzby a otvorenej komunikácie

Samotní zamestnanci sú tí, ktorí najlepšie rozumejú dôvodom odchodu zo zamestnania. Preto stojí za to sa ich opýtať, prečo sa rozhodli odísť počas procesu odchodu a často s nimi hovoriť o problémoch, ktorým čelí, a čo si myslia, že by sa dalo urobiť na zlepšenie pracovného prostredia.

Aby sa zabezpečila efektívna komunikácia v rámci tímov, sú pravidelné individuálne stretnutia nevyhnutné. Poskytujú príležitosť na hodnotenie práce a angažovanosti zamestnanca, ako aj na diskusiu o ich perspektívach na ich úlohu a zodpovednosti. To pomáha efektívne priradiť úlohy k ich zručnostiam, čo zvýši ich produktivitu.

Kľúčová úloha HR oddelenia a vedúcich tímov

HR oddelenie a vedúci tímov zohrávajú veľmi dôležitú úlohu v udržaní zamestnancov a zvyšovaní ich angažovanosti v práci. Avšak, ako sme už spomenuli, samotný proces náboru, a dokonca aj to, čo mu predchádza, má tiež vplyv na udržanie zamestnancov. Hovoríme o spolupráci medzi HR oddelením a vedúcim tímu, ktorý by mal komunikovať potrebu zamestnať nového zamestnanca v správnom čase a potom vytvoriť ideálny profil kandidáta.

Na základe týchto pokynov náborár vytvára pracovnú ponuku a začína hľadať najlepšieho kandidáta. Počas celého náborového procesu by mala byť udržiavaná nepretržitá komunikácia s vedúcim tímu.

Akonáhle je zamestnanec zamestnaný a oboznámi sa so svojimi úlohami, je dôležité monitorovať jeho prácu. Avšak, nadmerné dohliadanie by sa malo vyhnúť, pretože môže spôsobiť, že sa bude cítiť nepohodlne. Účelom monitorovania je jednoducho zabezpečiť, aby úlohy nezaberali príliš veľa ich času. Ak začnú náhle vykonávať prácu pomalšie, vedúci tímu a/alebo HR oddelenie by sa mali pokúsiť nájsť príčinu. Problém môže prameniť zo zdravotných problémov, ako aj z nudy vyplývajúcej z monotónnych úloh alebo preťaženia.

Je dôležité nenechať zamestnanca, aby sa s problémom vyrovnal sám – mala by sa vyvinúť vzájomne uspokojivá dohoda. V niektorých prípadoch môže byť predĺžené vykonávanie úloh výsledkom nedostatku konkrétnych zručností. Zatiaľ čo zamestnanie novej osoby je jednou možnosťou, nákladovo efektívnejší prístup by bol poskytnúť zamestnancovi príležitosti na rozvoj, ako sú kurzy, školenia alebo prístup k relevantným knihám. To im umožní zlepšiť svoje zručnosti a čeliť výzvam, ktorým čelí.

Pokles angažovanosti zamestnancov a myšlienky na odchod môžu byť výsledkom pocitov bezmocnosti a nedostatku porozumenia. Aby sa podporil pocit príslušnosti, zamestnanci by mali byť informovaní o účele svojich činov a hmatateľnom vplyve, ktorý majú na organizáciu. Posilnenie ich poskytnutím kontroly nad úlohami a projektmi podporuje pocit zodpovednosti. Avšak, je dôležité, aby sa úplne neodpojili, pretože môžu potrebovať mentorstvo a podporu.

Poskytovanie konštruktívnej spätnej väzby je tiež veľmi dôležité. Vedúci by nemal hovoriť len o zlyhaniach zamestnanca, ale mal by ho tiež chváliť za jeho úspechy. Spolu s HR oddelením a manažmentom môžu zaviesť systém odmien ako dodatočný motivátor.

Ako vám môže Firmbee pomôcť v udržaní zamestnancov? – prípadová štúdia

Ako vidíte, je dosť ťažké udržať zamestnancov v spoločnosti. Firmbee, komplexný nástroj na správu projektov a tímov, bol vyvinutý ako riešenie na riešenie tejto výzvy. Ako môžu byť schopnosti systému efektívne využité v praxi?

1. Nábor

Naplánujte celý náborový proces, počnúc vytvorením pracovnej ponuky (môžete ju uložiť aj ako šablónu a použiť ju na ďalší nábor), vytvorením databázy kandidátov a plánovaním stretnutí v kalendári, až po zamestnanie osoby a pridanie ich ako spolupracovníka.

Vďaka automatickým návrhom môžete znížiť čas potrebný na manuálne prezeranie životopisov. Jednoducho špecifikujte požiadavky na požadovaného kandidáta a na základe toho systém poskytne zoznam najlepšie zladených jednotlivcov z databázy.

2. Správa projektov a tímov

Vytvorte svoj tím so špecifickými talentmi a potom identifikujte vedúceho tímu. Vytvorte nový projekt v Kanban tabuliach, rozdeľte úlohy a priraďte ich konkrétnym členom tímu. Nezabudnite nastaviť ciele pre prebiehajúci projekt a zahrnúť potrebnú dokumentáciu.

Podporujte zamestnancov, aby sledovali svoje pracovné hodiny, čo vám poskytne prehľad o ich časových rozvrhoch a umožní vám zistiť, koľko času strávia na každej úlohe. Týmto spôsobom budete schopní rýchlo reagovať, ak si všimnete akúkoľvek nedbanlivosť.

3. Spolupráca a spätná väzba

Motivujte zamestnancov poskytovaním spätnej väzby prostredníctvom komentárov k konkrétnym úlohám. Nastavte pravidelné stretnutia s tímom a jednotlivými členmi pomocou zdieľaného kalendára. Uľahčte offline aj online rozhovory vďaka integrácii Firmbee s komunikačnými nástrojmi ako Zoom alebo Slack.

Zhrnutie

Angažovaní zamestnanci nielenže zostanú dlhšie, ale tiež prinesú hmatateľné výhody pre spoločnosť. HR oddelenia a vedúci tímov čelí náročnej úlohe, ktorá si vyžaduje analytické zručnosti, vyvodzovanie záverov, identifikáciu nepravidelností a problémov a rýchlu reakciu. Zároveň musia zabezpečiť, aby zamestnanci nestratili dôveru v nich a necítili sa preťažení.

Našťastie, nástroje ako Firmbee umožňujú používateľom spravovať tímy a projekty nevtieravým spôsobom a automatizovať určité úlohy, napríklad proces náboru. Ušetrený čas môže byť venovaný rozhovorom so zamestnancami a riešeniu ich potrieb.

Teraz už viete, aký vplyv majú HR a vedúci tímov na udržanie zamestnancov a angažovanosť. Prečítajte si tiež: Empatické vedenie na pracovisku.

Ak sa vám náš obsah páči, pridajte sa k našej komunite usilovných včiel na Facebooku, Twitteri, LinkedIn, Instagrame, YouTube, Pinterest, TikTok.